图书馆经费不足或使用不当引起的各种可能

目前，中文图书采购工作面临两大难题：一是经费不足，是图书价格上涨。

经费不足或使用不当导致出现图书的空白、断层，影响图书馆资源的系统性和连续性。我们知道，图书馆的一个基本社会职能就是保存和传递人类的各种成果，由于经费不足，图书建设投入就会很少，谈不上什么保存，更说不上传递。面对经费的不足，很多图书馆只有调整采购计划，压缩范围，保证重点。其做法是：压缩基础、低级图书，保证研究用的图书；压缩复本，保证品种；压缩图书，保证报刊；压缩外文图书，保证中文图书。这样就形成了由于图书的减少，有碍于合理藏书结构形成的局面。因为没有量的保证，质也就无从谈起，从而使藏书质量下降，也就不能满足读者的需要。^[1]

图书馆作为一个文化教育机构，在人民生活水平日益提高的今天，还为人民群众提供文化娱乐功能。图书馆提供的服务，满足了社会对文化娱乐的需要，丰富和活跃了人民群众的文化生活，在精神文明建设当中，起到不可磨灭的作用。

从上面我们可以看出，图书馆的每一项社会职能都离不开图书的支持，这些职能的实现，都建立在图书这个最基本的物质基础之上。对图书馆而言，图书的建设都建立在投入一的基础上，因此，社会对图书馆的投入一的多少，或图书馆使用是否合理，决定着图书馆的社会职能发挥程度，如果投入一不够充分，将严重削弱图书馆的社会职能。

从我国体制来看，各类型图书馆大都是事业制单位，图书馆经费来源不外乎有4种途径。政府财政部门拨款，对公共图书馆而言，这是获取采购经费的主要渠道。在这类拨款中，并不是专门给采购图书使用，还包括设备费，甚至包括人头费等费用。在政府财政拨款中又主要有以下几种方式。一是按核准的预算拨款。图书馆在每个财政年度将结束之前，在本年度批准预算的基础上，参照本年度实际获得的拨款，对于下一年度该馆在各方面资金的需求向上级主管部门提出预算申请，经批准后，政府财政部按批准额度进行拨款。二是专项拨款。这一类拨款是指在当年正常经费预算之外，由于某些事先无法预料的情况出现，图书馆又无法回避问题，为解决这些问题所申请的专项经费。如影印版《四库全书》发行时，所需经费是正常预算的几倍，一些图书馆就只有申请专项经费了。三是资助性拨款。这一类拨款并不多，主要是图书馆的主管部门在某些特定时间内因某些特殊的因素为图书馆拨款。上级主管部门的拨款这一类拨款主要适用于高等学校、机关、社会团体、科研机构、企业、军队等下属的图书馆。这一类拨款的多少，很大程度上依赖主管部门对图书馆的重视程度，也和图书馆人员对主管部门的主动争取有一定关系。捐赠这一类经费是有固定时间和数额的，有一定的偶然性，得到与否以及数额的多少，很大程度上与图书馆的知名度有关。图书馆自筹经费这一类经费主要来源于有偿服务及所谓“劳务费”。

图书文献资料购置经费中的图书文献资料指校图书馆及院（系）资料室的各种载体（包括文字，网络、光盘、录像等）的文献资料。馆藏图书包括校图书馆馆藏图书和系管图书，以及装订成册的馆藏过刊册数，也包括馆藏电子图书和缩微胶片。馆藏电子图书和缩微胶片按含有的图书数和期刊种数统计，平均值计算用的学生人数是指全校普通全日制各类学生的当量数，折算办法是：本科生为1，研究生为2，留学生为3，进修生为1.5，预科生为1，成人脱产班为1，雨授生为0.1，夜大生为0.3。

如果说书目选择工作是采购工作的内部核心，那么采购经费则是外部决定因素。因此，争取经费的投入是摆在众多图书馆面前的一个重要任务。在争取采购经费的办法上，我们做如下建议：目前环境中，图书馆的经费投人最主要是依据历史的投人情况和领导的重视程度。很多领导并不知道需求与投入的差距，在这种情况下，建议图书馆界在一定时期内，有组织地对各种类型图书馆进行图书评估，通过评估来促进建设。有了一次的投入，就可以成为下一年经费投入的历史依据。

采购经费的管理与控制，是指采购工作过程中有关经费的预算、运作和控制。经费预算是以货币形式表现图书采集活动的计划，它是采集计划的财政表现形式。制订图书采购年度采集计划是采购经费管理和控制的一个重要措施。

