沟通与环境是密不可分的。环境既是沟通的必要条件，又是沟通的重要工具，利用环境语言同样能够表情达意和传递交流有关信息。这种通过环境语言所进行的信息传递和交流就是环境沟通。一般说来，环境沟通的主要方式有空间位置、空间距离以及环境布置等。
一、空间位置
空间位置在沟通中所表示的最主要的信息就是身份。你去拜访一位客户，在他的办公室会谈，你坐在他办公桌的前面，表示他是主人，他拥有控制权，你是客人，你要照他的安排去做。在开会时，积极地坐在最显眼位置的人，表明他希望向其他人显示自己的存在和重要性。宴请的位置也很讲究主宾之分，东道主坐在正中，面对上菜方向，他的右侧的第一个位置为最重要的客人，他的左侧的第一个位置留给第二重要的客人，其他客人、陪同人员以东道主为中心，按职务、辈分依次落座。由此可见，位置对于沟通双方的心理影响是非常明显的。
贴士
鸿门宴的座次
“项王、项伯东向坐；亚父南向坐，——亚父者，范增也；沛公北向坐；张良西向侍。”
鸿门宴中刘邦是客人，并且曾经与项羽在楚怀王面前“约为兄弟”，如果项羽尊重他，就应按“宾主位东西面”的宾主之礼让他东向坐，如今让他退为“三等”北向坐，说明项羽根本没把他当成客人平等对待，其地位还不如项羽手下的谋士范增。在一些中学教材的教师参考材料中，也认为这座次是项羽安排的，表现了项羽不把刘邦放在眼里，妄自尊大、骄横无礼、以势压人的傲慢自负心理。
二、空间距离
不同的空间距离能够表达不同的含义和情感，甚至能够反映出不同的信仰、价值观及文化内涵。日常生活或工作中，人们时时刻刻都与空间距离相联系，并利用空间距离表达或传递信息。例如，当你一走进教室，你就面临着一个怎样使用空间的决策，即你必须选择坐在哪里。看起来坐在哪里似乎是一件很随便的事情，但事实上你所坐的位置已经反映了你将会与老师发生多大程度的相互影响。如果你在前排或比较明显的位置，表明你可能希望与老师有更多的讨论和交流；如果你坐在后排或角落里，表明你可能在向老师传递不想交流的信息。可以说，人们通过对空间、场所以及距离的利用，丰富地表达着自己的心理、情感和愿望。
（一）空间距离的功能
1.空间距离表达了领地意识
领地保护个人不受他人的侵犯。空间距离正是表达了这样一种领地意识，它反映了人们保护个人安全和隐私的要求。一位心理学家做过这样一个实验：在一个刚刚开门的大阅览室里，当里面只有一位读者时，心理学家就进去拿椅子坐在他或她的旁边。试验进行了整整80个人次。结果证明，在一个只有两位读者的空旷的阅览室里，没有一个被试者能够忍受一个陌生人紧挨自己坐下。
2.空间距离反映了亲密程度
观察人们与他人之间保持的距离，可以发现哪些人处于密切的关系中，哪些人处于更为正式的关系中。如果你走进总经理的办公室，他继续坐在自己的办公桌前，可以预见你们的谈话将是正式的；如果他请你在房间一角舒适的椅子上与他并肩而坐，则意味着他力图营造一种亲切交谈的氛围，那么谈话将会是非正式的。
3.空间距离代表了人的身份
在一个组织中，空间距离能够显示个人的地位高低和权力大小。其主要表现为：一是一个人的身份地位越高，其他人与他相隔的距离就越大。这是要突出重要人物的身份地位。
（二）空间距离的类型
就一般而言，交往双方的人际关系以及所处情境决定着相互间自我空间的范围。美国人类学家爱德华·霍尔博士把为满足不同需要而使用的“空间距离”划分成四种，即亲密距离、私人距离、社交距离和公众距离。
1.亲密距离
这是人际交往中的最小间隔或几无间隔，即我们常说的“亲密无间”，其近范围在6英寸（约15厘米）之内，彼此间可以肌肤相触，耳鬓厮磨，以至相互能感受到对方的体温、气味和气息。其远范围是6英寸到18英寸（15～44厘米）之间，身体上的接触可能表现为挽臂执手，或促膝谈心，仍体现出亲密友好的人际关系。
就交往情境而言，亲密距离属于私下情境，只限于在情感上联系高度密切的人之间使用，在社交场合，大庭广众之前，两个人（尤其是异性）如此贴近，就不太雅观。在同性别的人之间，往往只限于贴心朋友，彼此十分熟识，可以不拘小节，无话不谈。在异性之间，只限于夫妻和恋人之间。因此，在人际交往中，一个不属于这个亲密距离圈子内的人随意闯入这一空间，不管他的用心如何，都是不礼貌的，会引起对方的反感，也会自讨没趣。
