文献采访工作的内容-图书馆服务与服务体系研究

（一)制定采访方针、计划及文献收集标准

采访方针、计划和文献收集标准是文献采访工作的纲领性文件，它为高校文献采访工作指明了工作的方向。一个科学的、系统的、有特色的能够满足广大师生文献需求的馆藏体系正是在既定的采访方针、计划及文献收集标准的指导下，有计划地逐渐建立起来的。

采访方针、计划和文献收集标准是根据本馆的性质、任务、经费、读者对象等约束条件而制定的。各类型图书馆都有自己独特的任务，有特定的读者对象。高校图书馆的主要任务是为学校的教学与科研服务，而它的读者对象也非常明确，主体是本校的学生及全体教职员工。因此，高校图书馆文献采访的方针、计划及文献收集标准必须围绕着本校的专业设置、学科发展状况和教学任务来展开。

1.文献采选方针

文献采选方针一般包括总则和细则两部分。总则是对本馆文献资源采选的总任务、总方向、总要求和要达到的总体目标的说明。细则的主要内容应包括：（1）文献采选的基本原则：即文献采选时应遵循的具体原则，应具有可操作性；（2）出版物的采选原则：规定不同载体文献的采选原则、采选方法及所占的比例；（3）各学科文献采选的原则及标准：应区分重点学科和一般学科，并详细地规定各学科文献的选择标准；（4）采访文献的结构：包括学科结构、等级结构、文种结构、时间结构等；（5）复本量：规定各类文献每种的采访数量；（6）文献采访方式及渠道：即各类文献的获得方式及管理办法；（7）文献采购的工作流程：即文献采选的工作环节及要求；（8）献采访岗位的工作职责及要求；（9）文献采购经费的管理及使用：主要规定本馆经费使用的审批程序及使用要求等。

2.文献选择的标准

文献选择的标准是图书馆根据本馆文献采访方针制订的文献选择标准，应根据本馆的性质、任务、读者对象，并考虑文献的主题内容、文献的责任者、文献的出版选择标准。

(二)编写文献采购经费预算方案

文献采购经费，指图书馆用于购置文献的资金。采购经费的预算方案是图书馆对年度文献采购经费所做的整体方案及要求。主要应包括以下内容：

1.馆藏建设和读者对文献的需求

馆藏建设和读者对文献的需求包括各类型文献采访的数量及所需经费比例，及读者对文献类型、品种数量、文献语种的实际需求。

2.上年度经费的使用情况

要对以前经费使用中出现的问题做详尽合理的分析。

3.当前的主要问题

突出图书馆文献资源建设面临的主要问题及所带来的严重后果。

4.经费预算及其可行性分析

提出的预算要有依据，项目及数字合理准确，具有可行性、可操作性。

编制文献采购经费预算方案应遵循实用性原则、实事求是原则、重点突出原则、科学性原则、可行性原则。重点突出年度图书馆文献资源建设的需求和用户对文献资源的实际要求，准确反映图书馆文献采购经费的使用情况。

(三)采访信息收集

1.关注出版动态，掌握出版与发行信息

收集文献的出版发行信息是了解和掌握文献来源的重要途径，是采访人员选择、评价和订购文献的重要基础，是了解出版社和发行商信息的必要手段，也是采访人员在详细掌握读者需求信息、馆藏信息、资源共享信息和经费保障信息等基础条件之后，进行采购入藏文献的前提条件。出版与发行市场是一个复杂多变的市场，采访人员要时刻了解、熟悉、关注出版与发行市场的变化趋势，准确掌握其瞬息万变的信息。只有对国内外的出版发行动态、图书产品优劣、复杂的发行渠道有所了解，掌握丰富的书源，才能选择优秀文献。

2.馆藏文献资源调研

馆藏文献资源调研，就是对图书馆文献采选、文献入藏及满足读者需求情况进行调查评估的具体过程。通过分析馆藏的优势与不足，为今后馆藏文献资源建设提供科学、合理的依据。工作内容主要包括：制定调查方案及调查方法，具体实施，定期检查工作进度，完成调查报告。

3.读者需求的调研(www.xing528.com)

读者需求信息的收集是文献采选工作的重要内容。通过对读者需求信息的搜集，为馆藏文献资源建设提供准确的参考数据，提高文献采选质量，满足读者的阅读需求。工作内容主要包括：制定调查方案及调查方法，具体实施，定期检查工作进度，完成读者调查报告。

(四)选择供应商

图书馆的文献主要是与文献供应商以货币的方式交换而获得。在采访工作中，文献供应商(包括新华书店、图书馆专供商、图书批发机构等)的选择非常重要。图书馆选择供应商必须综合考虑各个方面的因素，例如：信誉、到书率、数据质量、价格、服务、位置等。

