管理沟通：信息沟通在组织中的职能

一、组织沟通的基本作用

（一）降低经营模糊性

企业经营的原动力是赢利。有效管理则是企业不断发展壮大的必然保证，而有效管理需要完善、高效的沟通网络体系保驾护航。因为太多的因素会诱发组织内部模糊和不确定性的产生，稍纵即逝的信息、突如其来的变化、变幻莫测的环境，这些都可能造成公司在一个极其模糊的状况下做出决策。这种不确定性是不可避免的，是组织与生俱来的，健全、完备、高效的沟通网络可以降低这种固有的模糊性。

（二）实现有效管理

有效沟通能力是企业成功实施管理的关键。所有重要的管理职能的履行完全依赖于管理者和下属间进行的有效沟通。在做出重要决策前，管理者有必要从公司各部门人员处获得信息，然后将最终决策反馈给下属，以执行决策。为了激励员工，管理者需要和员工一起设立目标，并指导他们如何正确执行职责。为了进行有效的业绩评估，管理者需要给员工提供有关他们工作的反馈，并解释评估的依据。

（三）满足员工对信息的需要

21世纪的雇员越来越多地表示出愿意了解有关公司的发展方向和运营状况方面的信息。尽管不同的人对信息内容的需求表现出很大的差异性。有的人关心与工作相关的信息，他们想弄明白他们工作的性质是什么，怎样做好本职工作，怎样与其他相关领域的人合作，他们的工作对组织实现总体目标起到怎样的作用；有的人则更关心企业的发展与未来。但不管对信息内容的需要如何，今天的员工都需要了解更多有关企业的各类信息。这种对信息的需求只有通过组织内发达畅通的沟通渠道来实现。如果沟通的需要不能通过正式渠道得到满足，它必然会通过非正式渠道得到满足。如果忽略这一点，或不能充分认识这一点，可能会给管理工作带来隐患。

（四）构建工作关系

高效的组织鼓励并帮助建立内部员工与员工、员工与工作的关系。因工作而结成的关系在许多方面影响员工的工作表现。而良好的沟通渠道可以有助于构建和维持员工与工作的关系，这对于激励员工，提高员工的绩效会产生正面的效用。

二、组织沟通的功能

（一）组织对内沟通的功能

1.管理沟通是润滑剂

由于员工的个性、价值观、生活经历等方面的差异，个体之间难免会有磕磕碰碰，产生矛盾冲突。通过管理沟通，使员工懂得尊重对方和自己，不仅了解自己的需要和愿望，也能通过换位思考，彼此理解，建立信任、融洽的工作关系。

2.管理沟通是黏合剂

管理沟通又是黏合剂，将组织中的个体聚集在一起，将个体与组织黏合在一起，使组织中的员工在公司的发展蓝图中描绘自己的理想，或在构建自身的人生道路中促进公司的发展，同时紧密与其他个体协调合作，在实现公司的愿景的努力和工作中，追求个人的理想和人生价值。

3. 管理沟通是催化剂

通过管理沟通可以激发员工的士气，引导员工发挥潜能，施展才华。研究表明，一些规模中等、制度健全的公司，其员工平均只将15％的潜力施展在其工作之中。主要原因是员工不清楚组织发展的目标，以及组织目标与个人目标的关系。而良好的管理沟通可以通过上司与下属、员工与员工的沟通和交流，增进对组织目标、愿景的理解，从而激发员工内在的潜力，步调一致，实现公司目标。

案例分析

总裁与员工的沟通

美国西南部一家大型公用事业公司业绩不振，亟待扭转，公司总裁采用了一种非常特殊的手段。他让公司的中层主管上报哪些是公司最具影响力的人。“不要管职称和岗位”，“哪些人代表了本公司的决心？”他想知道，公司若想把决策贯彻下去，需要得到哪些人的支持？(www.xing528.com)

