展会主办方在决定租赁展览场馆之前，需要选择展览场馆。选择展馆须根据展览项目的实际需要。由于国内许多城市现已是“一城多馆”的格局，主办方选择展馆的余地增大。这与2010年之前展馆居于卖方市场的情形大不相同。对于新项目而言，选择展览举办地及其场馆是市场调研、项目立项工作的一部分。新项目选择举办地的原则，可参看本书第二章立项管理。
主办方选择展馆，在确定举办地（城市）的前提下，一般需要综合考虑以下因素。
（一）地理位置、周边设施及交通条件
展览面积偏小（2万平方米以下）、观众为市民（B2C性质的消费类展览）的项目，基本选择位于城区、公共交通便利的老旧展馆。而展览面积在5万平方米以上，甚至超过10万平方米的大型或特大型展会，只能选择室内可供展览面积大型或特大型但位于郊区的展馆。在选择大型展馆时要注意的是，有的因投用年限较短，周边设施及公共交通未能配套，这将对参展客商就近住宿、消费以及观众前来参观产生诸多不便。在城市公共交通条件中，地铁等轨道交通对于大型展会的观众集散十分重要。而临近高速公路、有大型停车场的展馆，对于长途运输的重型、大型展品（如机床、拖拉机）会带来便利。
配套会议较多或会议档次较高的展会，对于会议设施以及与会者住宿酒店的要求，也是主办方选择展馆时必须考虑的条件。
（二）展馆建筑设施功能及物流条件
金属加工设备、汽车等重型展品对室内展馆地面有承重性要求，一般不便上楼（指多层建筑结构的展馆）展示。有些工业设备（如机床）需要在展会现场开动，对于展馆用电、用水、用气，以及室内空间高度有特殊要求。大型、重型展品运进展馆、送达展位，一般是货运汽车直达馆内，再用吊车（叉车）吊（运）至展位。如果展馆物流通道狭窄，馆内建筑立柱较多或空间高度受限，则无法布置大型、重型展品。国内现实情况是，2000年之前修建的展馆，建筑设施功能多不适合布置大型、重型展品。此外，大型建筑机械（如履带式起重机、打桩机、挖掘机等）或采矿机械（如钻机、破碎机等）参展，一般只能在展馆的露天广场展示。
（三）租金与服务费价格
因展馆租金在展览项目成本中占比较高（大型项目占比为15%—20%，小型项目占比为25%—30%），故主办方对于租金价格十分敏感。目前，国内“上广北”特大型展馆（室内可供展览面积在10万平方米以上）的租金水平，一般在20元/（平方米·天）以上。其他大型城市展馆的租金水平，一般在以10元/（平方米·天）左右。
租金价格优惠对于展会主办方颇具吸引力。2019年，南方某一线城市特大型会展中心投用。为开拓市场，经营方以10元/（平方米·天）的优惠租金价格招租展会。之后，每年按一定幅度调升。此举对于特大型展会主办方重新选择展馆产生了积极作用。此外，展馆经营方在服务收费方面的优惠，包括延长布展期间免费加班时间、展馆广告位、展馆空调、会议室、停车场、仓库免费/减费使用等，也是吸引主办方的策略。
（四）展览档期
展览档期即为主办方租赁展馆用于举办展会的时间，包括布展、开展和撤展的时间。国内展览档期最短为3天，最长为15天。其中，较为多见的是5天。主办方在5天的档期中，一般布展安排2天（实际可连续使用57个小时），展出安排3天（一般累计为23个小时），撤展安排约10个小时（一般在第5天的15时撤展，展品、物品与人员至当晚12时前撤离展馆）。
在国内，每年的3—5月和9—11月为展览旺季。原因是春秋两季气候宜人，适合人们出行；春秋两季通常是企业订货时节，参展恰合其时；春秋两季无需在展馆内使用空调，主办方可以减少支出。因此，展会主办方都希望在展览旺季办展。
在具体档期的选择上，不同展会及其主办方的考虑各不相同。消费类展览（B2C）一般希望在“双休日”开展，而专业类展览（B2B）则希望避开“双休日”。如果为同主题展会，二线城市的主办方希望与“上广北”的大型展览和邻省的展会错开时间。而在“上广北”档期密集的展馆举办的大型展会，定下档期后将很难变更。某些大型展会为在“上广北”市场立足，不得不选择在淡季办展。
（五）馆方服务品质
主办方对于展馆经营方服务品质的要求通常反映在三方面：一是，主办方现场的布展、撤展的物流、搭建、仓储、展具租用，以及疫情防控、安保、保洁、供电的等服务事项，与馆方对接要顺畅。在对接中，馆方应体现专业的服务水准。二是，馆方要主动与主办方协调配合，尽可能地满足参展客商的需求。在配合中，馆方应显示良好的服务精神。三是，馆方应尊重主办方自行选择标准展位搭建、地毯铺设、展品物流、展期餐饮服务供应商的权利，不以自身地位强制性搭配销售（绑定销售）这些服务。(www.xing528.com)
在考虑以上因素时，展会新项目、老项目或巡回项目的主办方在选择展馆上也各有特点。
商业机构举办的新项目，通常从小馆起步，控制成本，以图稳定发展。若是政府展览，因强调首届上规模，则一般选择在大馆举办，而且会提出明确的档期要求。
老项目在做大规模后，主办方一般不会轻易调整展馆或变更档期。除非是原用展馆已不适应项目发展需求，或因租金价格优惠迁址新馆。
巡回展项目选择展馆，主办方一方面要考虑是否合用（如展览规模与展馆容量、建筑功能的适配性），另一方面会考虑巡展举办地政府是否有资金补贴（地方政府为吸引巡展提供的专项资金扶持）。
此外，对于第一年投入使用的新馆，除周边设施及公共交通配套缺乏之外，主办方还担心经营方新手上路，内部磨合不到位，相关服务跟不上，一般不愿成为前三个“打新”的展会。
案例8-1 “一城多馆”的选择比较
武汉市展览场馆的基本情况如表8-2所示。
表8-2 武汉市展览场馆的基本情况 单位：万平方米
续表
说明与评点
（1）武汉市位于中国中部，为湖北省省会，是常住人口超过千万的特大型城市。与“上广北”相比，属于展览业“二线城市”。到2022年，该市将拥有5座展馆，是国内展馆较多的城市。该市第5座展馆——位于黄陂区的天河国际会展中心，已于2020年动工，室内展览面积规划为40万平方米。
（2）已经投入使用的4座展馆中，仅武汉国际会展中心位于中心城区商圈，其他展馆位于郊区，但均有地铁线路抵达。武汉国际博览中心、武汉光谷科技会展中心的周边商业设施配套滞后。
（3）已经投入使用的4座展馆2019年租金价格均在8.5元/（平方米·天）以下。其中，武汉文化博览中心、武汉光谷科技会展中心的租金价格低于武汉国际会展中心、武汉国际博览中心。
（4）武汉国际会展中心2019年的场馆利用率超过50%，其他展馆均在25%以下。
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