某集团通过软件资产管理提升办公效能

1.基本情况

华南某省饲料集团是一家集研发、生产、销售于一体，以水产动物饲料、水产种苗等为主营业务的高新技术企业，年生产能力达30万吨。集团现有员工1800人，其中工程师40余人，专门进行水产饲料的研发工作。近年来随着业务发展，该集团开始在沿海省市开设分公司，也兼并了一些产业内的中小型企业。

由于原先的经营不够正规，部分并入集团的中小企业无法适应该集团整体的科技节奏和信息化水平，以统一的技术指标下达的生产任务不能顺利投入生产。因此，集团总部决定，抽调部分工程师到各分支企业建立与集团匹配的管理、研发模式。经技术部总经理隋某调查发现，很多分公司日常办公、数据存储的计算机中有使用未经授权软件的现象，这会给并购之后的集团声誉、信息安全等带来巨大隐患。因此，他及时向总部汇报了情况，请求加大力度进行整改，同时完成自上而下的软件资产管理工作，并以此为契机彻底提升集团的信息化研发能力。

该集团领导对此高度重视，并委派隋某负责此次的软件评估及采购工作。在清查了总部和各分支机构的全部420台计算机后，隋某做了统计报告：各单位共有20台服务器、400台终端机，服务器均装有正版Windows Server，终端机的操作系统大多是OEM版Windows。由于部分终端机的COA标识、许可证或采购记录无法找到，所以不能判断授权的具体情况。此外，在少数公司购买的组装机内，发现有员工擅自安装未授权操作系统的情况。针对这一结果，隋某指出，集团要在年内上市，账目透明度、企业信誉值、信息安全性等必须符合上市要求，当务之急是积极填补正版软件缺口，并实施软件资产管理。

2.案例分析

前面的案例中，我们已经了解到了几种清查方法，也介绍了软件资产管理需要建立的各种配套规章制度，并对采购的资金审批等事项做了解释。本案例与之前三种情况的不同之处在于，该集团是先采购，然后在此基础上进行建章立制、制度化运行，从而确保软件资产管理在一个良性的基础上展开。接下来，我们跳过清查盘存、建章立制等环节，直接以合理采购为中心，分析该集团在软件许可的选择与购买过程中遇到的问题和取得的经验。

（1）选择最适合的许可类型 实施软件采购，首先要解决好操作系统的购买问题。考虑到员工使用习惯等因素，隋某向领导层建议购买微软产品，补齐授权的缺口。隋某在查询了微软相关销售记录后，确认集团拥有的305套OEM版Windows为合规软件，待补齐授权的操作系统数量为95套。为便于技术部门对办公自动化、网络设置及数据库的规划与管理，隋某建议利用本次采购机会，将全集团的操作系统升级到统一的最新版本，以满足未来信息化发展的需要。

目前，微软的Windows产品许可分两种：一种叫作完整版许可，新购计算机可通过彩包（Full Packaged Product，简称FPP）、OEM等方式获得；另一种叫作升级版许可，是在拥有完整版许可的基础上，再以更优惠的价格和更好的服务为用户提供升级版授权。该集团的采购计划，必须通过升级版许可才能获得有利的折扣与服务。由于彩包产品大多没有折扣，因此购买操作系统时一般不涉及零售，而普遍采用批量购买升级版许可的方式。

从实际情况来看，已拥有的305套OEM版Windows属于完整版许可，符合相关要求；但另外95台终端机尚未得到授权，应首先补齐这部分缺口（即获取完整版许可），才能谈后续的批量协议问题。除OEM之外，获得微软操作系统完整版许可最经济实惠的方式是正版化解决方案（Get Genuine Solution，简称GGS）。用GGS解决剩余95台终端机的Windows完整版授权后（若采购量大于250套可享受更高一级的折扣），该集团获得了与微软签订批量式授权协议的资格。

微软通常以计算机台数为要求来区分批量式授权协议：OEM版本随硬件设备出售因此不限数量，5台以上、250台以下可采用开放式许可（包括开放价值式许可），250台以上、存在混搭授权或分散管理的软件推荐选择式许可，250台以上、寻求企业标准化与集中管理授权的企业最适合签订企业协议（Enterprise Agreement，简称EA）。(www.xing528.com)

该集团的400台终端机，虽然已满足签订EA的条件，但EA要求绑定购买“软件保障”（Software Assurance，简称SA），用于合同期内提供配套的升级、维护服务。隋某认为，集团公司作为饲料生产企业，对操作系统的版本升级要求不高，又考虑到加购SA的预算会至少增加20%，对集团的并购和上市造成较大资金压力，因此建议领导层暂不考虑EA，而采用开放式许可的方案。

（2）付款结算方式灵活机动 制定Windows操作系统的采购方案，不得不考虑企业的资金周转问题。隋某在确认放弃EA、不购买SA而选择微软开放式许可之后，进一步敲定了更为灵活机动的“开放价值式许可”。从本质上来说，开放价值式许可是开放式许可的一种表现形式，其差异体现在付费结算方式上。

所谓微软开放价值式许可，是允许用户通过三年分期付款的形式购买所需软件许可证的授权方法。用户每年在付款时，按净增计算机数量追加对应软件的相关费用。这种方式对于与该集团类似的短期经费不够宽裕的企业而言，是非常科学和理想的选择。

隋某因熟悉软件许可和结算方式而采用分期付款购买软件，在全面解决该集团使用正版操作系统软件问题的同时，也节省了采购开支，大为缓解了资金压力，从而得到集团高层的认可和肯定。自此，集团决定，定期对集团IT人员和涉及软件管理、采购的各分支机构员工进行关于软件许可政策的培训，并将此作为集团软件资产管理工作的重要一环。

（3）充分利用协议的服务条款 除了操作系统之外，该集团还需要采购日常工作必备的办公软件。通过比对价格、服务及兼容性等，隋某建议采购市场价格相对国外同类产品较低的金山WPS Office 2010专业版。金山公司的文字处理产品，具有兼容性强、占用系统资源低、网络应用丰富、本土化程度高的特点，同时在售后方面，与同类产品相比也有一定优势。早在几年前，他们就推出了“金山办公解决方案”，即18个月内享受免费升级服务和到期后的优惠升级服务，比要求捆绑购买“软件保障”的同类产品要实惠许多。此外，购买100套以上授权的客户还能享受一次免费上门培训。

因此，隋某建议一次性采购400套WPS Office 2010 专业版，替换集团的其他在用产品，以便于统一规划、管理OA系统及软件的升级、维护工作。在软件安装就位后，金山技术人员按照合同约定对集团员工进行软件知识的集中培训。在这样的情况下，该集团不仅在办公软件采购方面节约了不少经费，还相应享受了购买正版软件带来的附加服务，在进一步提升信息化办公效能的同时，也营造了使用正版、善用版权的良好氛围。

（4）其他政策不可忽略 隋某本人因维护该集团的计算机网络、保障IT软硬件顺利运转，需要熟悉、试用微软的很多产品。由于使用这部分产品的人员只限于隋某一人，所以不必采用批量授权的方式，同时各产品的单机版零售价格很高，又不适合逐一购买“彩包”。

经研究，隋某发现，微软还专门为开发人员提供了一种开发工具许可（Microsoft Developer Network，简称MSDN），它授权单人在一年的合同期内，安装、运行订制软件包内的所有产品，用于设计、测试、示范和开发，但不得用于生产活动。开发工具许可的打包价格，比零售版加起来要便宜很多，如此一来，该集团又省下一大笔采购经费，领导层顿感欣慰。