回复电子邮件，也有礼仪可讲

当我们收到别人的邮件后，需要及时回复，尤其是收到重要邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重。一般而言，理想的回复时间是两个小时内，尤其是对一些紧急重要的邮件。

我们对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一些特定时间处理，不过一般不要超过24小时。假如事情比较复杂，实在没办法及时确切回复，那至少应该及时回复说：已收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等。女孩应该记住，及时对收到的邮件做出回应，哪怕只是确认一下收到。假如正在出差或休假，应设定自动回复功能。

1.情绪高涨时避免回复

人们习惯于面对面的口语传播，脸部表情与身体语言都会辅助沟通。不过，我们在使用电子邮件缺乏这些看得到或听得到的辅助，容易造成误解。所以，当我们收到邮件引发自己情绪高涨的时候，应等心情平静后再看一遍，恢复正常心情时，解读邮件内容的方式或许全然不同。

2.针对性的回复

女孩在回件答复问题时，尽量把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。别太简单，这样会显得较为生硬，应进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免反复交流，浪费时间。

3.回复不得少于10个字

当对方发来一大段邮件，你却只回复“是的”“对”“谢谢”“已知道”等字眼，这是十分不礼貌的。

4.谨慎处理恶意的邮件

对那些恶意中伤或会引起争端的邮件应谨慎处理，避免因中计而造成连锁反应。应对这些邮件最好的方法就是忽略。离开邮箱，继续过自己正常而理性的生活。

5.准确分清对方的建议与意见

当我们收到对方的电子邮件，应该分清对方是表达看法、提出建议，还是针对某个问题有一些意见。只有准确理解这个问题，才能恰当地回复来信。(www.xing528.com)

6.别对某个问题做多次讨论

假如收发双方就同一个问题的交流回复超过3次，这只能说明双方交流不畅，说不清楚。这时应该采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。对于比较复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。

7.未经同意别将他人信函转发给第三者

如果要把他人的来信转发给第三者，需要先征询来信者的同意，否则就犯了网络礼仪的大忌。对来信者而言，邮件内容是针对收信者所撰写的私人信函，不一定适合他人阅读。

8.区分单个回复和全部回复

若只需要单独一个人知道的事，单独回复给一个人即可。若对发件人提出的要求做出结论，应该“全部回复”，让大家知道，不要让对方帮助你完成这件事。若对发件人提出的问题不清楚，或存在不同的意见，应与发件人沟通，不要当着所有人面，不停地回来回去，与发件人讨论。彼此私下讨论好了再告诉大家，别向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

9.避免无谓的回复

为了避免无谓的回复，浪费时间，可以在回复邮件中指定部分收件人给出回复，或在文末添加以下语句：“全部办妥”“无须行动”“仅供参考，无须回复”。

礼仪小贴士

当然，女孩在回复邮件时，不妨思考一下：为何不拿起电话与对方聊聊或约个时间当面沟通。毕竟，电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助，如表情、肢体语言等。即便使用电话，状况也会完全不一样。