《管理沟通》：谈判准备步骤介绍

谈判的准备是指在思想上、物质上和组织上为谈判进行充分的准备工作，其主要包括收集谈判信息、确定谈判目标、组建谈判队伍等。一般来讲，谈判的准备工作做得越充分，谈判的效果就会越好。同时，在谈判的准备计划阶段，谈判的各方还要就谈判的时间、地点等问题进行简单磋商，从而为下一步正式谈判打好基础。

一、信息的收集

在现代社会中，任何一项商业及管理活动都离不开信息，谈判也不例外。在谈判过程中，谈判双方要不断根据谈判的情况作出政策调整，因而，及时准确的信息是一个组织作出科学决策的前提和基础。无论是对谈判对手利益需求的分析，还是对市场行情的估计及对交易前景的预测，在很大程度上都取决于高质量的信息的获取和同各方面相关人员的有效沟通。谈判前信息的收集主要有两个方面，即与谈判标的有关的信息和与谈判对手有关的信息。

（一）与谈判标的有关的信息

就商务谈判而言，与谈判标的有关的信息就是必备的谈判资料，主要包括对谈判宏观环境的调查和对谈判内容的调查。

1.对谈判宏观环境的调查。谈判的宏观环境主要包括国家的方针政策，特别是有关谈判产品或劳务的条例规定、市场状况、消费者需求和产品竞争等内容。作为谈判人员，掌握丰富的谈判信息有助于制定出正确的战略决策。首先应该了解国家相关的政策和法令，具备法制观念和必要的法律常识，否则不仅会遭受经济上的损失，还会在政治上带来不利的后果。其次，应该分析国内外市场发展形势，掌握市场容量和销售量，从而有助于制定谈判目标，并掌握谈判的主动权。此外，摸清社会公众和消费者的需求层次和发展意向也有助于跟谈判对手讨价还价。

2.对谈判内容的调查。有关谈判内容的调查包括对谈判问题的预测及其相应的配套措施拟订。在对谈判问题的预测方面，可以利用“黑箱理论”来分析。在谈判中，体现双方一致性的这部分利益是不会发生冲突的，但如何扩大这个共同的利益，就成为谈判双方都关心的焦点。对于体现谈判双方各自利益的部分，正是双方可以协商谈判的部分，即如何在各自利益的驱动下采取合作的态度，使各自的利益转化为双方共同的利益。对于双方互不相容的利益部分，将会成为谈判顺利进行的最大障碍。因此，谈判者应针对这些问题制订出应对计划，做到有备无患。

（二）与谈判对手有关的信息

与谈判对手有关的信息包括谈判对手的组成；对手的年龄、嗜好、个性、经历；对手的权限、谈判的策略和计划等。

在对手的组成方面要考虑到谈判者职位的高低及个别差异。职位的高低可以表现出对手对于谈判的重视程度，而个别差异会影响到谈判策略的选择。对手的年龄、嗜好、个性、经历等均属于个人信息，了解了这些信息便有助于掌握谈判对手的心理特征，从而选择适当的应对技巧。对手的权限、谈判的策略和计划是制定己方谈判计划和方案的依据，更需注意。了解了这些信息，在谈判时就可以做到知己知彼。例如，美国前总统肯尼迪在前往维也纳与前苏联部长会议主席赫鲁晓夫谈判之前，就通过各种渠道收集了赫鲁晓夫的全部演说和公开声明，还收集了可以获得的其他资料，比如赫鲁晓夫的个人经历、业余爱好、音乐欣赏趣味等，并进行了精心研究，从而对赫鲁晓夫的心理状态、思维特点均有了较多了解。所以在两人谈判时，肯尼迪总是胸有成竹，处于主动。

