展会筹备指南：展前物料准备及其组织流程

在展会举办之前，展会主办方（展览项目）需要备齐展会现场所需的物料。

（一）列明物料清单

在展前列明清单，是展览项目运营管理中的一项事务性工作。展会现场所需物料虽非大型或重型物料，但种类较多且烦琐，如有遗漏，则会造成现场工作的不便。主办方在展会现场所需物料清单如表8-6所示。

表8-6　主办方在展会现场所需物料清单

物料清单应设计为表格形式，须列明物料名称、数量、来源、汇集时间、责任人等标签，以避免遗漏。清单中的物品，一般要求在展会开幕前一周到位。

展期证卡，指展览期间出入展馆或会议/活动场所人员所佩戴的胸牌证件，包括展位搭建证、参展证、参观证、嘉宾证、媒体证、工作人员证等。制证工作包括胸牌设计、确定数量、批量制作。国内已有地方政府要求展会人员采用扫码入场，以减少纸质证件使用。

根据展会现场外包服务的合同约定，许多物料可由服务提供商准备，如开幕式所需物品。

案例8-3　　展览现场新冠肺炎疫情防护用品清单

会展防控新型冠状病毒消毒防护用品清单如表8-7所示。

表8-7　会展防控新型冠状病毒消毒防护用品清单(www.xing528.com)

说明与评点

此清单来源于《上海市会展行业新冠肺炎疫情防控指南（修订版）》。

2020年5月后国内恢复举办线下展览，根据各地政府出台的展会现场防控新冠肺炎疫情的规定，卫生防护用品成为展馆经营方和主办方的必备用品。

（二）编制文本资料

在展前需要编制的文本资料，主要是会刊、会报、《参展手册》《参观手册》《会议/活动手册》。

会刊辑录参展客商简介，包括客商名称、展品、展位号、联系方式等信息。

会报刊登有关展会的新闻报道。

《参展手册》《参观手册》《会议/活动手册》分别汇集客户所须知晓的参展、参观、参会或参加配套活动的信息，包括相关日程、举办地点、交通路线、入场流程、注意事项等。

其中，《参展手册》须将参展商报送审查特装展位搭建图纸、发放运输展品货车的交通通行证、展馆物流接货等信息一一载明，同时须汇集展会期间展品物流、展具、绿植租赁、动力电使用、广告发布等服务收费的标准，以及服务供应商的联系方式。