四、图书馆自动化系统的主要模块

（一）文献采访管理子系统

文献采访管理子系统，是指由计算机参与处理图书馆的采访事务，系统功能是：订购文献业务处理，如查重，建立订单文件，打印催书单等；文献账目的打印及各种经费使用报告单等。它包括订购管理、验收登记、经费管理、赠送交换、统计及报表生成等功能模块。

1.订购管理

包括馆藏与订购文献的查重、订购管理等功能。查重是利用存储在计算机系统中的本馆馆藏目录数据库中的数据，并应建立文献采购数据库，文献采购数据库的主要字段包括：订单号、题名、著者、出版社、ISBN（国际标准书号）、价格、订购的数量、供应者、订购日期等。采购数据库的建立可以采用自行录入、外部源资料的套录、从网上下载数据等。查重时，将馆藏目录数据库中的记录，与订单上欲订购的文献加以对照，以确定本馆是否已购该文献。订购查重时可从文献的题名、责任者、ISBN等途径入手检索。对于“在订购”文献，提供订购号、发行者、订购日期、出版日期等字段的查询功能。可以打印订单、订购催询，进行发行者的管理等。

2.验收登记

总括验收、个别登记、总括登记、打印总括登记表、增加和修改订购信息和记录、自动录入条形码号等子功能。

3.经费管理

有预付款管理、实付款管理、经费使用报告等子功能。控制、管理经费使用情况及有关单据，以及与发行者的财务往来，对经费支出做出有效记载。采访管理人员可以及时了解经费使用情况，并及时进行调整。

4.赠送交换

对交换往来与各种无偿赠送的文献进行登记、移交、签订交换关系及管理。

5.统计及报表生成

包括预订文献、到馆文献统计、接收统计、赠送统计，并生成上述各种统计报表。系统还可以进行预订图书的分类统计、书商统计、语种统计、文献类型统计、财产统计、经费统计等。采访管理子系统对于印刷图书、录音、录像带、电子出版物等的处理方法大致相同，根据图书馆的习惯，可按文献类型分别处理。

（二）文献编目子系统

编目管理子系统是依照机读目录标准及有关规范，建立图书馆中央书目数据库和预编库，提供编目过程中有关查重、数据输入、卡片输出等功能环境。

1.编目查重

在分编库、中央书目数据库中，核查待分编文献是新文献，还是复本。如果该文献为复本，则对旧有书目数据库中该文献件数、财产号、条形码号等进行修改；如为新书，则进入编目程序。

2.编目建库

按照机读目录格式与著录格式，在预编库中对新文献分批进行编目。一般采用窗口形式向编目人员提供有关著录字段（相当于手工卡片中的著录项目）的标识（如“题名”、“责任者”、“出版社”等字段名），图书编目的字段应能提供标准的CN–MARC（中国机读书目格式）供使用者选择。编目人员将待编文献的信息，著在相关字段的空格中。每一种文献的信息，构成目录库中的一条书目记录；众多的文献目录信息记录，构成图书馆的书目数据库（相当于传统的图书馆卡片目录）。预编库的书目记录在该批分编文献移交典藏部门验收后，即可添加到中央书目数据库中去。

3.编目查询

从文献目录编号、ISBN、分类号、题名、责任者、主题词、索取号等途径，以全屏幕机读格式显示查询结果，辅助编目人员的编目工作。

4.输出目录产品

目录产品包括：卡片目录、书标、目录等。在有些图书馆，实行卡片目录和机检目录双轨制的方法，但在许多图书馆已逐步淘汰了卡片目录。

5.编目统计

包括个人工作量统计，全体工作量统计，分编库记录分类统计与分编库记录状态统计，总书目库记录分类统计与总书目库记录状态统计。

6.库管理

主要针对馆藏数据库进行维护，可对馆藏的书目数据进行修改或者删除。

（三）流通管理子系统

流通管理子系统的功能为处理图书馆的文献外借业务，使用条形码作为文献与用户的识别符号，用光笔等识别仪器快速处理借、还等文献流通业务。流通子系统由于直接与读者接触，因而它在图书馆中的地位十分重要，它处于图书馆的第一线，它的运转情况直接反映出馆藏建设的质量、满足读者需求的程度、服务质量和科学管理水平等。所以，实现流通工作的计算机化，建立一个高效、稳定的流通管理自动化系统至关重要。

流通子系统包括：文献流通事物管理、流通管理查询、用户管理、统计报表生成与打印等。

1.文献流通事务管理

文献流通事务管理包括文献外借、文献归还、续借、预约借书等环节。

文献外借是通过光笔扫描用户借书证号及文献条形码号，给合法用户办理借阅续。它能迅速将文献、借阅人、借阅日期等信息连接在一起，并显示有关统计数据，如用户已借阅文献情况等。对违章用户除拒借书外，还要告诉拒借的原因。

