某企业通过软件资产管理降低采购成本

1.基本情况

我国南部地区某省的金属加工有限公司，以设计、生产铁艺铸件为主。鉴于近年来国际市场对我国铁艺工艺品的旺盛需求，其产品远销海内外，成为当地的利税大户。随着企业员工和产值的不断增加，公司管理层开始将工作重心转向新产品的设计、研发，除了组建专门的研发团队外，还注重采购专业设计工具等商业软件产品。

研发力量的增强，也为企业发展带来了回报。在尝到创新收益的甜头后，公司准备扩大研发规模和管理水平，其中不仅包括增加正版软件的采购投入，还加强了对软件资产的管理。于是，一次在全公司上下的软件管理和使用需求普查工作开展起来。普查结果表明，公司虽然在采购、领用等环节有初级的审批制度和流程，但是，由于缺乏全面的管理制度，已出现部分软件许可证的流失和过量使用情况，且涉及价值不菲。因此，公司领导痛下决心，决定聘请专家，开展软件资产管理工作，希望通过建立软件资产管理制度，保障公司研发和管理水平的整体提升，并合理控制用于研发和管理的软件经费投入。

2.软件资产管理工作流程

该金属加工有限公司虽然有员工近3000人，但绝大多数都是手艺熟练的技术工人，长年运用手工技法从事铁艺的掐丝、锻造、打磨、烤漆等工作，在工作流程中使用计算机的情况不多。经过初步统计，使用计算机的部门仅限于公司行政部门、市场部门和研发部门等，终端机器71台，暂无服务器。此外，已采购的操作系统、安全软件、设计软件等共252套。鉴于该公司计算机数量较少、软件不多的实际情况，外聘专家设计了符合生产加工型企业特点的软件资产管理工作流程，并按步推进相关工作的开展。

（1）前期准备

1）公司召开软件清查工作筹备会议，会上任命公司技术部总监王某担任临时软件资产经理，负责此次针对全公司软件资产的清查工作，清查任务的目的是掌握当前每台计算机所安装软件的实际情况。公司待查计算机的数量为71台（全部为终端机），每台计算机的硬件明细均由技术部登记备案。鉴于公司计算机数量不多且涉密机器较少的实际情况，王某建议采用手工统计结合财务对账的方式执行清查。

2）经王某分工，由负责IT事务的技术部中的3名职工进行清查。每人负责清查20余台计算机，手工统计后逐一签字，保证清查结果的真实性。最终结果呈技术部主管签字确认。

3）在实际工作中，由于公司属于生产加工型企业，车间24h不间断运行，出于不耽误生产的原则，待查对象分组交替进行，保证对所有计算机都覆盖手工统计。同时，对其他部门的软件清查，也由王某尽可能安排在休息日进行。

（2）分配任务 在王某带领下，操作员a、b、c进行分头清查。其中a负责该公司领导层、办公室、财务部；b负责销售部、公关部、技术部；c负责生产车间及其他部门。清查过程中，对未编号的计算机进行了统一的软件资产管理序号编排，并与固定资产管理衔接，便于日后管理。

（3）检查记录

1）由于公司使用的操作系统均为Windows XP，操作员a、b、c分别打开Windows控制面板的添加/删除程序，使用键盘自带的截屏按键（Print Screen），将图片复制到“画图”中保存，逐一记录每个软件的信息（软件名称、版本、发行商、占用硬盘空间、最近使用日期等）。

2）对所有涉及当前软件列表的内容进行分页截图，比如Windows的“Program Files”系统文件夹：将其显示设为“列表”状态，并最大化当前窗口，截图保存。

由于本公司计算机数据保密级别不高，所得数据记录与图像文件由操作员分别通过U盘存储采集。

（4）整合数据 采集工作完成之后，操作员a、b、c将数据进行整合处理，并用统一的Excel模板整理出清查统计表，涵盖了硬件设备编号、各软件名称、版本号、发行商、占硬盘空间大小、最近使用日期等信息。

