会议管理：演讲嘉宾、会议材料准备、会议秩序、会议室管理

1）演讲嘉宾与演讲内容

演讲嘉宾是会议的主角。会议的质量、效果及其影响，在很大程度上取决于演讲嘉宾确定得是否合适、恰当。

演讲嘉宾除领导外，主要是专家。专家有两种类型，一种是内秀式人才，即有知识，但不善于口头表达；一种是既内秀又外秀的人，即既有知识又善于口头表达的人。前者不适合做演讲嘉宾。演讲嘉宾应是那些真正有研究、在群众中有影响并有相当口头表达能力的人。

不同的会议关注的内容是很不同的，但有一点是共同的，那就是演讲内容应是听众迫切希望了解的社会或行业内热点问题。如果“供需”脱节，会议不可能取得好的效果。

2）会议材料的准备

会议材料是会议正常进行的要件之一。会议材料可以保存，可供查询，也可以在研究问题时作参考。没有会议材料，听众会觉得会议主承办者不够尽责，影响与会者的情绪，从而影响会议的实际成效。

会议材料一般分两种情况：

一是会议现场所用的资料。这些资料一般应有3个方面的内容：会议内容和时间的总体安排；会议演讲者姓名、国别、身份、主要研究成果的介绍；演讲稿的扼要介绍，或者是演讲提纲。以上3个方面的内容缺一不可。

二是提供会议演讲稿或论文的汇编。如果会议计划有此规定，要提前做好相关工作。须由相关专家成立一个论文评审小组，对入选论文提出条件，并根据这些条件评审、确定入选论文。字数不应相差太多。如发现稿件有明显的问题，可请原作者修改，或有关专家进行适当文字处理工作。国际会议的资料需提前请行家翻译，并聘请权威专家进行审核。整个论文征集工作应提前三个月左右结束，以预留翻译、编辑、印刷时间。

会议论文汇编一般在会议报到时分发给与会者。如在会后寄送，将增加开支。在会前印制好论文汇编，需提前做好论文的征集工作。预留一定的编辑、翻译、双语校对和印刷时间；专业研讨会需提前2~3年进行会议论文的征集工作。

3）会议时间安排(www.xing528.com)

会议时间不宜太长，以半天为宜，每个人的发言控制在15~20分钟。会议时间太长或演讲时间长，都会造成听众的疲乏，影响会议效果。

4）听众组织

会议是为听众组织安排的。为保证听众质量，其组织工作应提前进行。总的原则是听众应是对演讲内容感兴趣的人，或者说是专业对口的人。专业不对口或听众对演讲内容没有兴趣，将直接影响会议现场秩序，影响会议效果。有些会议内容策划得很好，但在会议进行过程中，听众走了一半，会议气氛荡然无存，效果也大打折扣。究其原因，主要是会议听众没有组织好。

为了改变这种情况，会议组织者应有针对性地采取一些措施。如从一开始就控制会议规模，避免会议规模过大而观众不足，导致需要临时寻找一些不相干的人员充当听众；通过价格机制控制与会人数；对听众的需求进行适当的审查；组织专业对口人员（如研究人员、营销人员）与会；与高校联系，组织对口专业的研究生和高年级的大学生参加会议等。

5）国际会议现场翻译

国际会议的翻译有两种形式，用得较多的一种是普通翻译方式，即嘉宾每讲一段以后，停顿下来，由翻译现场翻给大家听。此种翻译方式比较耗时，会议效率比较低。另一种方法是即时翻译，也称同声传译，即在演讲者演讲的同时，译员将其内容翻译出来，通过同声传译系统传达给听众。此种翻译方法比较节省时间，会议效率比较高。这类翻译对译员要求比较高，需要丰富的经验。有条件的应让译员事先熟悉演讲的有关内容。

6）会议秩序

为建立良好的会议秩序，应事先制定会议规则。其要点是会议总体安排、每位演讲嘉宾的演讲时间。研讨会可将分组名单、小组负责人、讨论时间、讨论地点事先宣布，或在会议文件中载明。主持人应介绍主要演讲嘉宾及演讲顺序，并在其演讲前扼要介绍嘉宾情况。演讲的主要内容应制作成课件，通过电脑和投影传送到大会屏幕上。

7）会议室管理

在会议开始之前一至两个小时，应检查会议室的准备情况：如会标的悬挂、听众座椅准备情况等；会议厅、演讲台要布置鲜花；主席台桌签需事先放好。如果是国际性的会议，则要检查会议传译（包括同传）设备的准备情况等。