现代社会，电子邮件已经取代了传统书信。据悉，互联网每天传送的电子邮件已经达到数百亿封，但是至少有一半是垃圾邮件。在商务交往中尊重一个人，首先就要学会为他节省时间。女孩需要记住，电子邮件礼仪的一个重要方面就是替对方节省时间，只需要把有价值的信息提供给对方。
有一次，EMC大中华区总裁陆先生回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆先生试图联系秘书，但联系不上。几小时后，陆先生难抑心中的怒火，在凌晨通过公司内部电子邮件系统给秘书发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。
陆先生在邮件里写道：“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”当然，英文原邮件的口气比译文激烈得多，而陆先生在发送邮件时还传给了公司几位高管。
面对大中华区总裁的责备，秘书瑞贝卡两天后回了一封邮件：“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任；其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上；你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时的工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间；从进EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到；虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题；我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。”
秘书瑞贝卡咄咄逼人的回信已经让人吃惊了，而且她让EMC大中华区的所有人都收到了这封邮件。虽然对她私人而言，这是很解气的做法，不过一封邮件抄送那么多人显然会造成不和睦，这种做法对当事人没有任何好处，没有人会接受。瑞贝卡大相径庭的做法，最终为自己在网络上赢得了“史上最牛女秘书”的称号。
正确的电子邮件礼仪应该是：同样用英文写一封回信，解释当天的原委并接受总裁的要求，语气要温婉有礼。同时给自己的顶头上司和人力资源部的高管另外发邮件说明，坦承自己的错误并道歉。
邮件与私人信件有很大区别，这是一个职场邮件礼仪的问题。
1.主题
邮件主题是收件人了解邮件的第一信息，所以应提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人快速了解邮件内容并判断其重要性。
一定不要空白标题，这是最失礼的。标题要简短，不宜冗长；标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。可适当使用大写字母或特殊字符（如“！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，尤其不要随便就用“紧急”之类的字眼。
2.称呼与问候
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。恰当地称呼收件人，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在存在多个收件人的情况下可以称呼“大家”。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“×经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“×先生”“×小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。E-mail开头、结尾最好有问候语。最简单的开头写一个“Hi”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。(www.xing528.com)
3.正文
E-mail正文要简明扼要，行文通顺。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要啰唆。注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；根据邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。E-mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确。一次邮件要交代完整信息，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。合理提示重要信息，不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。合理利用图片、表格等形式来辅助阐述。不要动不动使用笑脸字符之类的符号，在商务信函里面这样显得比较轻佻。
4.附件
若邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；附件文件应按有意义的名字命名，不可用看不懂的文件名；正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用；如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
5.结尾
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚地知道发件人的信息。签名信息不宜过多。电子邮件末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息行数不宜过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你签名的一部分是可行的，如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件对象与场合，切记一定要得体，不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字号小一些的。
礼仪小贴士
一封电子邮件就能看出一个人为人处世的态度，当女孩在发电子邮件时，要想收信人会怎样看这封邮件，你想表达什么给对方，或者站在对方的立场考虑。同时勿对别人的回答过度期望，当然更不应对别人的回答不屑一顾。
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