图书馆采购流程：从书目筛选到现场采选

图书采集的基本流程（见图5-1）首先要征求各方面的意见，一般包括读者需求、单位订单、基层采访。各种信息汇总后，集中到图书馆资源建设部门，由它们决定采集的方式，一般采集方式有两种：一种是书目采购，另一种是现场采购。

（1）书目采购

由图书的出版商、发行商或经销商向图书馆寄发书目，一般都是通过电子邮件发给图书馆采购人员，由他们根据上述三个需求来源进行初步筛选，然后进行查重工作，剔出重复的数据，剩下的数据就是要准备订购的数据。形成初步订单，送文献信息资源建设指导小组审查。通过后把选中的图书下订单订购，将订单发给出版商或发行商。由他们组织实施采购工作。然后按预订的种数及复本数送达图书馆，由图书馆负责接收和验收工作。

书目采购的优点是选择性强、信息量大、选书效率高。但缺点是没有真正看到样书，图书馆使用的征订书目是由某些出版商或发行商提供的，其范围有一定的局限性。对书的内容不容易把握，征订目录对图书学科内容的介绍在其学术性、实用性方面甚至有不实之处，容易蒙蔽采购人员。再就是到书率不高。因为书目采购都是预订，到底这本书是否出版，或者存货是否还有，都是未知数；还有一种情况就是发行商对无利可图或赢利较少的图书不予配送，都导致到书率不高，因而影响整体的采集任务。

（2）现场采购

现场采购简称现采，是图书馆派人直接到图书的出版商、馆配商的库房或展览会、书市现场进行采选的方式。现采一种是图书馆人员把本图书馆的数据灌入到采集器查重，然后直接把书从架上拿下，直接到出版商、发行商或馆配商的库存图书的书架上挑选，打包寄回图书馆；另一种是先采集数据，然后回到图书馆再进行查重工作，决定采购，形成订单，馆配商按单发货，这样做省去了筛选征订目录环节。

图5-1　图书采购验收工作流程图

现采的优点是能直接看到样书、容易把控书的内容，可直接根据图书的内容进行鉴别而决定取舍，可降低误采率，到书率高。现采的缺点一方面是容易产生重购问题。现购一般都是用采集器来查重，查完重后把需要的书目交给出版商或馆配商，然后做成Excel形式发给图书馆做最后的检查审定。图书馆确认结果，再把书目发给出版商、发行商或馆配商，然后由他们编制成CNMARC数据随书配给图书馆。从现采开始到图书到馆这一过程快则十几天，慢则一个多月，而此期间其他的订购工作照样进行，这样就有可能产生重购现象。另一方面是有可能出现想要的书采集不到，出现漏购现象。因为现采图书的品种是由供应商或馆配商组织的货源决定，一些学术性较强、折扣高的专业图书，供应商不愿意提供，这就会造成图书馆需要但又采集不到，出现漏采现象。

图书到馆后就要进行验收工作，验收工作是检验订单与到书的吻合情况，同时对书的质量进行评估，一看有无破损、污渍和装订问题，二看是否为盗版图书，三看书上标价与订单是否相符。如果发现有上述问题，应及时做退书处理，以免给下面的编目工作带来麻烦。然后进行图书到馆记录，即给图书标上财产号码。然后进行一系列的编目加工工作，最后典藏到流通部门。采访人员最后进行报销和财产登记工作。(www.xing528.com)

除了书目采购和现场采购两种主要形式外，还有一些其他的补充采集方式，如邮购、代购、征集、交换、捐赠等形式。

图书馆负责资源配置的人员应该是图书采购的主体，当然为了图书采集对读者更有针对性，还可以变换方式，采用集体采书的形式。集体采书的形式是图书馆召集相关学科的专家以及其他相关单位和部门的同志，参加书展或到大型图书市场挑选采集图书。这样做的好处是减少了选书的盲目性，是民主选书的有益尝试。由馆员和读者共同参与资源建设。为了做好集体采书工作，首先要求采访人员深入基层，深入读者，调查了解需求的第一手情况，通过一定组织程序创造性地开展工作，防止一哄而上的盲目选书的问题产生；其次是多听学科专家的选书意见，积极做好书目推荐工作。在图书馆显要位置设定读者意见箱或书刊推荐箱，广泛收集需求信息，听取读者意见。集体选书吸收了多方人员共同参与，就能集思广益，发挥集体的智慧，在一定程度上弥补了采访人员个人知识结构的缺陷与不足，有益于文献信息资源建设工作的良性循环和健康发展。

为了避免因个人的知识结构、学识水平所限而造成的图书选择的盲目和不准确，还可以通过科学的选书方法，纠正所选图书不适合本馆需要的问题，保证图书采集不偏离文献信息资源建设的正确轨道。可以采用选书函数模型和纲目购书两种应用方法。

①选书函数模型

选书函数模型就是从读者的需要、文献本身的价值、文献经费、馆藏特色的角度考虑，选择七个参数作为采选的参数，也是每一种图书的七个特征向量，主要包括学科分类、学术水平、信息活性、与馆藏关系、作者、出版者、书价。把一批初步圈选的图书书目（应大于实际选择的图书范围）的特征向量输入模型，经过适当的运算后，模型的有关模块能输出本批待采图书接近理想藏书的排名次序（分为专业学科、专业基础学科、基础学科、相关学科、科普级用书等几个部分，分别排名），采访人员再根据经费情况、排名次序，最后确定选购的图书。

这种方法是依靠计算机利用图书模糊特征向量与图书隶属函数构建出图书采购函数模型，根据模型推导出采集图书的结果，因借用数学模型和计算机，得出的结果更具有科学性和客观性。

②纲目购书

纲目购书起源于国外，美国20世纪60年代最先启用，纲目购书就是由馆配商按图书馆事先提供的“购书纲目”主动推送有关新书给图书馆，图书馆再根据样书进行挑选，符合自己纲目要求的图书留下，不符合要求的图书退还。

纲目购书的关键是纲目的制定。制定一个切合实际的购书纲目是纲目购书实施的基础。制定购书纲目首先由书商提供主题词表，该主题词表分成三级或四级，并配上参照和注释。除主题词表外，还有若干个非主题参数作为参考，如图书版本、语种、国别、出版社、价格及学术水平等。图书馆根据自己的实际需要和读者对象，选择好与自己有关的主题词和非主题词参数，作为选择图书的规定。然后馆配商将图书馆提供的购书纲目输入计算机，打印出来交给图书馆验证，图书馆确认后，购书纲目就基本确定。纲目购书能否成功主要取决于馆配商的主题词编制是否符合图书馆读者的需求情况，当然图书馆按主题词表选定的主题范围和非主题参数是否恰当也很重要。

纲目购书的正确率较高，采集图书迅速及时；漏购率低，经济效益大；节省人力物力，购书纲目是以核心藏书和满足读者要求为前提制定的，从而有利于图书馆建立核心藏书体系。当然，纲目购书的制定需要较大的成本，馆配商在勉为其难之下，购书纲目还要继续不断地更新，以适应图书馆信息资源建设的发展。