网上采购方式及其优势

网上采购也称在线采购或网络采购，指图书馆采购工作人员以计算机为工具、以网络为平台、以数字化出版信息为工作对象的一种中文图书采购方式。这种采购方式是随着计算机网络技术的发展、电子商务的出现发展，以及网上书店的出现与发展而逐步成长起来的。

（一）网上采购的特点

特点之一：可利用的出版信息十分丰富，扩大了图书馆采购信息资料的范围，有力保证了图书馆所采购信息资料的质量。

网上采购的方式消除了地理空间的障碍，图书馆采购工作人员可以借助计算机网络漫游世界各地，了解出版信息；也可以参加异地书市，进行异地采购，而免除差旅的奔波之苦，也节省了时间和费用。

网上采购极大地拓展和丰富了信息资料采购的品种范围，使图书馆采购扩大到全世界，计算机网络可以延伸到的任何文献资源分布的地方。通过网上采购这种方式，图书馆不仅能采购到新出版的信息资料，还可以采购到以前出版的甚至是绝版的信息资料。

通过计算机网络，图书馆采购工作人员不仅能了解出版物的书目信息，还可以了解有些出版物的外在特征（比如封面等）和内容提要，甚至可以了解一些品种的内容目次及不同读者对此文献资料的评价等内容，对采购工作人员的选择提供了很多的参考。

特点之二：操作方便，提高了工作效率和质量。这种操作上的方便性体现在如下。

网上采购的方式，可以使图书馆采购工作人员直接套录网上的数据，从而大量减少数据录入的工作量，操作起来方便、简捷，提高了工作效率。因减少了数据录入的工作环节，也就减少了数据错误的可能性，从而提高了工作的质量。

在资金流上，网上采购一般通过网上支付等方式，减少了工作人员邮汇、电汇等工作量。

在物流上，通过网上采购的信息资料一般由网上书店直接配送给图书馆，不需要采购工作人员去火车站等地提货，同样是对传统采购方式的一种改进。

网上采购这种方式最大的方便在于信息流上。通过网上采购，采购工作人员不再需要圈选、送交订单；不再需要通过邮局来反馈信息；对于供需双方也不再需要电话、邮件、传真等多种方式的交流。这一切都可以通过网络来完成，操作起来省时、省力。

（二）网上采购的对象

网上采购较传统的采购方式而言，采购对象有了拓展，包括实体的信息资料和数字化资料。中文图书采购可利用网络技术采购实体信息资料，主要是中文图书。网上采购的实体信息资料一般是储存于网外库房或店铺，网上书店提供其出版信息，图书馆采购后由网外的物流公司送达。

（三）网上采购的作业项目

1.选择合作伙伴（网上书店）

在进行网上采购前，图书馆应先选择好合作伙伴（主要是指网上书店）。在选择合作伙伴时，一般要注意：①该伙伴每年所能提供的信息资料的品种和数量；②该合作伙伴在本馆所在地是否有分支机构，或是否有相应的物流支持；③该伙伴所经营信息资料的类型是综合的还是某一专业的，实力如何；④在选择伙伴时，一般是综合型的网上书店与专业型的网上书店相结合；⑤信息资料的收集上对“全”和“精”的要求；⑥应与选择的合作伙伴签订合同，对双方的权利、责任及承担责任、权利的方式都做出明确的界定，以保证诚信和公平交易。

2.查找、浏览网页上的出版信息

一般来说，网上书店都提供分类和按某一特征（如著者、出版单位等）的查找、浏览方法，还有按新书推荐书目、畅销书目等方式查找浏览。这里需注意的是：一般网上书店的“分类”方法不完全是依据《中图法》的规范，其分类既有严格分类的性质，又有自由主题的性质。因此利用网上书店可以有多种方法把握出版信息。

3.选择所需要的信息资料

在这一作业项目里面，选择的方式主要有两种：采购工作人员直接选择；采购工作人员将有关的出版信息下载下来，信息资料由采购小组或顾问选择。选择哪一种方式，要依据采购单位的具体采购工作体制而定，当然二者结合最好。

4.订购所选资料

在订购所选资料前还有的一道查重工序，查重后就可以订购了。网上书店的每条书目信息旁边，一般都有一个购物框或是一个购物车之类的“指示物”或“采购导标”，只要填写所需品种和相应数量即可。先进的智能化网上书店的采购系统还具有自动记忆和跟踪采购的功能，自动记录采购者的兴趣、倾向和爱好，当采购者下一次选购时，能根据采购以前的“记录分析报告”，优先提供能够满足采购者需求的文献资料。(www.xing528.com)

5.整理订单

订购了所选信息资料后，直接自动生成订单。对该订单一般要做一些核对，对不合适的可以删除，对复本量不合适的可以调整。

6.信息资料送达

信息送达的作业项目由网上书店的工作人员完成。其送达的方式一般有3种方式：①直接送达。采用这种方式一般是网上书店的配送仓库或其连锁店与图书馆在同一个城市或者距离较近的情况。②通过其他的物流公司送达。③通过铁路送达。

（四）网上采购的现状及存在的问题

网上采购是一种新兴的采购方式，它将是图书馆采购方式的发展方向。由于多种原因，现阶段我国图书馆对中文图书应用网上采购这种方式的还不普遍，一般仅用在对图书馆信息资料的查漏补缺上。就现阶段而言，网上采购还存在以下一些问题。

1.信用问题

网上采购的信用问题主要表现在图书馆与网上书店之间的相互信任方面，又具体体现在以下两个方面：①双方对订购信息的不信任。图书馆将大量的订单交给网上书店时，总担心网上书店是否能完全按订单采购；而网上书店对图书馆的订单在支付保证上又担心，因为图书馆一般是在图书送达、验收完毕后才付款。②双方对支付方式的不信任。网上书店是先付款后送货，而图书馆恰好相反。

2.物流问题

物流问题主要表现在：图书馆采购的是印刷型的信息资料，网上书店现阶段主要依靠网外的配送系统送达，由于目前的配送系统很不完善和规范，所以其配送服务质量让图书馆在选择网上书店时左右为难。

3.支付问题

网上支付本来是网上采购方式比较具有吸引力的地方，但国内还不具备大规模的网上支付条件。图书馆采购人员没有具体支付的权力，图书馆对外支付书款一般都是由财务部门进行处理。这种支付模式与现阶段网上书店的要求相矛盾。

4.法律问题

我国目前还没有适用的法律来规范电子商务中的认证、纠纷等问题，这在一定程度上也制约了网上采购的发展。

5.信息安全问题

由于电子商务的虚拟特性，很容易遭黑客的攻击，进入交易系统产生欺诈行为。

6.图书馆采购系统数据接口的通用性问题

我国国内图书馆使用的采购子系统多数是对原来手工采购工作的自动化，远达不到进行网络化采购的理想水平，对现阶段网上书店所提供的出版信息数据还不能自由转换，网上书店又不能提供图书馆所需要的数据形式。这种数据接口不一致、通用性差的状况也就自然在很大程度上制约了网上采购的发展。

7.图书馆采购人员的素质问题

网上采购一般需要图书馆采购人员对采购的工作程序从头到尾一直做完，这要求采购工作人员在各个知识领域都是专家级水平，这是不可能达到的。网上采购要求采购工作人员对网络技术比较熟悉，这也需要一个过程。