团队会议效率的方法：打造有活力的团队讨论环境

质量发展的七步程序是一个高度结构化的过程。它为日托机构提供稳定的团队合作框架。为使团队合作更加活跃和多样化，我们还引入了一些经过验证的团队合作方法，每个方法都具有一个实例。 我们鼓励您根据情况修改这些方法，并附加能够应用您职业生涯中了解到的其他方法。我们想向您介绍以下方法模块：

·字母占据

·思维导图

·想法记录

·支持和反对游戏

·U 程序

·练习谈话

字母占据（M5）

这个方法适用于：

·进入一个新的质量领域的入门方法；

·探索讨论的主题和兴趣。

在字母卡片上发表意见

准备26张卡片（卡纸卡片或彩色标签卡片），每个卡片上都带有一个字母表上的字母。这些卡片将分发给团队成员或钉在展板上。队友们在标签卡上回答一个特定的问题。例如，当您想介绍“想象力和角色游戏”这个质量领域时，您可以选择“在角色游戏这个主题中，什么对我来说是要进行着重讨论的”这个问题。每张卡只能写一个想法。每个想法的关键词的首字母将与字母表中的字母对应（例如“游戏结束后收拾”中的“收拾”将会归类给“D”，“怪物角色”归类到“G”）。请您试着为每一个字母指定一个想法。

同事们从A 开始按顺序读出这些卡片。主持人允许大家对这些想法提出理解方面的疑问、反问和深入讨论。之后这些卡片上的意见将被记录下来。

点评

优点在于，所有同事都可以在他们选定的主题上发表意见。该方法非常适合对期望、态度和某个主题的不同角度进行初步探讨。

进一步工作的变化

选择一个主题区域，对此进行深入讨论。

·每位同事得到3个圆形贴片，然后把这些贴片贴到那些想与同事们合作讨论的卡片上。贴片可以全部放在一个主题上或分配给不同的主题。

·随后，根据贴片的数量选出4个大家最期待的主题，并组成4个工作小组。

·或者：团队集体讨论那个被贴了最多贴片的主题。

思维导图（M6）

思维导图（图6）是创造力训练的一种方法。通过思维导图，可以在短时间内捕捉和整理一个主题的许多方面。

图6　一个思维导图的示例

这个方法适用于：

·开始一个新主题；

·引入一个质量领域。

与一个非机构化的讨论相比，这个方法的优点在于：

·所有想法都写出来，一目了然。

·不会漏掉任何方面。

·重复在很大程度上被排除在外。

·显示出思想联系。

·缺少的信息变得显而易见。

·该方法激发了团队的思维流动。

步骤

·把一个概念写到一大张纸的中间，用以收集关于此概念的想法。例如，这个概念可以是某个质量领域的标题或是取自质量标准的一个关键词。

·您要求组员写下关于这个主题的重要方面。这些方面形成了主要分支，这些分支从一个中心概念开始。每个主要分支可以有附属分支。分支在思维导图里可以一直增多扩大，直到不再提出新的想法。

·重要的是：可以自由联想。思维流动的前提是不要对此评估或讨论。

·记录下每个被提及的方面。

评价

通过不予评价的记录和以图表展现这两种形式，通常会清晰显示分支间的有趣联系以及向其他质量领域的转换。

进一步使用思维导图

每个团队成员都要标记那些需要进一步探讨的方面。根据团队的情况，会产生不同的中心问题：

·哪一方面对我最重要？

·作为一个团队，我们在哪个方面意见最不统一？我们分歧最大的地方在哪里？

·我们和家长通常在哪些方面有不同的观点？

·我想在哪些方面进行改变？

·形成工作组，每个工作组继续探讨每个主要分支。

想法记录（M7）

这个方法适用于：

·在进行“讨论质量建设目标”和“制订行动计划”时；

·记录即兴想法和解决方法。

在“讨论”阶段，尽可能多地提出想法，即使它们显得荒谬或者只代表少数人的观点。有时候这些想法在以后会变得非常有用。

步骤

在收集想法阶段（借助叫喊问题）之后，提出的建议被分成以下四类：

·“烫”想法：立即可以实现的想法。

·“热”想法：将来可以实现的想法。

·“温”想法：需要进一步考虑的可行想法。

·“冷”想法：（还）不可实现的想法，但将来可能变得重要，联想、图片、类比需要被记录下来，以便对此继续思考。

如果根据此方案罗列出解决方案，便创建了一个想法笔记本。 在以后的会议中，可轻松使用其用于进一步开发解决方案或找到其他问题的解决方案。

支持和反对游戏（M8）

这个方法适用于：

·在质量步骤“专业导向”和“开发改良目标”中；

·确定专业的有理有据的观点；

·讨论有争议的意见。

团队共同找出一个他们想讨论利弊关系的陈述或决定性问题。这个陈述或问题必须以大家可以用“是”或“否”来回答的方式表达出来（例如，每次游戏之后孩子们是否必须打扫和清理？每次游戏后孩子们应立即进行打扫和清理！）。作为支持方和反对方分别是由两到三名教育工作人员组成的专家组。专家可以有时间来进行准备或直接进入争议讨论中。在支持和反对组中，专家们仍然可以考虑从不同的角色和身份的角度来进行争论。

这个方法需要足够的时间，适用于针对某个主题的深入研究，例如在团队日中举行。

示例主题：每次游戏后孩子们应立即进行打扫和清理！

支持方：(www.xing528.com)

