(一)订购
订购是大中型图书采集单位采集图书的主要方式之一。它一般包括期货预订和现货订购两种方式。
期货预订是由图书的出版商或发行商向图书的采集单位(如图书馆)或图书的经销商等发出计划出版的目录,图书的采集单位或经销商根据需要进行圈选,并在预订单上填写所需图书的名称或编号、所需复本量等项目,然后在规定的时间内将预订单送交出版商或发行商。图书出版后,出版商或发行商将按预订的种类及复本量送达订户。这种方式的优点是:①选择性强。图书采集单位或经销商可以根据自己的需要,有计划地选择各类图书,能够保证图书的品种及复本。②信息量大。对了解图书的出版信息有很大帮助。③系统性强。特别是对采集多卷型、丛书型、连续型的图书有很好的作用。
但也有一定的缺点,缺点如下:
第一,“表里不一”的情况常常存在。征订目录一般只有一些图书的外在形态的描述信息,对其学科内容的介绍较少。同时,对学科内容的介绍在其学术性、实用性等方面有抬高、夸大的不实之词,对采购工作人员容易产生误导作用,从而出现预订的图书不适合本馆采集的情况。
第二,预订与实物获得常常不能保持一致。因预订的都是计划出版的图书,有时出版商可能会根据预订数量的多少决定某种图书的出版与否,如果预订数量过少,可能会使出版商取消出版计划,影响预订单位的采集计划预算,甚至可能影响采购工作进程。
第三,到馆周期长。特别是通过新华书店预订的图书,它要经过多种环节,使一些时效性强的图书在到馆后就成了信息垃圾。
第四,依赖性强。图书采集单位使用的征订目录是由某些出版商或发行商提供的,其范围有一定的局限性。采集单位只依赖于其提供的出版信息,也就具有一定的局限性。
(二)现购
现购是指图书采集单位派人直接到图书的出版商、发行商或经销商那里进行现场选择、购买的采购方式。它是出版商或发行商将他们现有的图书编成征订目录,图书采集单位根据目录选择所需图书,并制成订单发送出版商或发行商,出版商或发行商按单发货。现货订购相对期货预订而言,具有到货速度快、到货率高的特点。[2]但采购工作人员在使用征订目录时,对图书的内容更难以把握,这是因为征订目录编制更简单,一般只有题名、责任者、价格等项目。
现货订购的优点是采购工作人员可直接根据图书的内容进行鉴别而决定取舍;其缺点有以下几个方面。
第一,容易重购。造成重购的原因又有两个方面;一是在采购现场不能对本馆的数据库进行查重,这是因为现阶段一些图书馆对现购的硬件(比如手提电脑等)不能满足;另一个是图书分散(分散于同一个供应商的不同地方或分散于不同的供应商)。我国图书馆界现使用的采购系统,一般还不能在采购查重过程中就已决定采购的图书进行自动建库,造成本馆的图书建设信息不能及时更新,就会出现一部分图书查而不重但本馆确实已有的情况,造成重购。
第二,出现漏购。造成漏购的原因也有两个方面:一是货源因素,因为现购货源由供应商提供的货源决定,一些销售面较窄(学术性较强、较专深的图书便是如此)的图书,一般的供应商是不愿意提供的,这就会造成本馆需要但又难以采集,出现漏采;另一个原因是参加现购的采购工作人员人数一般较少(多数情况是1至2人参加),受采购人员知识面窄的影响,发生漏采现象。现阶段一些图书馆(特别是高校图书馆)为了提高现采的质量,尽可能提高现采的图书的覆盖面,现采时一般派出一些学科的专业人员参加。
第三,增加信息资源建设成本。一般现购时需派遣人员出差,这就增加了信息资源建设的差旅费用以及成本。
图书馆采取现购方式进行图书建设时,一般有2种情况。
1.经常性的现购(www.xing528.com)
这种现购的明显特点就是地域特点,一般发生在与本馆距离较近的地区,即本馆所在的城市。这也是使用得最普遍的现购方式。
各种书市开幕前的团体采购期内的现购。这种现购方式最有代表性的就是每年一届的全国书市。每年的全国书市在开幕前,一般在书市举办地的新华书店有两三天是属于集体采购时间。因为是全国书市,书籍品种较齐,有的出版机构还举办一些特色书展,很多图书馆都利用这个机会进行现购。
全国书市一月后,在某些图书馆专供商的组织下于北京发行所进行现购。在全国书市后一个月左右,当年出版的图书多数在北京发行所都有上架,这时一些图书馆专供商就会组织与之有业务来往的图书馆进京选购。参加这种形式的现购一般是一些大中型图书馆。
2.预留的现购方式
这种方式是指图书馆与一些发行商(一般是与本馆有较近的地域特点)建立长期的业务关系,要求发行商在他们发行新的图书时,预留一定复本量的图书,采购工作人员定期或不定期去选购。
(三)邮购
又称函购,是利用邮局以邮寄的方式采购图书的一种方法。这种采集方式主要发生在以下几种情形:出版机构自办发行的图书;本地的发行机构没有进货或已脱销,但又没有再进货计划的图书;缺乏订购信息或订购后过了期限的图书;一些急用但在当地又不能采集到的图书。
邮购这种图书的采集方式是一种重要的图书补漏补缺方式,但它有着以下的缺点。
1.风险较高
邮购的风险会来自两个方面:一是发行单位的信誉风险,一些发行单位缺乏信誉,收到资金后不发图书馆所订的图书或是少发、错发,还有就是发货不及时等情况的发生。另一个是发生在邮局的风险,邮局有时也会出现包裹丢失、错投、误投,或是忘记不投的情况。
2.费用增加
费用的增加也有两个方面:一是邮寄的图书一般要加图书总码洋的15%的邮资;另一方面是对所邮购的图书要经常与发行单位进行电话交流,增加费用。品种、数量少但投入的精力却较多。邮购一般在采购方式中处于辅助地位,采购的品种及数量都较少,但图书馆和与自己有业务往来的单位一般不经常联系,对他们缺乏了解,由于怕担风险,采购工作人员常常要处理一些数量较多的琐碎事务,花费过多的精力。
(四)代购
又称委托采购,是图书馆委托他人或机构代理采购外地图书的一种采集方式。一般情况下是一种临时行为,适用于以下图书的采集:①某些会议图书。一些会议的图书有时不公开出版,难以采集,图书馆一般通过委托参加这些会议的人或组织会议的单位,对会议的图书进行采集。②一些绝版的图书。对一些本馆需要的绝版图书,可以采取“随遇随购”的方式,临时委托一定范围的人员就地采集。③一些内部的图书。委托有机会接触这些图书的人或机构采集。④一些地方图书。这种情况一般委托当地的一些机构进行采集。
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