展览临时机构的组建

1）临时组织机构

在我国，很多展览，尤其是合作性的展览项目，都根据需要成立临时性的展览机构。此类展览机构由展览的发起者以项目的可行性研究或立项报告为基础，向有关单位发出要约，征招合作意见与合作对象。处于分立状态的各展览要素，在共同的展览理念、展览题材与利益驱动下走到一起，并通过合同形成利益共同体。为了充分利用资源，更好地发挥有关单位的领导职能，需要建立临时组织机构，并按照各方认可的展览理念与计划推进展览的实施。

2）临时组织机构类型与职能

（1）机构类型

临时展览机构，主要是指展览主办、承办、协办等单位按需要成立的机构，即组委会及其下属机构，如推介部、营销部、展务部、联络部、接待部、后勤部、保安部等。

组委会领导职务，根据需要设名誉主任、主任、常务副主任、副主任、秘书长、副秘书长等职。领导机构职务设置，副主任、副秘书长人数，根据实际需要协商确定。组委会领导机构应由相关单位的主要领导或代表组成，以确保其权威性。

展览组织机构成立以后，展览发起单位的职能将转移到组委会及各职能机构。同时，发起单位原组织人员，将分到各相关机构，并在其中起骨干作用。

（2）机构职责

①领导机构的职责。组委会领导机构由有关部门领导组成，其主要职能是：监督法规与政策的落实，提出展览理念、展览方案的指导意见，以及对方案的审核与确认，对承办单位的督导。在第一线的常务领导，无论其职务是什么，都要负责展览项目的日常工作。

②组委会办事机构的职责。

a.秘书处。主要职责是贯彻组委会领导机构关于展会的方针政策，重要意见的传达贯彻以及展会基本情况的上传，展会方案的初步审定，重大活动的安排、沟通、衔接，展会进度的监督、重要文稿的审定、重要宾客的接待等。

b.办公室。文稿的拟订、重要活动策划、展会收支的掌控、票证印刷与发放、外包任务的审定等。在不设秘书处的情况下，办公室可以行使秘书处的职能。

c.营销部或展务部。主要负责展览场馆的规划；招展、参展单位及其展品的审核，展位的具体安排；参展单位的联络、接待与管理；展品运输、通关、检验检疫的指导与监督；展览现场管理、撤展等；招商即观众的组织与接待；公共场所及中心展厅的设计（有些展会无此规划），布展方案的确定等。

d.会议部。主要负责策划配套的各种会议，制订会议计划。会议主题、演讲者、听众的组织、落实、接待；会议材料的跟踪与落实，讲稿及资料的翻译、印刷与资料装订；会议室的落实与布置、会议视听器材的落实等。(www.xing528.com)

e.新闻中心。主要负责媒体的邀请、接待、采访安排以及新闻发布、展会网络宣传的组织与落实等。

f.评奖办公室。主要负责展品的评奖活动。建立由权威的专家、行政领导、媒体等组成的评审委员会，制定评审规则，包括评奖目的、评审范围、种类、标准、等级、条件、评审时间、奖励办法等。

g.接待部。主要负责接待国家有关领导、外国领导、著名企业家、演讲专家、外国参会团组等。包括他们下榻的酒店、交通工具、会见的安排，参加各种活动、宴请等的请柬或票证的送达、旅游及参观活动的组织等。

h.保卫部。负责展会安全，包括日常的安全管理、极端环境下（如发生传染病、恐怖袭击）的安全管理等。

以上是一些基本机构的设置。实践中，各展览项目可根据需要有所增减。如广交会的办事机构为大会秘书处、业务办公室、外事办公室、政治办公室、保卫办公室、新闻中心、卫生保障办公室、证件服务中心八大机构。中国国际投资贸易洽谈会组委会机构主要有办公室、会务部、联络部、投资贸易部、新闻中心、保障协调委员会六大机构。

3）制定内部组织章程

大型展览机构的人员来自各相关单位，组合比较复杂。为使展览机构更好地运作，需要对这一临时机构制定组织章程，以明确各自的职责范围、相互之间工作的衔接等。组织章程应在总结以往做法的基础上，自下而上、自上而下反复讨论形成，并最终以规范性文件发给相关单位。每个下属机构、每个人都必须熟悉组织章程的规定，并按章程规定从事有关的工作。

章程主要应解决以下问题：

①制定组织章程的目的。

②确定主要组织机构，如主办单位、承办单位、协办单位、顾问单位、成员单位，组委会成员单位及主要领导、组委会下属机构和日常执行机构等。组委会下属机构属于组委会设立的临时机构，而日常执行机构为主承办单位的相关常设机构。它们在展览结束、组委会暂停履行职责到新的组委会建立期间，代行各机构的职责，处理日常事务。

③按工作职能制定各相关组织机构的职责、目标及工作内容的相互衔接等。由于展览工作在时间与空间方面的交叉，因此各部门在分工基础上形成的合作与衔接显得特别重要。如展务部门或联络部门应把所掌握的国内外到会团组数量、每个团组人数、抵达时间等，在规定时间内交由接待组、证件组，以便他们提前做好相关的准备工作。

④工作目标进度，即从最初的准备到展览结束的过程中，每个月的主要工作任务，不同工作的衔接时间。

展览内部组织章程是展览组织实施的依据，是展览有秩序进行的保障。展览组织一线的领导须依章程规定进行监督、检查与协调。