书稿档案是图书编辑出版过程的历史记录，是国家档案的组成部分。
为实行出版社书稿档案的科学管理，有效地收集和利用书稿档案，加强出版社建设和出版管理，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《中华人民共和国著作权法》，出版社应该制定图书资料档案管理制度。
以下是某出版社制定的图书资料档案管理制度。
1.书稿档案管理的职责
（1）出版社书稿档案工作，在同级档案行政管理部门统筹规划，组织协调，统一制度下，由上级管理部门进行业务指导和监督检查。
（2）出版社档案工作采取集中统一管理方式。书稿档案由各编辑室收集、整理、立卷后，定期移交总编室进行归档、管理。
2.书稿档案立卷范围
每一种图书的书稿档案，应反映编辑出版的全过程。立卷归档的文件、材料范围是：
（1）选题、约稿、组稿、出版情况记录和书稿的有关合同、协议书（包括合作出版）。
（2）各级审稿意见，包括责任编辑初审，编辑室主任复审，总编辑（副总编辑）终审意见和外审、会审意见及责任编辑加工、整理记录。
（3）出版单位有关书稿出版过程中的请示、报告，上级的指示、批复，重要电话、面洽、会议的记录。
（4）著（译、画）作原稿或复制件（原稿退还作者后应有原稿退还签收单）。
（5）封面设计、重要人物的题词手迹等材料。
（6）与作者有关书稿问题的往来信件和退改意见。
（7）图书出版通知单、清样、样书。
（8）发稿后的变动（如书名、作者署名、发行方式的改变，停发、停印、停售及报废等）情况及变动的根据。
（9）稿酬、版税通知单。
（10）获奖、受查处情况的记录。
（11）有参考价值的读者来信、对图书的重要评论等。(www.xing528.com)
3.书稿档案立卷方法
（1）书稿档案以书号立卷，每出一种书立一卷或数卷，并按卷夹封面所列项目填写。
（2）书稿档案按出版年度归档，跨年度的书稿档案，应在图书出版年度内归档。
（3）各编辑室应设置兼职档案员1名，并根据本办法第4条规定，在出书后3个月内将完整的书稿档案移交总编室。
（4）作品出版以后原稿（手迹）归作者所有，除双方合同约定者外，一般原稿保存两三年后，退还作者，并办理清退手续。原稿退还签收单应归档。
（5）卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。遇有照（底）片、音像制品，须标明标题和作者（按国家档案局《照片档案管理规范》），可分类集中保管，但要注明编号，以便查找。样书也可分类集中保管。
（6）书稿档案的全宗号由上级档案部门确定。
4.书稿档案的保管期限
（1）凡具有重要历史价值、艺术价值、科学价值的书稿档案，列为“永久”保管。
（2）凡比较重要的、具有长期借鉴、利用价值的书稿档案，列为“长期”保管。
（3）凡是一般的、在一定时期内有参考利用价值的书稿档案，列为“短期”保管。
（4）对列为“长期”、“短期”保管的书稿档案，到期经过鉴定，需要继续保存的，可升为“永久”、“长期”保管；对确无继续保存价值的，可经社领导批准后按规定销毁。
5.书稿档案的保管及设备
（1）出版社根据保存的书稿档案的数量，设置必需的专用库房，购置必备的箱柜。并保证库房坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施。
（2）案卷上架可按书的出版时间顺序或类别排列。再版的书稿案卷放在本书初版的书稿案卷后面。
（3）出版社建立《书稿案卷接收登记簿》、《书稿档案借阅登记簿》、《书稿档案销毁清册》。
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