图书采购年度采集计划是藏书建设规划中短期计划的一种，是规定一个年度里图书采集的指标经费分配及完成计划的措施。年度采集计划所涉及的主要内容包括：本年度藏书发展的任务、藏书建设的重点及其范围、类型、文种、载体类型、采集比例与经费分配，采取什么样的采集方式以达到一个什么样的规模和水平等具体内容。

可以说，一个好的年度采集计划决定了一个图书馆本年度图书采购工作的水平。年度采集计划不是简单的条文，而是一个指导图书采购工作的纲领性计划。

在图书采购过程中要对采集计划的实施情况进行有效的管理和控制，将采集计划落到实处，才能使经费充分发挥其应有的作用。首先，图书馆要派专人负责采购经费的管理与控制，以便掌握支出的具体情况。在管理过程中，一般要具备有管理与控制两类账目。其一，流水账。流水账记录的项目一般包括：经费支出日期、经手人、收款单位、经费数量、图书资料的种类及数量、验收日期及报账时间等。其二，经费分配账。经费分配账一般包括：使用单位分配经费数量征订图书资料的费用、实际使用经费、经费余额或经费超支情况等。其次，经费使用单位要有明确分工，中文图书、外文图书中文报刊、外文报刊、电子出版物及其他图书资料的采集人员应负责自己使用的经费，及时检查。采集人员和验收人员定期对订购的信息资料、现采图书资料及其他图书资料定期统计、控制检查预算的执行情况，若存有较大差异，要找出原因并及时纠正。第三，经费结算。在按计划采集图书资料后年底应检查经费使用是否平衡，是否出现大量的经费结余或超支。若稍有出入，可在下年度调整；若出入较大，就要分析产生的原因：是预算本身出了问题还是计划执行出了问题，还是因为无法预见的原因造成的，要分析清楚，结论明确。第四，对采集的图书资料进行调查统计，看是否满足了读者需要，已采集的图书资料使用率和拒绝率是多少，对此要心中有数，以便来年对采集计划及经费分配进行具体调整。

近年来，随着我国高等教育体制改革的深入及高等教育结构的调整，掀起了院校合并的热潮，同时，教育部达标评估的开展，使一部分高校图书馆常有追加性经费。追加性经费的使用是图书馆一个较头痛的问题。我们将从以下几个方面来讨论这个问题。(www.xing528.com)

追加性经费不是常规计划内的采购经费，而是上级主管部门为了某些目的（比如为了评估达标、科研专题服务需要等）突然下拨的经费，相对于图书馆的常规采购经费而言，具有突然性和计划外的特性，即非常规性的特点。

追加性经费不是每年都有的，而且数量不定，具有临时性的特点。

追加性经费因其具有突然和计划外的非常规特性，使得图书馆在使用这样的经费时不能做到有计划地使用。为了将经费使用任务完成，许多图书馆只有集中力量，突击使用。

追加性经费一般在下半年下拨，同时财务要求必须在本年度使用完，图书馆如果采用有一定周期性的订购方式，就难以完成任务。一般采用现采的方式，到大型的图书市场就地选择。

追加性经费也是采购经费的一个重要组成部分。合理使用追加性经费，使其充分发挥应有的效益，可以从以下几个方面做起。

与主管领导协商，尽可能争取一个合理的使用期。从图书采购的规律来看从藏书建设规划，到采购工作具体环节，无一不是在一定的时间段内完成。其经费的使用也有一个周期，这一周期与图书馆的地理位置、工作人员的素质等息息相关。为了使经费充分发挥效用，就应该有一个合理的周期。否则，采集到的图书资料其质量是无法保障的。

增加参加现采的工作人员。可以让相关专业的专家、学者及本馆的工作人员共同来完成这项工作。申诸与追加性经费配套的差旅费用，增加参与现采的工作人员以提高采选的质量和效益。

与图书馆专供商联系，争取他们的配合与支持。图书馆专供商对出版信息的把握较全面，同时对出版商也有较好的信誉，可以与他们联系，提出本馆的订单，派专人负责办理，并明确限定交货时间，争取他们的配合与支持。

严把质量关。图书资料的质量是图书馆藏书建设的生命线，如果因为是追加性经费就不把质量关，加大使用经费的随意性，将会使图书馆的藏书建设留下严重的“后遗症”。

查漏补缺，适当扩大采集范围。利用追加性经费对本馆原有的建设方向进行横向建设，本来就是一种提高追加性经费使用效率的很好途径。采集一些图书馆平时想采又因为经费短缺而不能采集的图书资料，可以适当地给原有的信息资料“补课”。