固定资产清单是用来存放所有固定资产数据的工作表，后续折旧费用的分配、相关记账凭证的生成、资产的分析都是建立在固定资产清单的基础上。利用EXCEL建立固定资产清单是固定资产管理的前提。固定资产清单项目设置的多少可以根据实际情况灵活掌握，如果企业管理需要，还可以包括资产设备的规格型号、制造单位等一些辅助项目。
1.基本信息录入
基本信息录入是将固定资产一览表中的信息录入到固定资产清单中。这一工作比较简单，主要通过复制粘贴功能来实现。
【例5-10】 录入佳园公司固定资产清单的基本信息。
固定资产清单的项目包括：“资产名称”“资产编号”“类别编号”“类别名称”“使用部门”“费用科目”“购入日期”“使用年限”“终止日期”“资产状态”“增加方式”“资产性质”“折旧方法”“原值”“残值率”“残值”“已计提月份”“本月折旧额”“本年计提月数”“本年折旧额”“累计折旧额”。
（1）打开“EXCEL在固定资产管理中的运用”工作簿，将Sheet3工作表标签改为“固定资产清单”。在该工作表中输入如图5-13所示的项目。
图5-13 新建“固定资产清单”表
（2）J2单元格中应该填入的是固定资产清单当前日期。在J2单元格中输入公式＝NOW（）或＝TODAY（），使用这两个函数的好处是可以使折旧计算清单中的相关数据随系统日期的更新而自动更新计算。
（3）J2单元格显示为日期所对应的序列号，还需要进行如下设置：选定J2单元格，执行【开始】选项卡下面的【数字】、【设置单元格格式】命令，弹出【设置单元格格式】窗口，选择【数字】选项卡，【分类】设置为“日期”，【类型】选择为“2001年3月”。设置好后J2单元格如图5-14所示。
（4）录入基础数据。将固定资产一览表中的信息复制后粘贴到固定资产清单相关单元格区域中。固定资产清单表格中可以直接复制粘贴的数据包括：资产名称、资产编号、起始日期、使用年限、资产状态、增加方式、资产性质、原值、残值率等列数据，结果如图5-15所示。
2.单元格公式设置
【例5-11】 设置佳园公司固定资产清单相关单元格的公式。
（1）“类别编号”列的公式设置。该公司固定资产编码方式为：部门编号＋类别编号＋序号；各级编码长度为133。因此，我们可以利用EXCEL中的MID函数从资产编号中取得“类别编号”。
图5-14 设置日期
图5-15 录入基础数据
例如，“资产编号”是“1011001”，在编号的左边第一位“1”是“使用部门”的编号，左边第二到第四位“011”是“类别编号”，表示“建筑物”。
因此，C4单元格公式为：＝MID（A4，2，3）
接下来，利用填充柄完成所有固定资产“资产编号”的填写，结果如图5-16所示。
图5-16 “类别编号”的公式设置
（2）“类别名称”列的公式设置。“类别名称”与“类别编号”具有对应关系，可以采用查询函数，根据“类别编号”查询“类别名称”。
D4单元格公式为：＝LOOKUP（C4，类别编号，类别名称）
接下来，利用填充柄完成所有固定资产“类别编号”的填写，结果如图5-17所示。?
图5-17 “类别名称”的公式设置
（3）“费用科目”列的公式设置。每月计提的固定资产折旧费，应根据用途计入相关产品的成本或者当期损益，借记“制造费用”“销售费用”“管理费用”等科目，在固定资产清单中设置“费用科目”列，便于以后费用的归集。“费用科目”列可以利用VLOOKUP函数从“基础信息”表中取得。
F4单元格公式为：＝VLOOKUP（E4，基础信息！＄D＄3：＄E＄7，2，FALSE）
然后，利用填充柄完成所有固定资产“费用科目”的填写，结果如图5-18所示。
图5-18 “费用科目”的公式设置
（4）“终止日期”列的公式设置。终止日期的设置主要是起到提醒该项固定资产是否已经到了停止计提折旧的作用。
I4单元格公式为：＝DATE（YEAR（G4）＋H4，MONTH（G4），DAY（G4））
由于每个固定资产终止日期的计算都是相同的方法，利用填充柄完成其他固定资产“终止日期”的填写，结果如图5-19所示。
图5-19 “终止日期”的公式设置(www.xing528.com)
（5）“资产状态”列的公式设置。如果当前日期小于固定资产的终止日期，资产状态为“在用”，否则说明资产处于“报废”状态。
因此，J4单元格的公式：＝IF（＄J＄2＜I4，＂在用＂，＂报废＂）
接下来，利用拖拽功能完成其他“资产状态”的填写，如图5-20所示。
图5-20 “资产状态”的公式设置
（6）“残值”列的公式设置。固定资产净残值决定于其原值和残值率，利用公式“原值”“残值率”两列中取得数据计算得到。
