展会前的信息服务：客户需求解析与主办方服务方式

客户在展前的需求，集中反映为客户前往展会现场之前需要了解的信息。展前客户的信息咨询与主办方服务方式如表8-3所示。

表8-3　展前客户的信息咨询与主办方服务方式

主办方在展前为客户提供信息服务的方式，分为普泛告知和逐一沟通两种。

普泛告知，指主办方通过媒体/媒介（主要是自媒体）广泛发布相关信息，并向所有客户发送《参展手册》《参观手册》或《参会手册》（《手册》也可称为《须知》《指南》或《指引》）的电子文件或纸质文件。(www.xing528.com)

逐一沟通，指主办方通过电话、微信、QQ、手机短信或电子邮件，与客户“一对一”沟通，包括主动告知或答复客户询问。

在展前的客户需求中，参展客商的信息咨询集中于三方面问题：一是，采用货车长途运输的大型或重型展品，如何顺利进入展会举办地（城市），是否需要道路运输通行证（城市交通主管机构为展会制发的货运汽车通行证件）；二是，提前运抵举办地的展品，如何卸货并由仓储保管；三是，采用特装展位形式参展的客商所雇请的搭建服务商，按安全管理要求，如何提前报送相关资料（俗称“报馆”资料）。

特邀参加展会或会议的嘉宾，以及应邀参加展会期间配套会议活动的代表，其信息咨询的重点往往是相关活动的日程安排以及落地接待事宜。特邀嘉宾的交通行程及抵达后的住宿安排，是主办方信息沟通、服务对接工作的重点。

参观展会观众的咨询大多与抵达展馆的交通方式有关。专业展的观众会询问提前注册或现场登记问题。观众自驾车在展馆的停车问题，是咨询热点。

媒体机构参加展会，分为应邀和自行前来两种。其关心展会的日程安排，尤其是新闻发布会、权威人士出席、重要配套活动等方面的信息。对于应邀赴会的媒体机构，主办方需按接待安排提供信息服务。