文献归还是利用光笔扫描文献条形码号，将用户欲归还的文献作注销处理，并修改有关数据，如归还人数等、归还文献册数等。对过期文献按罚款规定计算罚金，并打印罚款单。

续借是为用户办理续借手续。

预约借书是在预约文档中，为预约者建立包含被预约文献、预约人和预约日期等信息的记录。在该文档中，对于同一种被预约的文献，按预约日期的先后次序排队。排队时，还需要考虑预约权的级别。

2.流通管理查询

流通管理查询包括文献预约查询、文献借阅查询、用户预约查询、日志查询等。其中，日志查询指通过日志文件查询一段时间内某操作人员、外借处（阅览室）的流通情况。(www.xing528.com)

3.用户管理

用户管理包括用户档案管理和用户流通管理。用户档案中记录用户姓名、性别、年龄、单位、职务或职称、借阅证号码等内容。可进行增加新用户、修改用户信息、查询用户情况等操作。用户流通管理提供借阅情况查询、挂失、挂失恢复、停借等处理。此外，还有用户借阅证押金管理功能。

4.统计报表生成与打印

统计报表生成与打印包括流通综合统计、借阅统计、用户基本情况统计、用户到馆率统计、借阅处（阅览室）文献财产统计，以及预约通知单、催书单、罚款清单的生成与打印。

（四）连续出版物管理子系统

包括从订刊到入藏、流通的整个连续出版物处理过程的自动化管理，图书馆中主要的连续出版物包括期刊、报纸等。其流程包括：订购、登到、催询、装订、编目、入藏、检索、流通等。一般来讲，图书馆期刊管理是系统中比较复杂的工作，因为期刊出版物周期的变更、刊名的变化以及增刊、附刊、期刊索引出版等具有不规律性，所以，在管理中有别于图书等文献的管理。

1.期刊订购

期刊订购工作有新订、续订以及停定（包括停刊）的处理。订购的季节性较强，有一定的时间限制。订购工作基本上一年一次，同种期刊每年的订购数据基本不变，可重复使用。应当建立期刊订购库，一些字段：ISSN（国际连续出版物标准号）、CN号、刊名、出版者、编者、邮政编码、订单号、预订份数、期刊、价格、采购分类、邮局发行号、期刊来源、开户银行、账号、发票号、经手人、订购日期、附注等字段。利用期刊订购库可以进行订购查询，一般来说，查询途径有ISSN号、订购刊号、统一刊号、刊名等。

2.现刊管理

现刊管理包括报刊记到、催询、装订、打印装订清单等。

3.期刊编目

期刊编目包括期刊著录数据库输入、合订本编目等。期刊编目的结果是形成期刊书目数据库。期刊书目数据库是期刊管理系统中的主库。建立期刊书目数据库可以通过购买现成的标准MARC数据或自建书目数据。

4.交换赠送

交换赠送包括对交换赠送报刊查重、登记和统计等功能。

5.联机检索

联机检索可从下列字段检索本馆报刊：记录控制号、ISSN号、统一刊号、订刊号、分类号、期刊题名等。

（五）系统管理模块

图书馆自动化系统中的系统管理模块可对系统的各类信息进行管理，包括采访、编目、流通等各类型的数据信息以及图书馆自动化系统的账号密码权限管理等。主要功能包括：(1)采、编、流等各类型信息管理：可跳转到采访、编目、流通等管理模块当中对各流程中的数据信息进行维护管理，含各类统计；(2)登录账号、密码、权限管理：为图书馆各部门工作人员创建和维护登录系统的账号、密码，以及设置相关的系统操作权限等；（3）系统参数设置：对采、编、流等各业务部门工作相关参数进行统一设置。

（六）联机书目检索子系统

随着图书馆自动化系统的不断发展，图书馆自动化的内容和功能逐渐从主要侧重图书馆内部的业务管理工作转向给用户提供更多的使用功能和服务方式转移。联机公共目录查询（Online Public Access Catalog,OPAC），是在一般的目录检索基础上发展起来的。它的最大特点是提供给用户方便的检索图书馆信息资源的手段，用户可以通过终端的计算机来检索到图书馆内所提供的各类资源信息。在OPAC模块当中，提供给用户多种检索资源的途径，包括：题名、著者、分类号、主题、关键词、ISBN、ISSN等。在此基础上，OPAC模块也支持多种检索策略，如布尔检索、截词检索等。

在设计、实现、选用OPAC模块的时候，应充分考虑用户的需求和使用情况，因为OPAC的用户一般都是图书馆的普通用户，OPAC的目的就是将图书馆中的信息资源，通过易于用户理解和便于用户使用的方式提供给他们。因此，直观的用户界面，友好的界面设计，信息内容显示的便捷形式等都是OPAC模块在界面设计时是首要考虑的。

联机检索子系统提供的书目检索查询手段，取代了图书馆原有的笨重、检索不便、查检速度慢且不准确的卡片目录或书本式目录。一次输入目录信息，可以提供多种检索途径，并且可以同时满足图书馆工作人员和用户检索目录的需要，检索查询方便、快速、准确。