·扮演团队教师的角色（教育专家1）；

·扮演母亲的角色（教育专家2）。

反对方：

·扮演孩子的角色（教育专家1）；

·扮演领导的角色（教育专家2）。

一个同事主持此场辩论并严格把控时间。其他的同事是观众，并在讨论前后表达自己的意见。辩论后有一场评估会议。

主持注意事项

赞成和反对游戏以论据的升级甚至夸大“为生”。您需要指出，在进行这个游戏时，并不需要提出一个赞成和反对之间的中立观点。这是后续评估的任务。有时会没有足够的参与者担任不同的身份和角色，因为他们认为自己是中立的位置。在这种情况下，您需要让团队的组员扮演其他身份或角色，因为这有助于更好地理解其他的意见。

材料和框架条件

·这个游戏得以成功进行的前提是，把房间布置成电视演播室：舞台和观众席、摄像机（用于后续评估）、姓名牌（根据商定的角色），还有相配的音乐。

·持续时间：90—120分钟。

·团队规模：至少8位参加者。

·适用范围：适合团队会议，也适用于激烈的家长会，以便通知家长团队的立场，听取他们的意见并与他们进行讨论。

这个方法的优点：

·所有人深入地探讨不同方面的看法。

·深化主题。

·通过清楚的倾听理解不同的论点。

·参与者学会如何使自己表达的意见具有说服力。

U 程序（M9）

这个方法适用于：

·在质量步骤“专业导向”和“讨论质量建设目标”中；

·反省自己的行为；

·质疑教育态度和价值观；

·发展目标。

从清单和质量概况讨论的结果中得出，在团队中有一些具体的情况或方面需要进一步专业的处理。它们是U 程序的起点（问题1），这是一个从实际情况到目标定义的问题方案（见图7）。 U 程序不仅适用于团队，还适用于个人。

图7　U程序图示例

步骤

在展板上画出含有这7个问题的U 程序图，或者将此图复制给每个同事。尽可能精确地描述情况：孩子们在做什么？您或您的同事的行事方式是怎样的？在框1中输入此描述（可能用关键词）。依次回答U 程序图中的7个问题。

有不同的选择：

·每个问题在团队中讨论5—10分钟，结果用关键词的形式记录在框中。

·每个同事先独自思考一个问题的答案。之后在两人之间或以小组为单位进行交流。

·每个同事先自己考虑回答整个U 程序图内的问题。第4个和第7个问题将被重点讨论。

·第7个问题的答案可以作为制定目标协议的起点。

练习谈话（M10）

这个方法适用于：

·所有关于交流和进行谈话的质量目标；

·实现质量目标的共同准备工作；

·训练和改善共同谈话。

以下示例讲的是关于与家长的沟通交流，也可以在与其他交流伙伴的对话中进行练习。与家长沟通是教育工作人员的一项重要任务。这项任务主要在“家园合作”和“适应性”等质量领域中被加以描述，但是从原则上讲，所有其他质量领域也可以作为与家长交谈的主题。

练习谈话方法指的是从父母的角度看待问题。您可以对所有质量领域使用此方法并提出以下问题：

·对家长来说哪些内容在这个质量领域中会很重要？

·家长对我们提出什么问题和期待？

·我们对此如何回应？

·哪些方面对我们来说是可以协商的，哪些是不能的？我们应如何证明这一点？

所有在岗的教育工作人员需要分成两组同时进行练习谈话。所有同事都参与其中，没有观众。因此，相对于其他角色游戏，该方法不会让参与者感到有障碍。在人数是奇数的团队中，也可以3人一组，其中有两个家长角色和一个教育工作人员角色。

步骤

一个团队成员应主持以下流程：

·团队统一谈话主题。

·将团队分成两个小组（父母组和教育工作人员组）。

·每个小组有15分钟的准备时间。

父母组需要考虑：

·对我们父母来说什么是重要的？

·我们需要了解什么？

·我们对于日托机构的期望是什么？

除此之外，还需要每个父母组的组员思考作为母亲或父亲的一些特征（例如我是一名倒班工人，我的孩子不能在日托机构睡觉等）。除非您想练习冲突谈话，否则不要选择特别“困难”的父母角色，特别是在角色扮演中缺乏经验的群体。

教育工作人员组需要考虑：

·我们想在此次谈话中告诉父母什么？

·我们期望哪些问题？

·我们期待哪些意见以及可能是反对意见？我们如何处理这些意见？

然后两组再次聚到一起。现在由两名同事（一名家长和一名教育工作人员）组成谈话小组。在接下来的10分钟内，两人都会从他们的角色中引导出一场对话。由于教师工作人员不知道家长的角色准备，他必须在本次谈话中即兴地回答问题和要求。对于认同家长的同事来说，重要的一点在于，他真的准备好站在家长的立场上进行辩论。这是练习谈话的立足之本。

在主持人给出一个信号（敲击声或相似的方法）后，此次对话将被终止，接下来双方进行意见交流。

评估问题

·作为家长，我如何体验教育工作人员的角色？ 他了解并尊重我的需求吗？我感到被重视了吗？

·哪些想法说服了我，哪些没有？

·作为教育工作人员，我是如何体验父母角色的，愉快、不愉快、苛刻还是恳求？

·我对谈话中的自己的行为满意吗？哪些我做得好？哪些需要我下次改进？

每“一对”把其见解总结成三到四个句子（写在卡片上）。这些观点将被读出来并固定到展板上。因为转变为父母角色的视角转换尤其具有启发性，只要有时间，可以在第二轮中重新组队，每个人以另一种角色重新进行对话。