(五)规定采访工作流程

根据本馆采访方针、人员条件和具体工作环境，规定采访工作的各项流程，定人定岗定责，按图作业，从而保证采访经费的合理使用。文献采访质量提高，工作高效有序。文献采访工作是有严格的程序及要求的，大体可以分为以下3个阶段：收集阶段、订购阶段、验收阶段、登记阶段。每个阶段又都包含具体的内容。

(六)收集反馈信息

图书馆采访人员要注意收集各种反馈信息。包括图书管理部门对图书内容、质量、数量的意见和读者利用情况两个方面。图书进入书库流通以后，图书管理人员在管理过程中，能够发现图书的瑕疵，比如相同种类过多、内容重复、复本过多等问题。采访人员要深入这些部门了解情况，及时纠正存在的问题。读者在阅读使用图书过程中，对图书的认识也会有一个综合评价。读者的意见对采访工作同样有重要的参考价值。读者需求方向的变化、需求深度的变化，提示了藏书改变的方向。采访人员可以通过读者个人反馈意见、问卷调查、座谈会、读者协会等途径，从不同角度、不同层次获得读者的意见和建议，读者的意见必须在采访工作环节得到落实。

(七)采访协调

采访协调，即文献合作采访，是指两个或两个以上图书馆，在自愿或约定的基础上，通过分工、协调，各自尽可能将本单位分工负责的有关专业范围内的文献收集得较为齐全、系统；在合作范围内，使各个有关学科的各种类型文献在整体上更加充实、完善，并形成一定特色；避免一般化和不必要的重复、浪费或缺藏，为参与文献合作采访馆的文献资源共享打下坚实的基础，提供最基本的条件。合作采访要具有全局观念，有统一领导机构，要求参加文献合作采访的图书馆必须形成一个整体，把各馆视为其中一个部分；合作采访要求各馆文献采访工作必须标准化和规范化，才能实现真正意义上的区域性的文献资源保障体系，实现资源其享。

(八)采访质量评估

采访质量评估，有采前评估和采后评估两种。采前评估主要通过采访专家委员会对预订书目进行评价。采后评估是对图书流通后，在读者中的利用情况和图书种类分布以及它们的内容是否切合实际等进行核实。评估实际上是对采访方针执行情况进行综合分析，检查采访工作效果的一种手段。采访质的评价主要是对所采集的图书文献与读者需要达到共鸣的程度进行评估，这表现在文献借阅的比例、文献内容对读者的帮助、激励读者思维的潜在效用；而采访量的评价主要是看能否满足多层次、多样化读者的需要，这可从拒借率指标中获得部分信息。采访工作就是要在这种调研评价中不断进行修正，使采访的文献资源一步步达到与读者需求相吻合。因此，可以说，图书采访工作就是这么一个不断地执行、调整、研究的过程。

(九)采访工作管理

1.文献采购经费管理

文献采购经费管理是指在采选工作过程中，对相关经费的使用和控制。

(1)经费管理明确规范。采访部门应委派专人负责经费的管理与使用。经费要求清晰准确，便于日常查看。项目包括：批号、支出额度、支出日期、经办人、种数册数、收款单位、报账时间等。要定期对经费的使用情况进行检查，定期与财务人员对账，以准确掌握经费的使用情况。加强同财务人员的沟通，避免经费管理和使用的矛盾。

(2)合理计划经费使用。采购经费的使用应依据年度采购计划、有步骤地合理进行。包括文献采集的数量、经费分配比例以及完成采购计划的措施。对可能出现的超支或结余等情况应提前解决，以做到经费使用的平衡。

(3)财务手续规范。认真核对购书清单的价格和计算书价，保证到书的实际价格和清单价格、所有清单的价格与总价格完全相符。按每批书的实付款领取支票，同供应单位结账，并验收发票；填写付款单，有关人员签字后，及时办理报账、付款手续。严格遵守财务制度，账目清楚，一切手续和凭证符合财务管理要求。定期向领导汇报购书经费的使用情况。

(4)监督管理。按要求做好经费统计，每年对经费的支出情况进行统计分析。定期进行对购书经费使用、报账情况等方面的检查。

2.采访工作管理

采访工作管理主要进行采选工序环节的数量和质量检查、专项检查，采选工作的管理等。

（1）加强对文献采访的管理、研究与统计分析，努力解决采选工作中的问题。

（2）根据本馆有关规定，定期组织进行采选工作检查，检查项目齐全、安排合理。如：①对采选工序环节的检查，应包括审核选书质量和数量，抽查图书发订、验收、登记、移交等环节的工作数量和质量情况；②专项检查文献误采率、加工时限、书商的配书情况、业务统计、购书经费使用等方面的检查；③文献采购管理检查应包括有关政府采购的法律、行政法规和规章的执行情况，采购范围、采购方式和采购程序的执行情况，本馆有关文献采购经费管理的执行情况。

（3）发现问题及时要求改正，并撰写检查报告报有关领导和部门。