因此，N4单元格公式为：＝M4*N4
接下来，利用拖拽功能完成其他固定资产“残值”数据的填写，如图5-21所示。
图5-21 “残值”的公式设置
（7）“已计提月份”列的公式设置。已计提月份是指从起始日期开始到当前日期，该项固定资产已经计提折旧的月份。
我国会计制度规定固定资产应当按月计提折旧，通常对当月增加的固定资产，当月不提折旧，从下月起计提；对当月减少的固定资产，当月照提，从下月起不提折旧。利用DATEDIF函数可以算出起始日期与当前日期之间的月份差，不论DATEDIF函数遵循“算头不算尾”和“算尾不算头”规则，其计算结果是相同的。但已计提月份应该是“不算头又不算尾”，即从起始日期的下一个月到当前日期的前一个月。因此，已计提月份的计算公式应该是利用DATEDIF函数计算起始日期与当前日期之间的月份差的结果再减去1。
P4单元格的公式为：＝DATEDIF（G4，＄J＄2，＂M＂）－1
然后，利用填充柄完成其他固定资产“已计提月份”的计算，如图5-22所示。
图5-22 “已计提月份”的公式设置
（8）“本年应计提月数”列的公式设置。由于固定资产的使用寿命一般都在几年以上，所以本年启用的设备本年就停用的情况可以不予考虑。如果固定资产的状态为“报废”，则本年计提月数为零。在判断本年折旧月份时，可以分为两种情况：一是本年内到期，则本年应折旧的月份数应为12减去起始月份数；二是如果起始的年份小于当前年份，并且当前年份小于起始年份和使用年限之和，则表示资产全年处于正常使用状态。
基于以上的分析，Q4单元格公式为：
＝IF（J4＝＂报废＂，0，IF（YEAR（G4）＝YEAR（＄J＄2），12－MONTH（G4），IF（AND（YEAR（G4）＜YEAR（＄J＄2），YEAR（＄J＄2）＜（YEAR（G4）＋H4）），12，MONTH（G4））））
利用填充柄完成其他固定资产“本年应计提月数”的计算，如图5-23所示。
图5-23 “本年应计提月数”的公式设置
（9）“本月折旧额”列的公式设置。该公司对生产设备和制造设备采用双倍余额递减法计提固定资产折旧，除此之外均采用平均年限法计提固定资产折旧。因此，在本例中只考虑平均年限法和双倍余额递减法。
如果固定资产采用双倍余额递减法计提折旧并且当前月份不属于最后两年，则可以运用DDB函数计算本月折旧；如果当前月份属于最后两年，则要运用VDB函数计算本月折旧。如果固定资产采用平均年限法计提折旧，则比较简单，直接运用SLN函数即可计算本月折旧。
以固定资产清单中第9行所属的第一个以双倍余额递减法计提折旧的固定资产为例，当前日期为2015年10月，该固定资产终止日期为2017年7月，即当前日期处于使用年限的最后两年，运用DDB函数和VDB函数计算本月折旧额的结果如图5-24所示。
对于双倍余额递减法下当前月份不属于最后两年的情况，计算本月折旧额的关键是求出当前月份所属的折旧年度。在已知“已计提月份”的条件下，可以利用ROUNDUP函数根据“已计提月份”得到当前月份所属的折旧年度。我们利用IF条件进行判断，并将结果保留两位小数，这样R4单元格的公式为：
图5-24 不同函数的计算结果
＝ROUND（IF（L4＝＂双倍余额递减法＂，IF（DATEDIF（＄J＄2，I4，＂m＂）／12＜＝2，（M4－VDB（M4，O4，H4，0，H4－2）－O4）／24，DDB（M4，O4，H4，ROUNDUP（（P4＋1）／12，0））／12），SLN（M4，O4，H4*12）），2）
利用填充柄完成其他固定资产“本月折旧额”的计算，如图5-25所示。
图5-25 “本月折旧额”的公式设置
（10）“累计折旧额”列的公式设置。累计折旧额是指包含本月在内的累计已计提的固定资产折旧。平均年限法是按照固定资产使用年限平均计算年折旧额的计算方法，每期的折旧额是相同的。所以在这种情况下，累计折旧只需要通过已计提月份和本期计提折旧额就可以直接计算出来了。如果固定资产采用双倍余额递减法计提折旧，则应采用VDB函数计算截止到某一时点的累计折旧。利用IF条件进行判断，并将结果保留两位小数、四舍五入，S4单元格公式为：
＝ROUND（IF（L4＝＂双倍余额递减法＂，VDB（M4，O4，H4*12，0，P4），（P4＋1）*R4），2）
利用填充柄完成其他固定资产“累计折旧”的计算，如图5-26所示。
图5-26 “累计折旧”的公式设置
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