2.个人距离
这是人际间隔上稍有分寸感的距离，较少直接的身体接触。个人距离的近范围为1.5～2.5英尺（46～76厘米）之间，正好能相互亲切握手，友好交谈。这是与熟人交往的空间。陌生人进入这个距离会构成对别人的侵犯。个人距离的远范围是2.5～4英尺（76～122厘米）。任何朋友和熟人都可以自由地进入这个空间，不过，在通常情况下，较为融洽的熟人之间交往时保持的距离更靠近远范围的近距离（2.5英尺）一端，而陌生人之间谈话则更靠近远范围的远距离（4英尺）一端。
人际交往中，亲密距离与个人距离通常都是在非正式社交情境中使用，在正式社交场合则使用社交距离。(www.xing528.com)
3.社交距离
这已超出了亲密或熟人的人际关系，而是体现出一种社交性或礼节上的较正式关系。其近范围为4～7英尺（1.2～2.1米），一般在工作环境和社交聚会上，人们都保持这种程度的距离。一次，一个外交会谈座位的安排出现了疏忽，在两个并列的单人沙发中间没有放增加距离的茶几。结果，客人自始至终都尽量靠到沙发外侧扶手上，且身体也不得不常常后仰。可见，不同的情境、不同的关系需要有不同的人际距离。距离与情境和关系不相对应，会明显导致人出现心理不适感。
社交距离的远范围为7～12英尺（2.1～3.7米），表现为一种更加正式的交往关系。公司的经理们常用一个大而宽阔的办公桌，并将来访者的座位放在离桌子一段距离的地方，这样与来访者谈话时就能保持一定的距离。如企业或国家领导人之间的谈判，工作招聘时的面谈，教授和大学生的论文答辩等，往往都要隔一张桌子或保持一定距离，这样就增加了一种庄重的气氛。
4.公共距离
这是公开演说时演说者与听众所保持的距离。其近范围为12～25英尺（约3.7～7.6米），远范围在25英尺之外。这是一个几乎能容纳一切人的“门户开放”的空间，人们完全可以对处于空间的其他人，“视而不见”，不予交往，因为相互之间未必发生一定联系。因此，这个空间的交往，大多是当众演讲之类，当演讲者试图与一个特定的听众谈话时，他必须走下讲台，使两个人的距离缩短为个人距离或社交距离，才能够实现有效沟通。
（三）影响空间距离的因素
以上四种交往距离、范围的划定，为管理者寻求最为适合特定场景和对象的交往空间提供了大模式，但这一距离范围并不是“铁板”一块，不同的人所需的个体空间的范围有所不同，同一个人在不同心理状态下所需的个体空间也会有所变化。因此，交往空间仍有较大的伸缩性。影响空间距离的主要因素有：
第一，人与人之间的亲密程度的影响。通常，人们总希望与自己熟悉的同伴或好朋友保持较近的距离，而尽量远离陌生人。因此，空间距离也成为亲密程度的一种标志。当与他人初次见面时，我们会保持社交甚至公共距离；只有在比较熟悉后，才会被允许进入他人的私人空间。当然，即使是亲密的朋友，如果在正式场合，也不能保持亲密距离，而应该保持社交或人际距离。
第二，不同文化背景或民族差异的影响。实践研究表明，地中海国家的人交往时允许有较多的身体接触，相互靠得较近；而北欧国家的人则相互离得较远，很少有肌肤相触。同是欧洲国家，法国人与英国人交谈时，法国人总是保持较接近的距离，乃至呼吸也会喷到对方脸上，而英国人会感到很不习惯，步步退让，维持适合自己的空间范围。同是美洲国家，对北美人来说，最适宜的交谈距离是一臂长至4英尺，而南美人交谈则喜欢近一些。北美人为了避免文化差异造成的个体空间不协调，常常就以桌椅作为隔开的屏障，而南美人甚至会不由自主地跨过这些屏障，以便达到他感到舒服的交谈距离。东西方文化的差异对交往距离的影响就更大一些，如一个美国人和一个日本人站在一个大厅里谈话，由于两个人有不同的交际距离概念又没能相互了解对方，便闹出一场笑话：美国人喜欢站在三四步远的地方谈话，而日本人总想站近一点，致使双方都未能保持让各自感到舒适的距离，日本人不断向前以调整他的空间需要，而美国人则步步后退以满足自己的空间不受“侵犯”。一进一退，绕了大厅走了一圈。把这段情形录像下来并快速放映时，会感到这位日本人在带这位美国人绕着大厅跳舞。结果，日本人觉得美国人太冷淡、太别扭、太腼腆；而美国人则觉得日本人亲昵过度，太危险。