集例分析

购买组合炉的谈判

我国某冶金公司要向美国购买一套先进的组合炉，派一高级工程师与美商谈判，为了不负使命，这位高级工程师作了充分的准备工作，他查找了大量有关冶炼组合炉的资料，花了很大的精力对国际市场上组合炉的行情及美国这家公司的历史和现状、经营情况等了解得一清二楚。谈判开始，美商一开口要价150万美元。中方工程师列举各国成交价格，使美商目瞪口呆，终于以80万美元达成协议。当谈判购买冶炼自动设备时，美商报价230万美元，经过讨价还价压到130万美元，中方仍然不同意，坚持出价100万美元。美商表示不愿继续谈下去了，把合同往中方工程师面前一扔，说：“我们已经作了这么大的让步，贵公司仍不能合作，看来你们没有诚意，这笔生意就算了，明天我们回国了”，中方工程师闻言轻轻一笑，把手一伸，做了一个优雅的请的动作。美商真的走了，冶金公司的其他人有些着急，甚至埋怨工程师不该抠得这么紧。工程师说：“放心吧，他们会回来的。同样的设备，去年他们卖给法国只有95万美元，国际市场上这种设备的价格100万美元是正常的。”果然不出所料，一个星期后美方又回来继续谈判了。工程师向美商点明了他们与法国的成交价格，美商又愣住了，没有想到眼前这位中国商人如此精明，于是不敢再报虚价，只得说：“现在物价上涨得利害，比不了去年。”工程师说：“每年物价上涨指数都没有超过6％。一年时间，你们算算，该涨多少？”美商被问得哑口无言，在事实面前，不得不让步，最终以101万美元达成了这笔交易。

案例点评

从中方来看，胜利的最关键一点在于对对方信息充分地收集整理，用大量客观的数据给对方施加压力。从收集的内容可看出，不仅查出了美方与他国的谈判价格（援引先例），也设想到了对方可能会反驳的内容并运用相关数据加以反击（援引惯例，如6％），对客观标准作了恰到好处的运用。真可谓做到了中国古语所说，“知己知彼，百战不殆”。

二、确定谈判目标

由于谈判的目标是一种主观的预测性和决策性目标，它的实现还需要参加谈判的各方根据自己利益的需要、他人利益的需要和各种客观因素的可能，来制定谈判的目标系统和设定目标层次，并在谈判中经过各方不厌其烦的“讨价还价”来达到某一目标层次。

（一）最高目标

最高目标是指对谈判者最有利的一种理想目标。它在满足某方实际需求的利益之外，还有一个额外的增加值。当然，在实际的谈判活动中，谈判一方的最高目标一般是单方面的可望而不可即的理想点，很少有实现的可能性。因为谈判是各方利益互相兼顾和重新分配的过程，没有哪个谈判者会心甘情愿地拱手把全部利益让给他人。同样，任何一个谈判者也不可能指望在每个场合的谈判中独占鳌头。这种最高目标，又被谈判行家们称为“乐于达成的目标”，老练的谈判者在必要时会放弃这一目标。(www.xing528.com)

当然，这并不意味着最高目标在谈判桌上没有什么作用。最高目标往往是谈判开始时讨价还价的起点，也有可能起点会高于最高目标，这是谈判者常用的策略。如果一个诚实的谈判者一开始就和盘托出心中认为双方都能接受并会达成一致的目标，由于谈判者的心理需求和双方不同的利益需求的存在，他基本上不可能达到这一目标。美国著名的谈判专家卡洛斯向两千多名谈判人员进行的实际调查表明，一个良好的谈判者必须坚持“喊价要狠”的准则。在双方讨价还价过程中，倘若卖主喊价较高，则往往会以较高价格成交，倘若买主出价较低，则往往会以较低价格成交。因此，在谈判桌上，以最高目标或高于最高的目标为起点切入谈判，会使自己处于十分有利的位置。

（二）可接受目标

这类目标的机动性很大。在谈判中，最高目标和最低目标之间有着必然的内在联系。在谈判过程中，表面上似乎一开始要价就很高，往往提出己方的最高目标。实际上这是一种策略，目的是为了保护最低目标或可接受目标，这样做的实际效果往往超出谈判者最低限度的需求，然后通过谈判双方反复来回的讨价还价，最终可能在最低目标和最高目标之间选择一个中间的值，即可接受目标。

可接受目标虽不是硬性目标，但作用甚大。可接受目标对于谈判人员具有强烈的驱动力，它能够促使谈判达成协议。可接受目标的实现，即可视为谈判的胜利。在谈判桌上，为了达到各自的可接受目标，双方都会施展自己的技巧，运用各种策略，而这些策略总是为既定的可接受目标服务的。尽管谈判过程中情况复杂多变，不确定因素很多，但无论如何，也不能违背和脱离谈判双方的可接受目标。可接受目标，实际上是一种弹性目标，目标富有弹性，谈判即能随机应变，随风转舵，获胜的可能性较大。以买卖双方的谈判为例，对于卖方来说，最高目标即为弹性目标的上限，最低目标即为弹性目标的下限。

