展带会与会带展项目的会议活动组织及其重要性

展览与会议的关系十分密切。其共同点是通过聚会增加人们的接触，促进人际交流。不同的是，展览主要是通过商品展示服务于人们的经贸交流，尤其是货品贸易交流；会议主要是通过内容传播服务于人们的信息交流，包括政策、科技、投资、管理等方面的信息交流。

在会展界，有展览型会议和会议型展览的项目区分。展览型会议俗称“展带会”，即项目由展览驱动，会议作为配套活动。会议型展览俗称“会带展”，即项目由会议驱动，展览作为配套活动。“会带展”项目的会议，一般为大型学术会议，如口腔医学会议暨口腔医疗器械展览会。

以下有关会议活动的知识介绍，偏重“展带会”项目，兼顾“会带展”项目。

（一）会议活动的分类

展会配套活动中的会议，可大体分为内容传播、商务洽谈和社会交往三类（见表6-21）。

表6-21　展会期间会议活动形式与场景的比较

在展会期间举办、以内容传播为功能的会议活动，指经由主持人、演讲人/报告人通过公开发言以及散发相关文字资料、传播会议主题内容的会议活动。例如，在中国国际进口博览会期间举办的虹桥国际经济论坛。

在展会期间举办、以商务交流为目的的会议活动，指交流投资、贸易信息、推荐企业及产品的会议活动。与会者主要是参展与参观客商。例如，中国（南京）软件谷专题推介会作为中国国际服务贸易交易会（简称服贸会）配套的商务会议，2020年9月在服贸会期间于北京举办。其主题是推介“南京软件谷”，为南京雨花台高新技术产业开发区招商引资。

在展会期间举办、以促进社会交往为目的的会议活动，一般指宴会、酒会。聚会者主要是参展客商，通过这种聚会，他们可以自由、分散地交流信息。例如，“中国电商食材节”2013—2015年连续三届在开幕当天举办答谢晚宴，邀请参展客商和展会合作伙伴机构的代表赴宴聚会。

此外，在展会期间配套举办的会议，还有公开会议与闭门会议、收费会议与免费会议之分（见表6-22）。

表6-22　公开会议与闭门会议、收费会议与免费会议的区别

对于与会者（听众）是否设置条件（包括是否收费），由会议组织者确定。其中，向与会者收费，是闭门会议与会者（听众）的限制性条件之一。

（二）内容传播会议的组织

1.确定会议主题与形式

会议主题，即会议议题。会议主题与会议形式密切关联。会议形式，指会议活动是论坛、研讨会、技术交流会、民间社团会议、培训会议，还是新闻发布会。

论坛、研讨会、技术交流会的主题，可以从两方面确定：一是由会议名称确定，如第2届中国国际进口博览会期间举办的国际邮轮服务贸易高峰论坛；又如第4届深圳国际无人机展览会期间举办的国际无人机系统开源开发者大会；再如第21届中国国际工业博览会期间举办的嵌入式机器视觉人工智能技术论坛。二是由会议主办方特别设定，如在贵阳举办的中国国际大数据产业博览会高峰论坛的总主题为“数据创造价值　创新驱动未来”。其2019年度主题为“创新发展数说未来”，下分技术创新、数字经济、数据安全、融合发展和合作交流五个分论坛。

社团会议的主题，一般通过会议通知明确。在展会期间举办的社团会议，通常有年会（如机械行业协会在机械工业展会期间召开会员大会或理事会）、工作会议（如各省市商业联合会秘书长工作座谈会）或专题会议（如纺织技术学会在服装面料展会期间召开技术标准和质量管理工作会议）。

培训会议的主题，一般通过会议名称或培训课程明确，如汽车后市场产品展览会期间举办的汽车音响升级改造技术培训班。

新闻发布会的主题，主要是向新闻界介绍展会组织工作进展情况。如每届广交会开幕之前，广交会承办方中国外贸中心（集团）均要在中国进出口商品交易会展馆（广交会举办场馆）召开新闻发布会，向新闻界通报广交会的组织工作情况。此外，为维护展会声誉，应对展会组织工作中的突发事件，召开新闻发布会也是主办方引导舆情、处理公共关系的重要选择。

2.确定会议规模与举办场地

会议规模，指出席会议的人数。一般认为，100人以下为小型会议，100人以上至500人以下为中型会议，500人以上至1000人为大型会议。超过1000人的会议，对于展会配套会议而言，已是特大型会议。能以特大型会议配套的展会，只是少数。

会议规模决定会议场地的选择。100人以下的小型会议选择在会议室召开，300人以上的中大型会议选择在会议厅召开。

会议场地的设计与布置，与会议形式和会议规模有关（见表6-23）。展会期间的配套会议，一般选择在举办展会的展馆（会展中心）所属会议厅（室）举办。也可以选择在临近展馆的酒店会议厅（室）举办。

