如何有效地进行日托机构的记录工作：实现透明公开和团队协作

记录系统的意义和目的

把质量发展的基本步骤和结果进行清楚明了的记录，意义重大。记录能实现两个功能：一方面，它是团队的一种工作手段；另一方面，它使日托机构的质量发展对外界公开透明。在质量发展计划开始时，投资人与日托机构对以何种形式公开质量发展的结果达成一致。投资人和团队还应该共同决定，家长该通过怎样的方式观察质量发展的过程。基于这些不同的目的，除了为团队提供全面的、完整的文献资料作为长久性的工作手段之外，还需要提供一个简单的版本，以便为团队外部人员提供质量发展情况的概要。

对于团队而言，记录能够促进工作的连续性、透明度和方便绩效考核。在质量发展过程中，团队会在某段时间里处理目录中不同的质量领域或选定的部分内容。为了方便以后再次查阅所取得的成果，有必要对相应的工作情况进行记录并不断扩充。通过这样的方式，有利于在长时间中断质量发展工作后重新开始相关的工作。

管理完善的记录系统可以随时让每个团队成员：

·快速了解各个质量领域的工作成果状况的简要概况；

·在一个地方对整个质量发展过程进行总结；

·明确每个过程阶段；

·明确共同商定的目标和工作步骤。

记录系统的管理(www.xing528.com)

记录系统尽可能让一个人来负责管理， 这个人通常是领导人或团队的质量委托人。不过，日托机构的所有员工都应通过具体工作（例如制定目标协议、记录结果）参与到记录工作中。这样一来，团队内的接受度、责任感和透明度可得到加强。

访问记录系统

每个团队成员都应该能随时访问记录系统，以毫无延误地确保信息的流通和任务的完成。在文件封面上应明确指出团队成员以外的哪些人可以访问记录系统（在质量发展开始之初，这一点会在“信息义务和报告义务”部分中由投资人和日托机构达成一致）。 除此之外，文档的保密性也应指明。

在家长工作和公共工作的框架中，对于在哪里给家长或公众提供记录的特定内容，日托机构要做出相应规定。

记录系统形式的建议

以下建议，您可以在备有印刷文档的分类系统中使用，也可以在计算机上的电子分类系统里使用。

质量领域的文档文件夹

该文件夹包含一个文档资料表，列明迄今为止为此质量领域所完成的目标协议以及所有目标协议。您要清楚日托机构处理不同质量领域的时间和时间，以及您在执行目标协议时所达到的阶段。您可以使用表11来记录目标协议，它是您的量化成果记录。