E5企业软件资产经理职责：全面管理企业软件资产

第一章 软件资产经理的定义

一个成熟的、完整的企业软件资产管理团队，应由三部分人员组成：

（1）管理组 项目管理人员（管理与协调）。

（2）操作组 IT部门参与人员（执行与技术支持）。

（3）财务组 财务部门参与人员（预算及采购流程的控制、实施）。

软件资产经理是企业内部软件资产管理项目的责任人员。企业可根据自身需求，制定常设岗位或指派IT部门有关负责人兼任。企业的软件资产经理可由总经办推荐产生，也可由IT部门总监兼任此职。

企业还可任命多名员工担任管理专员，组成管理组，其组长即软件资产经理。他负责对接操作组和财务组的工作，同时向领导汇报，是整个工作的核心人员。企业各分支机构均采用独立的局域网络计算机系统，各分设一名管理专员，均直接对总部的软件资产经理负责。

第二章 软件资产经理的职责

软件资产经理是软件资产的管理者，是企业软件资产管理工作的执行者，其主要职责体现在软件资产管理的全流程之中，或者说体现在软件资产的全生命周期之中。在宏观掌握企业软件资产现状的同时，软件资产经理还应当对软件未来的管理、配置、采购等环节有全面、详细的规划。

一、软件资产的定期核查与统计评估

无论在施行软件资产管理之初还是已经有效建立起了完善的管理机制，企业软件资产经理都是清查盘存、统计报告、资产评估环节的重要负责人。

企业进行符合软件资产管理要求的清查工作，软件资产经理应起到良好的协调、组织、沟通作用，带领团队各司其职，准确高效地完成任务。清查后得到的数据，软件资产经理应进行科学、合理的分析，并形成核查报告，列举、对比企业软件资产在一定周期内的运转和实际使用情况。

软件资产经理与技术部门会同财务部门实行年度对账制度，确保账账相符；软件资产经理每年对软件资产盘点核查，确保账实相符；软件资产评估的盘点数据列入当年企业管理报告报总经理办公会。

二、软件资产的维护与保管

软件资产经理是软件资产的管理者，是软件资产维护与保管工作的负责人。

（1）软件资产的领用与安装 员工填写《软件资产使用申请单》报软件资产经理处；软件资产经理会同IT部门进行审核；审核通过，按照有关程序申请配置，并由IT部门协助安装。安装过程中涉及输入许可证信息的，软件资产经理指定专人或亲自执行，安装完毕收回协议及载体归档保管。

对工作有利的其他软件产品，外部“自由软件”、“免费软件”和“共享软件”的下载、安装、使用，须经软件资产经理同意；员工间使用存储设备传播、安装、使用其他软件产品，也须经软件资产经理及IT部门核准。

（2）软件资产的修复、升级、卸载 软件资产经理负责对软件进行必要的修复、升级、卸载工作。普通升级，可由使用者自行完成；修复操作，须由责任员工报软件资产经理后执行；卸载软件，使用者应提出申请，软件资产经理会同IT部门给出处置意见，按审批权限依次报送总经办审批后执行，卸载完毕，软件资产经理回收许可协议并作归档记录。使用者无权或无法完成修复、升级、卸载任务时，软件资产经理亲自办理或提供协助。

（3）软件资产的载体保管 软件资产入库后，软件资产经理对原始产品进行验收，并对每一个软件编码、入库，实施“一码一袋”的档案袋管理，进行加密专柜摆放。软件资产经理应随时掌握每一个软件的库存情况、当前所在位置、领用人、领用期限等信息。

软件资产在领用期内若发生载体丢失、毁损、盗用等情况，软件资产经理追责其所在部门；载体在入库保管期间，若发生丢失、毁损、盗用等情况，软件资产经理应承担全部责任。

企业享有知识产权的信息化成果，应由软件资产经理统一进行备份，并妥善保管其各种存储形式的备份。(www.xing528.com)

未经软件资产经理和总经办批准，企业软件载体严禁用于任何形式的私人用途。

（4）软件资产的许可协议保管 软件资产入库后，软件资产经理应立即对许可证进行存档；当许可协议不可量化、形象化管理时，软件资产经理也应采取有效措施，妥善保管许可信息，以防遭盗用、过量使用。