利用OPAC，用户还可以通过网络查询网上其他图书馆的公共目录。

OPAC模块基本设计组成包括资源检索、信息发布、个性化服务、用户参与等。

1.资源检索：提供简单检索（单一字段）、多字段检索、逻辑运算符组合检索、全文检索、热门借阅、热门检索、热门评价、热门图书等多种检索方式查询馆藏信息资源。检索结果可按《中图法》分类号、文献类型、馆藏地、主题聚类等方式排序显示，并能显示出检索结果中资源的相关提示信息。

2.信息发布：提供新书通报、图书馆新闻或通知等信息发布。如在新书通报中可以查询图书馆所有馆藏地或是某个馆藏地最近l天到最近1个月全部新书或某类新书入藏的情况，方便用户第一时间了解新书人藏的信息。

3.个性化服务：用户通过该模块可以查询用户相关信息，并使用到图书馆为不同用户所提供的个性化服务。比如汇文系统LIBSYS中就以“我的图书馆”模块提供个性化服务，用户输入用户名和密码后，就能进入用户自己的图书馆当中。“我的图书馆”包含了证件信息、书刊借阅、违章缴款、预约信息、委托信息、账目清单、书刊遗失、用户挂失、荐购历史、我的书评、我的书架、检索历史、系统推荐等多个信息服务模块。还设置了预约到书提醒、委托到书提醒、已超期图书提醒、即将到期的图书提醒、系统推荐5个RSS源的服务方式。其他系统也有类似的功能。

4.用户参与：提供资源荐购、资源评分、资源评论、向图书馆提意见等的服务。让用户参与到图书馆的资源建设和服务当中来，增强用户和图书馆之间的互动性。

（七）办公自动化子系统

办公自动化（即Office Automation,简称OA），是应用计算机及网络通信技术，改变传统办公手段，提高办事效率的一种形式，即将传统的办公系统与先进的计算机技术、网络技术结合在一起，充分利用计算机强大的处理能力，以及计算机网络快速连接通信的特点，来提高办公效率，改进办公质量。

随着计算机技术和通信技术的发展，自动化管理在图书馆的应用越来越广泛，基于图书馆业务和服务的自动化集成系统已日趋成熟，大部分图书馆已实现采访、编目、流通、阅览、信息咨询工作的自动化管理和统计，图书馆业务工作效率及服务质量得到了很大提高，但是图书馆的行政管理，相对而言则明显落后，大部分图书馆的办公管理利用计算机辅助处理日常公务，使用熟悉的字处理软件，如Word、Excel、WPS等起草、修改文件和制作表格等，但是这并没有解决文件的传递和交换问题，人们往往在一台机器上书写文件，然后打印出来，送给相关人员或部门审核、修改，再将处理意见输入计算机，如此往复，直至处理宪毕。这种处理方式虽然能减轻部分工作量，但只能算是一种半自动化的系统，因为它不能从根本上解决文件传递耗时、处理周期长、时效性差等问题。有的图书馆甚至仍沿袭传统的人工手段管理方式，这与图书馆管理现代化发展是极不相称的。

一直以来，图书馆自动化系统都着眼于图书馆的业务和服务工作，对于行政管理没有足够的重视。国内最主要的几个图书馆自动化系统管理软件中只有北京金盘系统包含有关办公自动化管理的一个模块，但也仅限于人事、设备管理两方面，且功能实用性一般。随着图书馆自动化管理水平的提高，办公自动化的问题日益突显，尤其对于拥有多个分馆的图书馆，地理上的间隔使得如何利用办公自动化系统解决信息交流问题愈加紧迫，图书馆办公自动化将是图书馆现代化发展的必然趋势。

图书馆网络办公系统是一项系统工程，具有广泛的涉及面，除了办公室人员外，从馆长到各个业务部门，甚至图书馆的所有工作人员，人人都可能成为网络办公系统的用户。将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体办公业务密切关联，因此，图书馆网络办公系统需要具备公文流转、文档管理、人事信息管理、日程管理、业务绕计与考核管理、物资管理、实时在线交流、系统管理等功能。

（八）参考咨询子系统

完成图书馆参考咨询工作而设计的自动化子系统，它提供给用户一种咨询手段，使之通过此系统，了解所需的各种信息数据。参考咨询子系统利用所管理的工具书库、各种数据库、光盘电子出版物、参考咨询档案库，以及互联网获取信息，来满足用户提出的咨询课题。

目前一般直接使用全国性图书馆联合参考咨询系统，该系统由一个中心参考咨询系统和若干个本地参考咨询系统组成的，采用实时和非实时的交互技术为一体的联合虚拟参考咨询服务平台。主要以网络参考咨询的方式，为广大读者提供免费咨询服务，能够在全国多所图书馆之间实现信息资源共享，以及在图书馆和读者之间架起一座相互沟通的桥梁。该系统一般需要有多个具有实际的联合参考咨询服务能力的图书馆参加，保证系统的可持续发展。联合参考咨询网系统的版权保护子系统可对读者使用文献的情况进行跟踪和统计，实现馆际互借和远程文献传递，最大限度地保护著作权者和相关数字资源厂商的利益。