云南省依法设立的组织机构基本信息电子档案库及时监控与通报

代码档案是指在申领、换证、变更、年度报告、补证、迁址、注销等登记业务工作中，形成的有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录，包括各种证明文件和表格的原件、复印件等纸质档案，以及以电子存储介质为载体的电子档案。

（一）纸质档案

1993年，代码办证之初，代码颁证机构要求各类企业、事业、机关、社团及其他机构在申领代码时，填写《组织机构代码基本信息登记表》（以下简称《登记表》），申领机构在如实填写本单位基本信息后，要加盖本单位公章，以保证这些信息的真实性。代码颁证机构在赋予单位代码的同时，将《登记表》归档保存。

1994年，代码管理机构开始对赋码办证工作进一步完善，组织机构申领代码时，除提交《登记表》之外，还要求提交单位批准成立的文件、法定代表人（负责人）身份证件、经办人的身份证件及其他需要提交的纸质材料，这些纸质材料都需归档保存。

2004年3月，国家代码中心下发了《关于发布〈组织机构代码档案管理办法〉的通知》，明确纸质档案的保存期为五年，但任何纸质档案在未形成电子档案之前，禁止销毁。

2006年4月，省代码管理中心制定了《云南省组织机构代码档案管理办法（暂行）》，对纸质档案和电子档案的上报、归档、保存、销毁等作出了规定。

2013年，全省实施组织机构代码网上年度验证，从网上进行年度验证的组织机构，不需再提交纸质材料。

2014年，国家代码中心制定了《组织机构代码档案管理办法》，于2014年6月25日实施，办法明确规定，纸质档案的保存期限至少为5年，自归档之日起计算，5年以后可以销毁。销毁纸质档案应经省级代码机构批准，编制销毁清册，登记所销毁档案资料的时间、地点、数量及主要内容，并派2名以上工作人员进行集中统一销毁。未经批准，任何人不得销毁纸质档案。云南省各代码颁证机构在销毁纸质档案时严格执行此规定。省代码管理中心对省直颁证以来的代码纸质档案一直保存至今。

（二）电子档案

代码电子档案是代码管理机构对代码纸质档案进行电子化（数字化）处理形成的档案。

1.纸质档案的电子化历程

2001年9月，省代码管理中心技术人员开发了“组织机构代码申报表归档管理系统”软件，将新办、变更、换证业务的纸质档案扫描成电子档案，并每年下达任务，将2001年以前的申报表逐年扫描成电子档案。此项工作由于州（市）、县代码颁证机构未配备扫描设备，没有在全省开展。

2003年，随着代码应用的不断扩大，为确保代码信息的真实性和可追溯性，国家代码中心开始启动电子档案工作，2004年制定了《组织机构代码电子档案技术规范》，此规范于2012年上升为国家推荐标准GB/T28624-2012《组织机构代码数字档案管理与技术规范》。

2004年，国家代码中心为云南省代码颁证机构逐步配置了扫描仪，并根据不同时期工作开展情况，对扫描仪进行了更新换代，为代码电子档案工作的开展奠定了基础。

2005年，国家代码中心电子档案管理系统研发工作完成，纸质档案电子化工作在全国迅速开展起来。2005年11月，省代码管理中心对全省代码颁证点工作人员分批进行了电子档案管理软件、高速扫描仪操作的培训工作。

2006年，按照《云南省组织机构代码档案管理办法》（暂行）和省代码管理中心与各州（市）签订的代码管理目标责任书中的相关要求，全省开始了纸质档案的电子化工作。

2007年，国家代码中心对代码电子档案系统进行了升级，由代码电子档案V1.0版本升级为V2.0版本。(www.xing528.com)

2008年1月，省代码管理中心举办了全省的代码电子档案V2.0版软件培训，培训结束后，代码电子档案系统统一切换到V2.0平台，实现了代码电子档案的实时扫描和上报。

2008年9月，为使V1.0版本的代码电子档案能与V2.0版的代码电子档案完全融合，根据国家代码中心《关于组织机构代码电子档案标引工作有关事宜的通知》要求，省代码管理中心开展了全省上百万张历史电子档案的标引工作，并于2008年11月25日完成了全省22万家历史电子档案的标引工作。

2011年11月，全国组织机构代码管理系统（简称代码BS系统）与代码电子档案系统合并，省代码管理中心对全省代码颁证点的工作人员举办BS系统与电子档案二合一融合系统的培训班。培训结束后，全省统一切换到新系统。新系统的上线，大大方便了颁证人员，数据上报和电子档案上报不需再分别登录两个系统进行操作，大大提高了工作效率。

