无纸化办公：高效工作的好帮手

面对堆积如山的纸质文件，不仅整理起来要耗费大量时间，整理后还需要一定的空间来储存，这会给日后的寻找和使用带来很多麻烦。

纸张的发明，推动了整个人类文明的发展，可以说是人类文明史上的一个里程碑。即便科技文明发展到今天，纸张依然拥有无法替代的地位，记录在纸上的笔记具有独一无二的价值。既然如此，那为什么还要提倡无纸化办公呢？

无纸化并非是将纸张彻底舍弃，而是指尽量利用先进的网络技术以及计算机、移动终端等实现现代化的办公方式。电脑中利用几个文档就可以储存的资料，如果用纸张的话，就会出现办公桌上堆积如山的情况。而这种情况会在无形中增加工作的难度和工作量，使工作效率变得低下。实际上在十几年前，人们就已经开始将电脑作为工作的主要工具了。而今天，无纸化办公已经不再是考虑要不要用数字工具工作，而是要将无纸化进一步延伸，让工作更加高效。

◎移动网络与云端。目前，数字笔记已经走入移动端，只要拥有一部智能手机，下载一个数字笔记软件APP，就可以随时随地办公。移动网络与云端技术的结合，实现了资料内容编辑、传输和浏览的完全无纸化。而且，在云端可以实现同一内容多人合作编辑，减少了传输环节，进一步提高了工作的效率。

◎多媒体文档应用。数字笔记通过电脑、智能手机、云端技术等，实现了信息的多渠道获取、储存、整合及分享。现代办公过程中，建立一个多媒体笔记文档也就变得十分重要。数字化笔记越来越倾向于图片、文字、音频、视频等多媒体综合的方式，这种非线性的方式，彻底颠覆了传统读写模式，让办公更加灵活、高效。

◎关键词搜索应用。关键词搜索在前文中不止一次地提到过，这也是数字笔记中应用最频繁的信息检索方式。只要一个关键词，无论你想找的内容在哪一页，都能立即找到。因此，在使用数字笔记软件时，要养成建立关键词标签搜索的习惯。

◎形成知识链接网。数字办公的另一大优势就是信息共享。在信息获取速度越来越快的今天，通过纸张传递信息已经无法满足高效率的工作模式。利用数字笔记建立全新的同步工作平台，成为目前许多企业和团队的新工作模式。其中，最重要的原因就是通过这样的平台，可以形成有效的知识链接网，将团队中不同人员、不同时间、不同地点收集到的知识串联在一起，快速形成一个有机整体，这是纸质笔记很难做到的。

现今社会，凭借一个人打天下的时代早已成为过去时，一个人能力再大，也无法与团队相提并论。信息的实时共享，在团队合作中非常重要，影响着团队的核心竞争力，而纸质笔记很难做到这一点。数字笔记软件则不同，不仅可以实现笔记内容的实时共享，还具备实时沟通的功能。

假如你在下班的路上脑海中突然有灵感闪现，马上将这个想法记录下来分享到团队中去，团队成员间经过相互讨论、补充，很可能在第二天上班时，这个灵感就成为团队中一个绝妙的创意。(www.xing528.com)

对数字笔记软件的应用及管理，也要掌握技巧和方法。数字化办公让信息搜集更加方便，随之而来的就是让大脑变得懒惰。在网上搜集资料时，内容也不看，先下载下来，扔进笔记本中再说。笔记本很快就被各种乱七八糟的信息堆满，没有办法整理，更没有办法应用。因此，数字笔记的整理既不能懒惰，又要掌握方法。

那么，怎么整理数字笔记呢？

首先，将文字笔记与多媒体笔记分类管理，即使是同一项目，文字与音频、视频等文件放在一起，也会非常混乱；其次，数字笔记在整理过程中，相关知识一定要相互加上链接，这样不同文件夹中的知识就串联在一起，使用的时候也就不用再到处去翻找；最后，利用空闲时间，对笔记本进行清理，将没有使用价值的资料或者内容烦冗的资料进行删减和标注，以便查阅时能够快速找到知识点。

数字笔记APP让移动轻办公得以实现。例如，我们在组织场外活动时，就可以利用数字笔记软件中的拍照、录音、视频等功能，将活动内容记录下来。数字笔记软件会自动生成活动时间、地点等。此时，没有在现场的其他团队成员，通过笔记同步就可以及时掌握活动现场的情况及效果，不必等到活动结束，团队管理人员就可以根据这些即时信息，做出相应调整，极大提高了团队应变的灵活性和工作效率。

涂鸦笔记需要自由

涂鸦笔记的制作除了能够帮助记忆外，同样还是一个手、脑、眼、耳共同协作的过程，它能帮你理清思路，为你呈现画面感，让平面信息立体化。涂鸦笔记与传统笔记相比，记录过程中拥有更多的惊喜与乐趣。

那么，涂鸦笔记一定要用专业工具，画在专业笔记本上吗？当然不是！首先，这个观点就是对涂鸦笔记的一种束缚。涂鸦笔记可以随时随地，利用多种工具完成。例如，智能手机、平板电脑等电子设备中，就可以安装涂鸦APP，不需要笔，用手指就可以完成涂鸦。其次，当我们对想要呈现的画面或者视觉元素不知道怎样操作时，可以通过手机上网搜索图片来临摹。但是，最好的方法还是多观察、多练习，平时多注意生活中的细节，丰富自己的视觉元素。虽然临摹对于初学者而言，是个不错的办法，但同时也会因此失去自我创作的机会。