软件资产管理内部监管方法与指南

企业可将已建立的软件资产管理制度和监督制度纳入企业管理层的日常考虑内容和财年预算管理规划中，保障制度在企业运营中进入良性循环。企业还可设置长期性的岗位，负责协助软件资产经理进行软件载体和授权许可的保管、软件资产管理记录表或数据库的更新维护等日常工作，对软件的使用状况进行跟踪，定期统一执行软件资产清查工作、定期公布经确认许可使用的软件资产清单，并按照制度要求规定提交单位软件资产的最新数据报告。企业软件资产管理团队根据此报告督促员工执行软件资产管理政策、妥善保管软件载体与授权许可、评估软件使用效果、协调各部门的工作。

在此基础上，为提升员工对软件资产管理制度的认知水平，企业还应定期开展教育培训，让员工自觉维护规范有序的工作环境。新员工到岗时，软件资产管理应该作为入职培训内容；老员工离职时，及时与其沟通，检查其计算机中所安装的软件，并提醒他们有责任清除未经许可而复制安装到私人计算机上的软件。对离职员工所使用的计算机，在根据需要对软件重新配置后分给接任员工使用。软件资产管理制度和软件政策的专项培训应包括以下内容：软件授权许可类型、软件使用规范、版权法律法规、企业内部的软件政策等。

与此同时，软件资产经理会同企业IT部门、财务部门依据企业财务规划（一般以会计年度为周期），按照确定的当前及未来软件需求，编制采购清单，制定预算，实施集中采购或零散采购。在具体的采购活动中，应严格遵循已颁布的各类关于软件资产采购资金审批的规章制度，由IT部门或使用部门向软件资产经理提出软件采购的正式申请，再由软件资产经理选择合适的拟采购软件授权许可类型，并以书面形式递交有预算审批权的负责人评审和签字批准。此外，应选择有信誉的授权经销商，并按照规定履行财务报销和产品验收程序，由专人进行合同管理。

大量失败的案例证明，软件资产管理工作的有效性要建立在长期严格的监管基础之上。如果只是指定了标准化流程，明确了各部门的责任和义务，而没有一个健全的监管机制和汇报渠道，软件资产管理工作往往会脱离既定计划而最终失败。常见的软件资产管理内部监管手段包括：(www.xing528.com)

1）成立软件资产管理委员会，成员由参与软件资产管理工作的相关部门主管组成。

2）委员会应定期举行会议，确保软件资产管理工作中的问题能够被及时发现、沟通和处理。

3）委员会应指派相关内审部门，定期审计各部门对软件资产管理相关义务的履行状况。