截至2017年，全省建立了70多万家依法设立的组织机构基本信息的电子档案库。

2.电子档案管理

电子档案的管理包括全省电子档案上报的及时性、完整性和电子档案质量的规范性。省代码管理中心对全省电子档案上报及质量管理采取了以下措施：一是加强全省代码颁证人员的培训工作。每年对颁证人员进行集中培训；二是做好全省的技术支持工作。通过QQ群、电话等渠道对颁证过程中出现的问题给予实时解答和指导；三是在代码数据库里对缺失的电子档案做好标记，让颁证人员在办证的过程中能够及时发现缺失的电子档案，给予纠正补齐；四是开发电子档案缺失查询系统，让颁证人员及时了解查看上报情况；五是做好动态监管。实时监控电子档案上报及质量情况，每月进行通报。通过以上措施，不断提高全省电子档案质量和上报率。

2006年4月，省代码管理中心制定了《云南省组织机构代码档案管理办法（暂行）》，对电子档案的上报、抽查、考核等作出了规定。要求县级代码管理机构应于每年1月和7月，分别将本单位电子档案上报州（市）级代码管理机构；州（市）级代码管理机构应及时将本行政区内所辖县级代码管理机构上报的电子档案进行数据汇总、备份，于每年2月和8月分别上报省代码管理中心。2006年，省代码管理中心对全省电子档案的上报情况进行了2次通报。

2007年4月，省代码管理中心下发了《云南省组织机构代码电子档案管理及技术规范的通知》（修订版），对电子档案的上报质量提出了要求。2007年，省代码管理中心对全省电子档案的上报情况进行了8次通报。

2008年2月，代码电子档案系统从V1.0版统一转换到V2.0版，实现了代码电子档案的实时扫描和上报。省代码管理中心下发了《关于上报组织机构代码电子档案数据的通知》，明确省代码管理中心将从2008年1月起，每月定期通报各代码颁证点电子档案上报情况。同年3月，省代码管理中心下发了《全省代码电子档案数据通报》（以下简称电子档案通报），要求各代码颁证点对代码电子档案与代码数据同步上报，同步率应达到100%。对不按照要求实时上报电子档案的颁证点，以及从未上报电子档案的颁证点，系统将自动关闭其颁证功能，直到省代码管理中心收到其上报的电子档案后再予以开通。同年6月，省代码管理中心下发了《第四次电子档案通报》，明确自6月底开始，对有效库以及当月新办、变更、换证扫描上报完成率分别不能低于85%和98%。从9月份开始，对全库（有效库与废置库总和）电子档案的完成率不得低于70%。同年11月，省代码管理中心下发了《第九次电子档案通报》，明确了组织机构代码电子档案数据质量要求，从索引信息、电子档案图像排序及标引信息质量、图像质量、合格标准的判定作出了规定。同年12月，省代码管理中心下发了《第十一次电子档案通报》。2008年，全省共补齐缺失的电子档案74242条，电子档案补齐率达58.5%。从国家代码中心公布的电子档案通报看，云南省电子档案全库的上报率从62.38%（国家代码中心2008年1月31日统计）上升到84.33%（国家代码中心2008年12月1日统计）。2008年，省代码管理中心对全省电子档案的上报情况进行了11次通报。

2009年3月，省代码管理中心下发了《全省组织机构代码电子档案上报数据及质量通报（第一次）》（以下简称电子档案上报及质量通报），省代码管理中心加大对全省电子档案上报及电子档案质量的监管，要求各代码颁证点对当月新办、变更、换证、废置的组织机构，应扫描上报的电子档案，完成率为100%；有效库电子档案完成率不得低于90%；全库电子档案的完成率不得低于85%。同年3月，省代码管理中心开发了“组织机构代码电子档案缺失查询系统”（以下简称查询系统），并下发《关于试用〈组织机构代码电子档案缺失查询系统〉的通知》，定于2009年3月19日，在全省各颁证点同步试运行《查询系统》，试运行期为1个月。各级组织机构代码颁证点即日起即可通过《查询系统》查询未上报电子档案。系统运行后，省代码管理中心不再向各颁证点提供电子档案缺失明细，仅在每月25日通报全省电子档案上报数据情况。同年5月，省代码管理中心下发了《关于举办云南省组织代码数据质量及电子档案培训班的通知》，定于2009年5—6月在昆明举办3期代码数据质量及电子档案培训班，解决云南省上报代码数据质量及电子档案数据质量问题，提高代码工作人员的业务能力和综合素质。同年7月，省代码管理中心下发了《电子档案上报及质量通报（第四次）》，国家代码中心自2009年8月1日起，将电子档案上报率与码段发放管理挂钩，各省市代码管理机构的电子档案上报率达到国家代码中心要求时，才能申请新的码段。因此，从2009年8月1日开始，省代码管理中心将严格执行2009年云南省代码电子档案上报数据完成率的要求，上报数据完成率未能达到省代码管理中心要求的，全国组织机构代码管理系统将会自动关闭其颁证功能，对此各颁证点务必引起高度重视。同年9月，省代码管理中心下发了《电子档案上报及质量通报（第六次）》，从10月1日开始，全省电子档案上报将增加年检、迁出、迁入和预赋码等业务范围。同年12月，省代码管理中心下发了《电子档案上报及质量通报（第九次）》，截至2009年12月底，全省电子档案上报完成率全库达到92.19%、有效库达到了96.19%；电子档案数据质量合格率从年初的50%上升到目前的99.02%，基本实现了全省代码电子档案管理的工作目标。2009年，省代码管理中心对全省电子档案的上报情况进行了9次通报。