表6-23　会议形式、规模与场地布置

续表

2015年以来，国内新建的会展场馆均称为会展中心，其建筑功能包括展览和会议两方面用途。如2020年完成第一期建设的深圳国际会展中心，其室内可供展览面积达40万平方米，系国内一次性建成的最大展览面积的单层展馆建筑。其可供会议使用的面积约3万平方米，分为140个不同规模的会议厅（室）。3个大型会议厅有的面积分别为6600平方米、3600平方米和2200平方米。其中，2200平方米会议厅为国际报告厅，采用剧院式设计，可用作文艺表演。新建会展中心的功能变化，旨在适应主办方在办展期间的办会需求，反映了展览与会议融合发展的趋势。

3.邀请会议演讲者

会议演讲者，指论坛、研讨会、技术交流会的演讲人或报告人以及主持人。他们是会议主题所设定会议内容的生产者与传播者。

高峰论坛（峰会）或论坛中，演讲人或报告人以及主持人的地位显要，其演讲或报告及主持的内容权威。

研讨会、技术交流会中，会议内容围绕某一研究性、专业性或技术性的主题，演讲人或报告人一般是该领域的知名人士或专家学者。研讨会、技术交流会需要与会者互动。研讨会的发言者可各抒己见，相互切磋。技术交流会鼓励与会者提问。

为保证会议内容传播的效果，邀请演讲者或报告人以及主持人是论坛、研讨会、技术交流会等会议活动组织工作的重要环节。地位显要的演讲者，如党政机关领导多由政府及其部门出面邀请。其前提一般是，该展会由政府及其部门主办。出席研讨会、技术交流会的知名人士或专家学者，或由展会主办方邀请，或由合作举办展会的机构邀请（如中国机械工程学会为机械工业装备展览会举办的“十四五机械工业发展规划研讨会”邀请行业专家）。

邀请演讲者、报告人及主持人的工作，包括与应邀者确定出席时间、演讲内容（讲题）、演讲时长、演讲PPT、接待安排等具体事宜，还需要演讲者提供照片、简历等资料，以便用作宣传。

4.邀约与会者

邀约与会者一般使用邀请函或会议通知。一般而言，由主办会议的政府部门或民间社团制发的通知更具影响力。邀约途径包括电子邮件、信函邮寄、电话。邀约与会者犹如邀约专业观众。但被邀者的条件高于一般专业观众。其针对性有三点。

一是，邀约会议的目标受众。要邀约对会议主题有兴趣的听众。例如，人工智能嵌入式机器视觉技术论坛，对此有兴趣的主要是已经采用或准备采用人工智能技术的企业和相关设备制造商的高中级技术管理者，以及人工智能科研机构的高管和高校相关专业的教师及研究者。

二是，邀约具有管理者身份的人士。演讲者为党和国家领导人的论坛，受邀与会者基本是各级党政官员、知名企业高管和专家学者。研讨会、技术交流会的听众也是管理者居多。(www.xing528.com)

三是，邀约与会人数要有规划。与会者人数与会议规格、主题、形式和举办场地等要素相关。论坛、大会一般要求与会者人数多，规模大。而研讨会、技术交流会、培训会议的与会者人数多在30—200人，并不追求规模大型。先设定人数再确定场地，或先确定场地再设定人数，也是规划会议人数的常用方法。

此外，新闻发布会的听众是媒体记者。媒体机构在国内分为央级（国家层级）、地方和境外三类，还有纸媒、网媒、电视、电台等媒体业态之分。央级媒体指人民日报、新华社、中央电视台、光明日报、经济日报等。冠以“中国”字号的专业媒体，如中国教育报（教育部主管）、中国矿业报（自然资源部主管）、中国贸易报（中国贸促会主管）、国际商报（商务部主管）、农民日报（农业农村部主管）等国务院相关部门主管的媒体，也属于央级媒体。

展会举办新闻发布会多在展会开幕之前。展览新项目举办新闻发布会，一般选择在展开大规模销售之时。展会邀请媒体记者参加新闻发布会，人数根据受邀媒体机构确定。

案例6-5　　展会期间的会议活动

此处以中国国际进口博览会——虹桥国际经济论坛会议活动为例（见表6-24）。

表6-24　中国国际进口博览会——虹桥国际经济论坛的会议活动

说明与评点

虹桥国际经济论坛是与中国国际进口博览会（简称进博会）配套的高级别会议活动。该论坛与进博会同期在上海举行。与会者主要是进博会的客商代表，与会人数在1000人左右。应邀出席演讲的嘉宾包括各国政要、企业家和专家学者三方人士。

（三）商务交流会议的组织

1.洽谈会的组织

洽谈会，指与会者在会场因各自需要配对洽商合作事宜。这种配对既可由会议主办者事先安排，也可由与会者在会议现场自行对接。

洽谈会的主办者有三种：一是展会主办方；二是展会合作方，如联合主办展会的政府机构、行业协会；三是参展或参观的客商。

洽谈会的主题由主办者设计。例如，2019年中国国际投资贸易洽谈会（简称投洽会，在厦门举办）期间举办的“一带一路”沿线国家和地区投资贸易对接交流会，即由投洽会主办方策划组织。与会者为应邀参加投洽会的“一带一路”沿线国家、地区的政府、民间社团、企业代表和中国企业代表。

