打印数据表：设置、预览和打印步骤

在打印一份工作表之前，需要对其进行打印设置，一般包括页面设置和打印预览等。

下面以“职工工资表”为例，设置页面并打印预览。

1.页面设置

页面设置包括设置工作表的页边距、设置工作表的页眉与页脚。

图1-75　并排查看效果

步骤1：选择【页面布局】选项卡，单击【页面设置】组、【页边距】按钮，如图1-76所示，打开【页面设置】窗口。

图1-76　打印预览窗口

步骤2：在【页面设置】窗口中用户可以对页面进行详细设置，【方向】选择“横向”如图1- 77所示。【缩放】选项，可以控制打印数据的放大、缩小值。当缩放比例为100%时，是正常大小；大于100%，表示要放大打印；小于100%，表示缩小打印。缩放打印数据中，可能造成页码重新编排。【页宽】或【页高】选项是用来将大型报表缩小打印，并不具备放大功能。例如：一份数据正常打印需要8页，即2页宽，4页高或4页高、2页宽，但如果希望将数据的宽度缩小为1页宽、3页高，就可以在【缩放】选项中单击【调整为】单选按钮，然后在右边栏中设置1页宽、3页高，那么就会自动调整数据比例，使数据可以在3页中打印出来。【起始页码】选项用来设置页码的起始编号，默认为“自动”，表示从1开始编号，以此类推，如果希望页码从15开始编号，就在“起始页码”文本框中输入15。

步骤3：【页边距】设置，在该选项卡中，我们可以设置页面上、下、左、右页边距的大小，以及页眉和页脚的大小，如图1-78所示。此外，关于页面的设置也可以在EXCEL 2010的【文件】选项卡下【打印】中设置，选择“自定义边距”，如图1-79所示。

图1-77　页面设置

图1-78　页边距设置

2.打印区域、顶端标题行设置

【页面设置】中的“页眉／页脚”选项是设计打印表格的页眉或页脚，如图1-80所示。

【页面设置】中的【工作表】选项可以选择工作表中要打印的一些项目。“打印区域”选项用来设置打印内容的范围，一般是单元格地址的引用。“打印标题”选项用来设置第一页的标题出现在打印的全部页面顶部，如果第一页的标题是在同一行，则在“顶端标题行”后设置，如果第一页的标题是在同一列，则在“左端标题行设置”。例如，将“职工工资表”中A1：M2选中作为打印顶端标题行，如图1-81所示。

图1-79　自定义边距

图1-80　页眉／页脚设置

图1-81　页眉／页脚设置

3.分页设置

EXCEL2010会自动为数据进行分页，我们可以先查看分页情况，如果分页结果不符合要求，可以对分页进行调整。要将某部分数据另起一个新页打印时，可以通过人工设置分页符来完成。(www.xing528.com)

（1）设置分页符。

例如，将“职工工资表”从员工编号“000011”之后新起一页。

步骤1：选定插入分页符的位置A13。

步骤2：单击【页面布局】【页面设置】【分隔符】下拉列表【插入分页符（I）】，如图1 82所示。这样就会在该单元格上方插入一个分页符，效果如图1-83所示。

图1-82　“分隔符”选项

（2）查看分页符。

单击【视图】选项卡、【工作簿视图】组、【分页预览】视图模式，此时，我们可清楚地看到插入的蓝色人工分页符。另外在插入人工分页符后，可再拖动此蓝色分页符调整分页符所在位置。

图1-83　插入分页符效果

（3）删除分页符。

如果要删除分页符，可单击【分隔符】下拉列表【删除分页符（R）】命令，如图1-82所示。如果要删除工作表中的所有手工设置的分页符，选择【页面布局】【页面设置】【分隔符】下拉列表【重设所有分页符（A）】。

4.打印预览与输出

（1）打印预览。

如果打印的数据较多，EXCEL2010会自动分页，并进行在“打印预览”模式下方的状态栏看到数据被分成几页，当前是哪一页，还可以利用【上一页】【下一页】按钮或者垂直滚动条来看不同的页。

进入“打印预览”模式，数据是以整页预览的比例，将一页数据完整地显示在屏幕上。由于受屏幕的限制，数据会被缩小，所以只能看到大致的排版情况，单击【显示比例】按钮，就可以放大或缩小打印预览的显示比例。再单击一次【显示比例】按钮，又会回到整页预览的显示比例。

如果要调整页边距，可选中【页边距】复选框，会出现很多可以调整的页边距和列宽的虚线和控制点。拖动虚线或者虚线两端的控制点可以大致调整页面的上、下边距，左、右边距，页眉区域和页脚区域的大小。

当所有的设置均已完成，打印前的预览如图1-84所示。

（2）打印输出。

财务数据一般都要打印，如果不需要设置打印的参数，可以直接单击【工具栏】【打印】进行打印。

步骤1：设定打印份数。在【打印份数】微调框中，设置打印的份数。

步骤2：选择打印机。如果计算机安装了多台打印机或传真机，可以在“打印机”下拉列表中选择相应的打印机。

图1-84　打印预览

步骤3：设定打印内容。在【设置】选项中，可以选择要打印的对象，可以选定区域、整个工作表或者当前工作表。

步骤4：单击【确定】进行打印。接着屏幕上出现一个正在打印的提示框，表示正在将打印内容读入内存，之后打印机就开始打印了。