（三）最低目标

最低目标是谈判者必须达到的目标。对于谈判者来说，这个必须达到的目标是毫无讨价还价余地的，宁愿谈判破裂也不会放弃这个最低限度的目标。也就是说，当谈判者被逼到最低目标上时，已无再让步的可能。在谈判桌上，不能一味地追求最高目标，而置最低目标于不顾。这是一种常见的错误策略，这种谈判策略往往带来僵化死板的谈判气氛，不利于满足己方的主要利益。事实上，谈判当事人的期望值过高，容易滋长盲目乐观的情绪，往往对谈判过程中出现的千变万化的现象和突发事件缺乏足够的思想准备，缺少应变措施，对谈判过程中突如其来的事情不知所措。

最低目标是谈判者根据自身主观和客观的多种因素，合理制定的最低利益标准，它不是临阵拍脑袋得来的，必须经过多方论证。最低目标的确定，不仅可以为谈判者创造良好的应变心理环境和思想准备，还为谈判双方提供了可供选择的突破方案和成功契机。

谈判目标要严格保密，尤其是底线目标要格外注意保密。除了己方谈判的相关重要人员以外，绝不能将底线目标透露给其他人士。国外在一些重要的谈判场合，有的甚至不惜花费重金聘请“商业间谍”刺探对方底牌，摸清对手的底细，做到知己知彼。谈判者对谈判目标一定要做好保密工作，否则就会使自己在谈判中处于十分被动的地位，给自己利益造成不应有的损失。

三、谈判人员的准备

谈判是专业性、组织性很强的活动。谈判人员的素质和结构直接关系到谈判的成效。因此，谈判人员的准备是谈判准备的重要内容之一。

（一）谈判人员应具备的基本素质

优秀的谈判人员一般应具备思维敏捷、精于辞令、逻辑清晰、推理准确、沉着坚韧、善于面对压力、善于决断等素质，并应具有较高专业知识水平。但是由于这些素质不具备可测量性，而谈判又是一种专业性很强的工作，因此现实中各企业往往把谈判经验和以往的谈判成绩作为挑选谈判人员的标准。

（二）组建高效的谈判队伍

谈判队伍的人员配备，应当根据谈判的性质和具体情况来决定，没有固定的模式。不过，谈判队伍的核心一般是由主谈人和谈判组长组成。主谈人是谈判桌上的主要发言人，也是谈判桌上的组织者。他（她）的作用是将事先拟定的谈判目标和策略在谈判桌上予以实现。在大型项目谈判中，主谈人可能有两名：一名商业主谈人，一名技术主谈人。谈判组长是谈判队伍的领导者和谈判桌下的组织者，肩负谈判目标实施的任务。他（她）虽在谈判桌上不是主要发言人，但有发言权。此外，谈判队伍还包括专业辅助人员，他们的主要职责是在谈判中回答主谈人的咨询，提供信息和参考意见。详细记录谈判双方的主要情节，协助主谈人完成谈判任务。有时，在谈判中遇到一些特殊问题，如生产工艺等，还需要请有关专家来参加。

四、谈判时间和地点的选择

谈判时间的安排是谈判准备的重要环节。如果时间安排得很仓促，谈判者准备不足，匆忙上阵，很难沉着冷静地在谈判中实施各种策略；如果时间拖延得很长，不仅会耗费大量的时间和精力，而且随着时间的推延，各种环境因素都会发生变化，还可能会错过一些重要的机遇。如果谈判要分阶段进行，还要确定每个阶段时间的长短。

谈判地点的选择也不可忽视，不同的谈判地点会对谈判者造成不同的心理影响。谈判中可供选择的谈判地点无外乎有主场、客场、主客场轮流、中立四种。主场谈判会给东道主带来心理优势和“内线作战”的各种便利，而处于客场谈判的客方则不得不面对陌生的环境，因此，谈判者一般都希望把谈判地点选在己方所在地。主客场轮流谈判和中立地谈判相对公平，但操作比较复杂，因此，通常只有重要的谈判才选用这两种方式。