软件资产经理应随时掌握每一个软件许可证的库存情况、当前所属主机、使用人、使用期限等信息。

软件许可证的保管，应最大限度地进行保密管理，使用者也须尽到对授权许可信息保密的义务。若发生许可协议无效、提前失效、丢失等情况，软件资产经理和使用者共同承担责任。

（5）软件资产的交接 企业软件资产使用者调离时，应办理软件资产交接手续，软件资产经理负责检查离职员工是否有未退还的软件载体、许可证、安装说明、信息化成果和文档等软件资产。离职员工不按时退还软件资产，或软件资产发生丢失、毁损等情况，须追究相关人员责任，并赔偿资产损失。

软件资产经理本人调离时，应提前选好交接对象，做好交接准备。交接涉及的企业的软件资产管理记录表、软件资产评估分析报告、所有软件载体档案袋以及同各部门签订的表单等，应做好妥善处理。新任软件资产经理到岗后，应立即对数据库有关内容及其所在硬件设备进行数据导出、主机更换、密码重设等工作，以保障信息安全。

三、软件资产的采购与配置

IT部门负责软件资产的采购、配置工作，软件资产经理具有对软件资产采购合理性的评估和监督义务。

（1）软件资产的预配置 每年会计年度结束之前，各工作部门根据本部门人员变化和业务发展规模情况提出下一财年的软件资产使用计划。需要增加配置的，填写《软件资产使用申请单》，经部门负责人签字后，软件资产经理及IT部门负责统计评估。

软件资产经理及IT部门依据各工作部门提交的《软件资产使用申请单》和软件资产使用计划，结合相关软件在使用中的实际状况，各部门的软件配备标准、现有软件授权期限以及同类软件库存情况，对其合理性进行评估，并确定合理采购需求。

（2）软件资产的采购计划 软件资产经理及IT部门在确定各工作部门提交的合理采购需求后，应加入本公司整体软件更新、升级所需购买的软件产品和许可证等内容，提出本公司年度采购计划。根据该计划，软件资产经理及IT部门进行市场询价，制订下一年度软件资产采购预算，并报总经办及财务部门审核；经总经理办公会讨论，报财务和行政主管领导审批后，列入公司年度预算。

未纳入公司常规采购计划，即年度统一购置计划，需要临时追加采购软件资产的，应由部门员工填写《软件资产使用申请单》，经部门负责人签字后，报至软件资产经理及IT部门统计评估。认定购买事项合理，同类软件无库存，且未纳入常规采购计划的，可以制定采购建议。在确定软件资产供应商和购买价格后，软件资产经理及IT部门共同提出购买申请和预算说明，报总经办和财务部门审核，财务和主管领导审批，由财务部门拨付IT部门相关款项用于购置。

（3）软件资产的验收 软件资产经理及IT部门依据采购计划以及采购预算与收到的软件载体、许可证等进行核对和验收，核对无误的，由软件资产经理将有关事项和信息记入《软件资产管理记录表》，并由IT部门编制《软件产品入库单》。

《软件产品入库单》内容应包括软件分类、软件名称、版本号、开发商名称、购买价格、购买数量、购买时间、授权期限、相关文档材料等。《软件产品入库单》一式三份，软件资产经理、IT部门、财务部门各持一份。企业购买的软件产品经验收、入库后，成为企业的软件资产，软件资产经理可根据各部门的使用需求进行配置，员工按照有关规定领用、使用、归还软件资产。

附则

一、软件资产经理是企业软件资产管理制度的主要起草人，他有权征集、汇总并向总经办提出对各项规范的修改建议。

二、软件资产经理有资格参与到企业软件投资规划（采购）相关的议程中。

三、软件资产经理有权限直接同软件使用部门负责人进行沟通、协商，以及签订使用合同。

四、软件资产经理有足够的权限指挥、协调IT部门、财务部门的有关工作人员。

五、软件资产经理有权向总经办或其他领导机构直接汇报。