从行为上看,传统图书馆采购是一种自行采购或自主采购,它是指图书馆与图书代理商之间的一种只签订简单协议或只是达成口头协议的松散采购关系,经费的支付也仅仅只需符合图书馆本身的财务制度,在一定程度上,方便了采访行为。而图书资料政府采购从程序上说,制定采购计划和上报资金使用额度;制定招标书,进行公示;主管部门进行审查批复;公开招标并签订采购合同;最后履行采购合同,图书馆采购信息资源;合同完成进行结算,这些都是公开、公平、公正的过程,从程序完整和经费使用上做到了全程监管。但在具体操作中,每年的购书经费都是迟迟未到,往往是快到5月份才能到账,而为了能保证在年底前及时采购当年新书,把购书经费正常用完,就必须用短短几个月的时间采购一年的图书,因此,给资源配置工作带来巨大压力,同时留给采访人员的选书时间就很短,严重影响了选书质量。
从资源配置模式上看,过去图书馆没有采用政府采购时,具有一定的灵活性,比如急需图书信息资源时能够及时采购,以解燃眉之急。那时从采购模式上,对供应商的选择和使用都由图书馆决定,只要符合财务要求,可以选择任何一家供应商进行采购。在政府采购模式下,图书供应商的选择权,由政府主管部门决定,图书馆只能在主管部门所选择和公布的供应商中去招标采购。政府采购与图书馆自主采购的区别在于对供应商的选择权和财务支出的程序监管上。供应商今年中标,也有可能下一年就中不了,那么对图书馆的服务就终止了,可是图书馆的服务还必须继续,但新的中标商又不了解情况,还必须从头适应,这种极不稳定的状态都是对图书馆服务的极大冲击。这种不稳定性也导致了馆配商对图书馆的短期行为,难与图书馆长期合作,频繁地更换供应商,导致图书馆要不断调整与供应商的关系,而供应商也要不断熟悉图书馆的情况和服务流程及要求,为了适应这种模式,图书馆只能放弃长期合作,这种短期行为必然对图书馆的资源配置工作造成伤害。(www.xing528.com)
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