第三，社会地位和年龄差异的影响。地位高的人物，较之地位低的人需要更大的个体空间，不能容忍地位低的人贴近他说话，乃至抚肩拍背或气息喷到脸上；地位低下的人也常常意识与地位高的人保持一定的距离。同样，年龄差异较大的人之间交往距离的人为缩小产生的感觉，较之同龄人之间会淡化一些，比如抚摸儿童的头和脸，而在成年的同龄人之间就是一种不敬的表示，会显得粗俗无礼。
第四，性格差异的影响。性格开朗，喜欢交往的人更乐意接近别人和接受别人的靠近，个体空间相对较小。而性格内向，孤僻自守的人不愿主动接近别人，宁愿把自己孤立地封闭起来，当然对靠近他的人也就十分敏感，他们的个体空间一旦受到侵占，最容易产生不舒服感和焦虑感。具有主动性格的人，容易无意识地单方侵入对方的个体空间，而客观上给对方造成威迫的压力或巴结的情势。
第五，性别差异的影响。一般来说，女性相聚比男性相会站得近。女性同男性对空间位置的安排也不同：女性往往靠在她喜欢的人旁边，而男性则选择在他喜欢的人对面坐着。女性最反感陌生人坐在自己旁边，男性最不喜欢陌生人占据自己对面的位置。而且，男性会把坐在对面的“闯入者”视为竞争的威胁，女性则把坐在身旁的“闯入者”视为有意识的侵犯。
第六，情绪状态和交往场景差异的影响。人在心情愉快舒畅时，个体空间就会缩小，允许别人靠得很近；而若生气时，个体空间便会非理性地扩张，甚至连亲密朋友也可能被拒之于外。在拥挤的社交场合，如舞会、聚会等，人们无法考虑满足自己的个体空间的需要，而较易容忍别人靠得很近，但会设法避免视线或呼吸的接触。当面对面时，眼睛会很自然地注意对方的头顶或空间的某个位置。然而，若在较为空旷的社交场合，人的个体空间就会自然扩大，如公园休息亭和较空的餐馆，别人毫无理由挨着自己坐下，就会引起怀疑和不自然的感觉。
我们了解了交往中人们所需的自我空间及适当的交往距离，就能有意识地选择与人交往的最佳距离，而且，通过空间距离的信息，还可以很好地了解一个人的实际社会地位、性格以及人们之间的相互关系，更好地进行人际交往。
三、环境布置
环境布置不仅影响人的工作效率和效果，而且也反映出许多信息。在管理过程中，环境布置的重点主要集中在办公室设计、房间颜色搭配及办公室陈设等方面。
（一）办公室设计
办公室设计主要有两种模式，即传统式与开放式。传统式办公室设计的特点是：四周设有若干办公室，中间设有大厅。周边的大办公室供老板使用；有两扇窗户的办公室属于资深主管；而转角办公室——两面墙上带有窗户的房间，通常是高级主管或合伙人的办公室；建筑物最里面的办公室是资历较浅的主管的，那里没有窗户，但有一扇门，因此这里还是一个可以称为自己小天地的地方；中间大厅是属于低层职员和临时工的地方，在这里你的桌子就好像放在走道里，没有隐私可言，要在这里咒骂或抱怨实在困难，因为你被置于众目睽睽之下。近年来，开放式办公室的概念已获得大部分公司的青睐。20世纪90年代，半数以上的美国公司都采用开放式的、大部分空间为员工而非经理所用的办公室。开放式办公室的拥护者声称，开放式办公室有助于建立民主的气氛，以及增加同事之间的沟通，甚至有研究认为，开放式的办公环境提高了员工的生产力。
（二）房间颜色搭配
研究显示，办公环境的颜色影响着员工和顾客的心理和感情。颜色能被看见，也能被感受到。红色、橙色、黄色会产生侵略性刺激，人们所处房间的地板、墙壁、天花板和家具如果是鲜艳的色彩，会使入血压增高，心跳加快，并增加脑部活动。清凉的颜色使人的生理器官正常活动，如蓝色具有镇静的效果，而淡绿色则让人觉得安详平和。
（三）办公室陈设
办公室内陈设的摆放能够影响人们在此停留的时间。另外，办公桌的大小、外形也能影响来访者对主人的印象，而且能决定这个办公室开放性沟通的程度如何。
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