根据企业软件资产管理的要求，现就本公司软件资产采购和资金审批的主要流程和具体事项，规范如下：
第一条 IT部门负责软件资产的采购、配置工作，软件资产经理具有对软件资产采购合理性的评估和监督义务。
第二条 软件资产配置严格执行相关法律法规和企业有关制度规定，遵循合法授权、从严控制、合理配置、避免浪费的原则。
企业各部门以及下辖机构对通用软件和业务软件的使用和购置申请，从实际需要出发，合理配置，能通过调配解决的，原则上不重新购置。
第三条 软件资产是指价值在规定标准以上（一般市场价值100元以上，含信息化成果），授权使用期限在一年以上，通过企业日常预算购买、专项经费购置、接受赠予等方式获得，并以软件载体、许可证、信息化成果的拷贝（含文档材料）等形式存在的资产。
第一章 软件资产采购流程说明
第四条 软件资产采购采用常规采购和临时采购相结合的形式，集中采购和分散采购，普通采购和专项采购相结合的方式。
第五条 常规采购，即在每一财年末，结合对公司未来一年生产经营规模和发展状况的预期，而实施的能够基本满足公司下一财年软件资产使用需求的采购行为。
常规采购的基本流程和资金审批方式为：
（一）每年12月31日（可依会计年度计算）前，各工作部门根据本部门人员变化和业务发展规模情况提出下一财年的软件资产使用计划。需要增加配置的，填写《软件资产使用申请单》，经部门负责人签字后，报至软件资产经理及IT部门统计评估。
（二）软件资产经理及IT部门依据各工作部门提交的《软件资产使用申请单》和软件资产使用计划，结合相关软件在使用中的实际状况，各部门的软件配备标准、现有软件授权期限以及同类软件库存情况，对其合理性进行评估，并确定合理采购需求。
（三）软件资产经理及IT部门在确定各工作部门提交的合理采购需求后，应加入本公司整体软件更新、升级所需购买的软件产品和许可证等内容，提出本公司年度采购计划。
该采购计划应包括软件分类、软件名称、版本号、开发商报价、采购数量、授权期限以及通过集中采购等不同类型购买方式获得授权许可的优惠措施等。
处置旧软件，安装新软件的，还应提交更新说明。
（四）软件资产经理及公司IT部门根据已完成的采购计划，进行市场询价，并制订下一年度软件资产采购预算，报总经办及财务部门审核，并经过总经理办公会议讨论，报财务和行政主管领导审批后，列入公司年度预算。
（五）IT部门根据采购计划及采购预算，寻找和确定供应商，并结合实际签署购买协议，采用集中采购和分散采购，普通采购和专项采购相结合的方式分批购置计划内软件资产。(www.xing528.com)
第六条 未纳入常规采购计划，即年度统一购置计划，需临时追加采购软件资产的，应遵循如下基本流程和资金审批方式：
（一）由部门员工填写《软件资产使用申请单》，经部门负责人签字后，报至软件资产经理及IT部门统计评估。
（二）软件资产经理及IT部门评估认为购买事项合理，同类软件无库存，且未纳入常规采购计划的，可以制定采购建议，并由IT部门询价。
（三）在IT部门确定软件资产供应商和购买价格后，由软件资产经理及IT部门共同提出购买申请和预算说明，报总经办和财务部门审核，财务和主管领导审批，由财务部门拨付IT部门相关款项用于购置。
第二章 软件资产验收和财务报销
第七条 软件资产经理及IT部门依据采购计划以及采购预算与收到的软件载体、许可证等进行核对和验收，核对无误的，由软件资产经理将有关事项和信息记入《软件资产管理记录表》，并由IT部门编制《软件产品入库单》。
《软件产品入库单》内容应包括软件分类、软件名称、版本号、开发商名称、购买价格、购买数量、购买时间、授权期限、现场供应的文件等。《软件产品入库单》一式三份，软件资产经理、IT部门、财务部门各持一份。
第八条 采购软件资产，技术部门付款中应核对购买协议供货发票和《软件产品入库单》，根据财务和行政领导审批意见支付货款，进行账务处理。
购买过程中，原则上应在货到且发票入账后根据合同规定付款，或者在货及发票到达的同时付款，一般不采用预付款的方式结算。
第三章 附则
第九条 公司的下辖机构均纳入统一采购范围，实施整体采购。各业务工作部门和下辖机构未经批准不得自行购置软件。
第十条 公司的信息化项目不适用本办法。
第十一条 本细则自发布之日起实施。
第十二条 本细则条款解释权归总经办。
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