2010年1月，省代码管理中心下发了《电子档案上报及质量通报（第一次）》，要求全省电子档案上报完成率全库应达到85%，有效库应达到90%，当月新办、变更、换证、废置、年度验证（年检）、迁出（迁入）、预赋码等业务的电子档案上报率应达到100%，并按《云南省组织机构代码电子档案数据质量要求》上报电子档案。2011年1月，省代码管理中心下发了《电子档案上报及质量通报（第十二次）》，截至2010年12月25日，全库电子档案上报完成率未达标的颁证点有2家，有效库电子档案上报完成率未达标的颁证点有1家，1—11月电子档案上报完成率未达标的颁证点有9家。2010年，省代码管理中心对全省电子档案的上报情况进行了12次通报。

2012年1月，省代码管理中心下发了《电子档案上报及质量通报（第十二次）》，截至2011年12月25日，全库电子档案上报完成率未达标的颁证点有1家，有效库电子档案上报完成率全省已全部达标，1—11月电子档案上报完成率未达标的有6家。2011年，省代码管理中心对全省电子档案的上报情况进行了12次通报。

2013年1月，省代码管理中心下发了《电子档案上报及质量通报（第十二次）》，截至2012年12月25日，全库、有效库及1—12月份电子档案上报完成率已全部达标，电子档案质量抽查合格率100%。2012年，省代码管理中心对全省电子档案的上报情况进行了12次通报。

2013年2月，省代码管理中心下发了《全省组织机构代码数据质量及电子档案上报审查情况通报（第一次）》（以下简称数据质量及电子档案通报），将代码数据质量、电子档案上报和电子档案质量在同一文件中进行通报，并将代码数据质量和档案质量问题排在前三位的进行统计，在通报中给予指出。2014年1月，省代码管理中心下发了《数据质量及电子档案通报（第十一次）》，截至2013年12月25日，全省全库电子档案上报完成率96.07%，全省颁证点都已达标。有效库电子档案上报完成率98.41%，未达标的颁证点有1家。1—11月电子档案上报合格率99.55%，未达标的颁证点有63家。12月电子档案上报合格率99.49%，未达标的颁证点有35家。质量审查结果：全省1—11月数据质量问题修改率97.37%，合格率99.57%，全部颁证点都已达标；电子档案质量问题修改率96.53%，合格率99.66%，未达标的颁证点有2家。12月数据质量问题修改率30.63%，合格率89.58%，未达标的颁证点有78家；电子档案质量问题修改率90.84%，合格率98.82%，未达标的颁证点有15家。2013年，省代码管理中心对全省代码数据质量及电子档案审查情况进行了11次通报。

2014年12月，省代码管理中心下发了《数据质量及电子档案通报（第十一次）》，截至2014年11月25日，电子档案上报情况：全省全库电子档案上报完成率96.65%，全省颁证点都已达标。有效库电子档案上报完成率98.76%，未达标的颁证点有1家。1—10月电子档案上报合格率99.96%，未达标的颁证点有20家。11月电子档案上报合格率99.69%，未达标的颁证点有12家。质量审查结果：全省1—10月份数据质量问题修改率86.41%，合格率98.40%，未达标的颁证点有9家；电子档案质量问题修改率99.15%，合格率99.94%，全省颁证点都已达标。11月数据质量问题修改率79.15%，合格率98.38%，未达标的颁证点有9家；电子档案质量问题修改率96.49%，合格率99.89%，全省颁证点都已达标。2014年，省代码管理中心对全省代码数据质量及电子档案审查情况进行了11次通报。

2015年9月，省代码管理中心下发了《数据质量及电子档案通报（第五次）》，截至2015年8月25日，全省全库电子档案上报完成率96.93%，全部颁证点都已达标。有效库电子档案上报完成率98.74%，未达标的颁证点有1家。1—7月份电子档案修改后上报合格率99.67%，未达标的颁证点有15家。8月份电子档案修改后上报合格率95.28%，未达标的颁证点有14家。质量审查结果：全省1—8月份问题数据修改率81.12%，数据修改后合格率98.76%，未达标的颁证点有2家；问题电子档案修改率96.41%，电子档案修改后合格率99.93%，全部颁证点都已达标。8月份问题数据修改率74.09%，数据修改后合格率95.07%，未达标的颁证点有16家；问题电子档案修改率75.76%，电子档案修改后合格率99.61%，未达标的颁证点有2家。2015年，省代码管理中心对全省代码数据质量及电子档案审查情况进行了5次通报。