材料供应管理：大笔资金往来的有效管理策略

材料供应涉及大笔资金往来，属大宗买卖，严格来说要有招标程序。大点的出版社都设有材料供应科。

规模大的出版社年纸张需求量在几千吨以上，一般情况下，出版社直接向造纸厂订货。通过招标选择合适的造纸厂供货。根据出版社每月用纸情况，制订供货计划，并签订供货合同。现实情况是纸张价格波动有时比较大，有时一年中有几次调整，除签订合同时有所准备外，可能还要有所协商。解决冲突的方法是，出版社与造纸厂签订全年供货的意向性合同，每次订货再签订短期合同，规定供货数量、质量、规格、价格和时间，并规定本合同期内价格不变。这样做可以使纸张价格在一份合同内不变，在不同的合同中价格可变，大大减少合同纠纷。

中等出版社在某一规格的纸张年用量比较大时，可以参考规模大出版社的做法，直接与造纸厂签订货合同，可能会获得比较低的价格，从而降低成本。如果用量小的话，只能从纸张销售商处订货，价格略高。即使大出版社，有时需要一些规格特殊的纸张也会从纸张销售商订货。不同的纸张销售商代理不同造纸厂的不同规格的纸张，出版社要了解代理商，选择适当的代理商合作。

小一点的出版社一般不直接从造纸厂进货，而经常与纸张代理商合作，所以小社用纸成本较高。也有小社与大社合作，跟随大社从造纸厂进货，或从大社进货。有些小出版社甚至不采购纸张，用纸通过印刷厂代购。我们不提倡这种做法，因为出版社对纸张质量难以控制。

为了降低成本，出版社总是寻求最佳的进货方案，但总有条件限制或信息有限，做不到最佳。

这里有一个矛盾很难协调好。从降低成本的角度我们总是希望用纸的规格统一些，这样同一规格的用纸量大一点，进货成本低一点。但是，编辑从市场竞争的角度看问题，总是希望出版的图书在书海中醒目一点，有市场竞争力，往往在封面和开本上大做文章，造成每种图书的用纸规格差异很大，而各种规格纸张的用量不大，纸张的进货成本居高不下。成本意识好的领导会说服编辑用纸统一一点；市场意识强的领导会鼓励编辑做书的差异性，希望通过多销售图书创造更多的利润。(www.xing528.com)

规模大的出版社设有纸张仓库，便于大量备货和保存。中小出版社也有备货，但设纸库并不经济，所以保存在印刷厂的较多。

不论纸张保存在哪里，都要加强纸张的管理。纸库的防火、防水很重要，一定要有管理措施。纸张进出要有记录，还要定期盘整纸库，账物核对。

纸张的备货很有讲究。根据出版社的资金情况和纸库的大小决定备货量。根据出版社历年用纸经验决定备货纸张的规格和数量。根据市场纸张供应价格的波动情况决定备货的规模。纸张备货存印刷厂时还要参考该印刷厂的设备决定存纸的规格，以免频繁地从印刷厂调进调出。

在使用纸张时还要注意同一种书的用纸一定要用同一批次、同一规格的纸张，否则，做出来的图书，书芯用纸有色差，像夹心饼干，质量不好。每一批次的纸张结余纸张尽量小，因为最后一点纸张几乎就是废纸。这要求一个批次的纸张在最后一次使用时最好能全部用完，这本书的印数要控制好。

注意收集印刷厂对纸张质量的反馈意见，及时与造纸厂沟通。如遇重大质量问题，要求造纸厂派人24小时内赶到解决问题。