（5）账实比对 软件资产经理王某在财务部、办公室的配合下进行账目比对，查验了公司近年来购买正版软件的原始订单、发票，购买合同，装箱单，许可证等信息，与先前获得的硬件设备清查结果进行一一核实，发现并记录下不匹配之处。王某作为技术部总监，还主持了本部门的实物比对，把软件实际使用与库存情况进行一一核实，记录了包括入库、保管、借出、归还等信息的差异。(www.xing528.com)

经核实，该公司某安全套装的登记采购量为80套，均采用开放式许可。清查硬件设备时发现全部71台计算机均安装有该软件，但库存清查出有过部署登记的只有47套，也就是说，有33套尚处于闲置的库存状态，说明可能存在违规安装或漏登记等现象。某制图软件的登记采购量为5套，采用零售彩包的方式先后购买。清查发现71台计算机只有2台装有该软件，同时没发现库存，说明有可能存在软件资产流失现象。某办公软件的登记采购量为80套，清查发现在71台计算机全部有安装记录，且载体全部在库中，有9套未部署，说明该软件的使用、保管状态良好。

该金属加工有限公司软件资产账实比对分析，见表5-8。

表5-8 该金属加工有限公司软件资产账实比对分析

（6）制度化运行 通过以上清查工作，软件资产经理王某撰写了本公司《软件资产核查结果分析报告》，报告描述了公司内管理及使用软件的现状，并分析了造成授权许可流失和违规使用的原因。根据该报告，公司总经理办公会再次肯定了实施软件资产管理的必要性，并由外聘专家和王某会同公司办公室、财务部门、IT部门共同起草完成了《软件资产管理规范》，明确了在公司内采购、领用、归还、升级、报废软件的相关制度。

此外，王某的临时软件资产经理一职也被定为正式的管理岗位，并由其编制了《软件资产管理记录表》。自《软件资产管理规范》颁布之日起，王某便通过《软件资产管理记录表》全面记录了公司内软件资产的购买、使用、保管情况，并定期开展软件清查工作。

经过一个预算年度的运行，该公司对软件资产的管理已全面步入正轨。王某不仅主持完成了对《软件资产管理规范》的修订工作，使其更符合公司的生产、经营、管理特点，还会同公司办公室、IT部门共同评估了新一年度的软件采购清单，优化了拟采购软件授权许可的类型，为企业减少了近20万元的不必要投入。

3.案例分析

该公司实施软件资产管理工作反映出几个特点：

1）实施软件资产管理工作有必要吗？

我国经过改革开放以来30多年的发展，正面临经济产业机构的转型，以该公司为代表的一批生产加工型、劳动密集型、技术依赖型企业谋求跨越式发展的核心出路就是向创新型转变，而软件资产则是信息时代支撑创新型产业发展的基础性工具。该实例表明，公司在采购正版软件后，应当尽快实施软件资产管理工作。科学合理的软件资产管理制度，不但能够保障公司软件资产流转而不流失，也有效降低盲目采购的经费投入，符合企业自身发展的需求。

2）为何选择手工统计清查法？

软件清查有手工统计、发放问卷、使用清查工具等多种方法，这些方法在结果准确性、工序复杂性、覆盖普遍性等层面都存在差异。针对该公司计算机终端少、使用软件不多的实际，采用了手工统计法。这种方法虽然程序相对复杂，需要大量人员保障，却能够得出最准确的分析结果。因此，与该公司类似的生产加工型企业，不论员工多少，在使用计算机数量不多的情况下，手工统计执行软件资产清查是相对理想的选择。

3）颁布《软件资产管理规范》一个制度够不够？

该公司虽然人员众多，但是软件使用仅限于行政管理部门、市场部门、研发部门及部分车间，也就意味着使用软件的人群相对有限和集中，而且使用软件的习惯相对简单。因此，在实施软件资产管理初期，制定包含软件采购、使用、保管、升级、报废与监督责任等刚性规则于一体的《软件资产管理规范》即可满足实际工作需要。待公司使用计算机的人群逐步扩大，使用软件的习惯相对复杂，软件购买需求总量大幅增加时，可再依据实际情况起草、颁布《软件资产维护与保管细则》《软件资产采购和资金审批管理细则》《员工使用软件产品管理办法》等配套文件，以这种循序渐进的方法，保障制度的实践性与可执行性。