展会前的客户服务流程与责任解析

在主办方与客商签订参展合同之后，至展会开幕之前，由展览项目销售部门及销售人员承担的客户服务工作主要如下。

一是，在依照参展合同收取参展费的过程中提供服务，包括了解客商支付款项的内部流程进展情况，核对双方往来的银行账户、落实发票开具及客商收到发票的情况（发票邮寄或登门送达，还可以采用电子发票）。

二是，获取客户简介资料，以便展览项目编辑会刊或公布于自媒体。用于编辑会刊的客户简介，要包括客户名称（企业或机构名称）、发展状况、展品、联系方式等简要情况，篇幅一般在100字左右。

三是，为展会自媒体宣传客户提供协调服务，分为两种情况：一种是，按参展合同约定，展览项目为客户提供新闻报道或广告宣传；另一种是，销售人员为维护客户关系，也为项目自媒体内容生产，动员客户提供新闻稿或报道素材。

四是，对于接受组合销售的客户，对参展合同中约定的、由主办方提供给客户展位以外的服务产品，按照双方认可的具体方案，落实双方对接责任人，督促相关组织工作到位。比如客户在展会期间举办酒会，展览项目销售人员须掌握本方具体责任人的工作情况，以便应对客户的问询。(www.xing528.com)

五是，发送《参展手册》（也称为《参展指南》《参展须知》），以便客户预先知晓参展流程及需要提前办理的事项。例如，外地运输展品的货车进入当地展馆的放行时间。若展品须在禁行时间内运抵展馆，客商须持有当地交管部门核发的通行证。而核发通行证，客户必须提前向主办方申请。对于客户提出的有关参展的问题，如展品物流、仓储、特装展位搭建安全审查、参展人员住宿等，销售人员需要及时、准确地回复（也可根据项目团队内部的业务分工，由项目运营人员或专门的客服人员回复），以免信息沟通不畅而导致客户参展遭遇困难。对以特装展位或大型设备参展的客商，销售人员要将其作为服务重点，主动沟通，反复提醒，以利客商在展前准备工作中避免可能出现的疏漏。

六是，展览开幕前提醒客户，以免遗忘，特别是租用标准展位的客户。同时，了解知名客户参展人员情况。如有管理高层人士到会，应报告展览项目经理，在开展后拜访，以示礼节。此外，对于预定应邀参加展会开幕式的客商管理高层人士，要提前对接相关接待事宜，避免失礼。

以上展前销售服务的事项，由销售人员及其客服人员负责。接受组合销售的客户、组团参展机构，展览项目销售部门负责人以至项目经理应配合销售人员参与相关服务工作。在展前销售服务中，财务人员和营销人员应配合销售人员参与相关服务工作。主办方委托的销售代理机构的销售人员，须按主办方的统一要求，为客户提供展前销售服务。