经过一个星期的深思熟虑，中层主管们递上了一份耐人寻味的名单，上面列名的舆论领导者，都是很典型的员工，他们包括了一些工程师、应收账款员、货运卡车司机、秘书、一些中层主管本身、甚至还包括了一名清洁工。

这名总裁随后召集了这150名一线主管及所有舆论领袖开了一次会。他交给大家一份议程和计划，说道：“这是我们在财务上应有的表现，这是我们要用到核能发电的地区！这是我们的生产效率应达到的水平⋯⋯”展示了所有大目标和挑战后，他总结道：“我本来打算问中层主管该怎样来干，可是他们告诉我，诸位才是使公司运转的灵魂人物，所以，我邀请各位一起参与。我需要在场的各位协助。我应当有什么样的激励计划和奖励方案，才能使大家齐心协力来做这件事呢？”

这些舆论领袖回到各自的工作岗位后都在猜测：“为什么他会问我？”“工作不知还保不保得住？”“提了意见后不知会不会被秋后算账？”可是总裁意志坚定，态度诚恳，确实是在征求意见。一些员工经过认真思考后，交回来的答案不仅令人惊奇，而且效果也非常好。

中层主管领导们不禁对这种反馈上来的意见感到震惊，觉得这事他们在数年前就应当做了。

经过这次转型后，该公司开始步入正轨，保持持续增长。

总裁采用的是哪种沟通方式？该公司为什么能迅速扭转局面？

案例点评

1.总裁采用的是开诚布公的沟通方式。这种方式要求员工有什么想法或意见能进行及时直接的沟通：应以解决问题为导向，直接把问题放到桌面上来谈，并将自己对该问题的看法、理解以及自己所认为的合适的解决方法和盘托出，在征求总裁的意见后，然后去执行以解决问题。

员工通过这样一种方式与总裁进行交流，可以表现出自己对问题的把握尺度和分析判断能力，同时又能在问题解决之前征求到总裁对此问题的意见，这样既体现出自己的工作能力和团队协作精神，又能表达出对总裁的尊重，可谓一举而两得。

2.该公司业绩不振，亟待扭转，公司总裁采用了一种非常特殊的手段，召集了该公司各层级人员典型的员工，包括工程师、应收账款员、货运卡车司机、秘书、中层主管、甚至还包括了一名清洁工。邀请他们一起参与制订所有大目标的激励计划和奖励方案，使大家齐心协力来做这件事，目的是使该公司各层级人员都了解公司的目标，以此发挥团队精神，集思广益，激发员工主动性和创造性，使公司上下团结一致，努力拼搏，这才使公司迅速扭转局面。

（二）组织对外沟通的功能

1.协调组织间的关系

组织与外部沟通并形成信息流，伴随信息流的是物质流、资金流和人才流，最终协调组织间关系。在协调阶段，包括正式的协商和非正式的意向，在承诺阶段，各方对在今后合作关系中的义务与规则达成一致。在执行阶段，组织各方履行协议的内容，完成组织之间的互动。在这个过程中，始终伴有信息的流动。只有通过沟通，才能实现组织间的合作。

2.创立和维护组织形象

良好的组织形象是重要的无形资产，对组织提升经营绩效有积极作用。创立和维护组织形象，必要的工作是把企业的理念、目标、文化等信息传递给供应商、合作企业、顾客、政府、媒体等公众，使公众了解本组织，从而对本组织形成良好的评价。

3.为顾客提供服务

在竞争激烈、顾客决定企业生存的情况下，企业最普遍也是最重要的外部沟通功能就是为企业的客户提供服务。通过调查、访问、咨询、诊断、指导等沟通行为为顾客提供各种服务，帮助顾客解决难题，提高顾客的满意度，以此培养忠诚的顾客，使企业有稳定的市场、稳定的利润。

4.信息的获取

组织是开放性的系统，必须不断了解环境、适应环境。组织必须及时获取经济、政治、法律、科技、社会文化以及市场需求、竞争态势等信息，才能避开或降低威胁、发现和利用机会。而信息的获取有赖于沟通的理念和技巧。