参加洽谈会的主要是参展商和专业观众中的买家。其由主办者提前邀约，告知举办时间和地点。洽谈会的举办场地可以选择在展会现场（在展馆中专门划定区域，并进行搭建），也可以安排在会议厅/室。

洽谈会的会场一般不设主席台或讲台，洽谈桌按“小岛式”分散摆放，以便客商相互交流。为方便客商配对洽谈，主办者应在洽谈桌上摆放显示客商名称的席卡。

2.推介会的组织

推介会，常被称为“路演”或“会销”。“路演”（英文为Road Show），原指证券发行的推广活动，现指通过现场演示以引起目标受众关注并促成销售的活动。在公共场所发表演说、演示产品、宣介公司或团体以及某种市场理念，是“路演”的主要方式。“会销”，指通过会议活动推销产品。在展会期间举办的推介会，以推介经贸投资合作项目（招商引资）和企业及产品（吸引买家或代理商）的内容居多。

组织推介会首先要确定推介者及其推介内容（包括“路演”的方式），同时要确定目标受众。选择推介会的场地，要根据目标受众应邀到场的人数。

3.餐会的组织

餐会是商务会议的一种便捷形式，分为早餐会、午餐会和晚餐会，用于组织者（邀请方）在进餐时间与客户进行集体交流。

餐会主题由组织者（邀请方）确定，如某知名国际品牌制造商在展会期间邀请中国政府有关部门、行业协会和大型用户企业负责人出席早餐会，就其产品进入中国市场进行宣介，并结识出席者。

餐会的与会者一般不超过20人。餐会交流可以安排主宾双方简短致辞，也可通过投影仪播放PPT或短片，用以介绍组织者（邀请方）。

餐会时间一般不超过一小时。其中，早餐会时间一般为半小时左右。餐会举办地点一般在小型餐厅，也可以安排在会议室。餐会多采用条形餐桌，主宾分别对坐，以便交谈。餐会用餐为分餐形式，餐食不宜过于丰盛，但应具有特色。

（四）社会交往性质的会议活动组织

展会期间举办的宴会、酒会，是主办者以餐饮形式为聚会者提供交流的场合。宴会一般是展会主办方及赞助方为答谢参展客商而举办的。举办时间多在晚上，故称晚宴。如德国汉诺威工业博览会的欢迎晚宴已成惯例，其在开幕前一天举办，受邀者为莅临展会的国内外政要和重要客户及合作伙伴代表。

展会期间的宴会分为中餐和西餐两种。国内展会以中餐宴会居多。宴会安排在酒店或会展中心的餐厅/宴会厅举行。宴会规模按应邀出席人数确定。中餐宴会以桌数计算出席者人数，如每桌（圆桌）10人，50桌计为500人。通常要设置接待领导与嘉宾的主桌，以示尊重。宴会开始前，可安排展会主办方及赞助方负责人致辞。席间，可以安排与展会相关的颁奖活动或文艺表演。西餐宴会主要为自助餐（冷餐）形式。其不为聚会者固定餐桌，菜肴、主食、酒水由聚会者自行选取。聚会者可自由走动与其他人交流。如有必要，西餐宴会可安排主办方负责人致辞。西餐宴会的聚会人数不宜过多，规模在300人以上的较为少见。举办场地可以是酒店或会展中心餐厅，也可以安排在室外的花园。场地大小与聚会者规模有关。

酒会是展会主办方及赞助方为答谢重要客商（主宾）而举办的。举办时间多在晚上，延续时间长于宴会。酒会一般安排在酒吧举办，只提供酒水和点心，不提供菜肴和主食，也不为聚会者固定座位。其规模一般不超过百人，出席者可自由走动与其他人交流。应邀出席者或与主宾关系密切（包括主宾需要拓展的关系），或是酒会主办方的重要合作伙伴。

为遏制奢靡之风，国内的政府展览自2012年之后极少举办宴会。在商业展览中，消费类展览一般不举办宴会，大型专业类展览较少举办大型宴会。举办大型宴会较多的展览，其主办方多为社团，以及一些举办答谢宴已成为惯例的展会。

无论是宴会还是酒会，组织者邀请客人出席一般采用请柬（分为纸质请柬和电子请柬两种）。请柬上要写明被邀者姓名（邀请个人），告知举办时间及地点。以发送餐券方式给出席者的情况，也非鲜见。

（五）“会带展”项目的组织

基于“会带展”项目的驱动力量是会议，故而此类项目须首先做优、做强、做大会议。所谓做优，指会议定位明晰、市场需求持续、目标受众明确、会议操作专业规范。所谓做强，指会议在相关领域具有知名度、美誉度，在竞品中富有特点。所谓做大，指会议规模大型化，与会人数稳定并保持增长。如此，才能发挥会议带动展览发展的作用。

“会带展”项目的场地选择，须首先考虑会议需求，一般需要会场大（能够容纳大型会议）、会议室多（可以同时举办多个平行会议）、供餐、住宿方便。与会议配套的展览，举办场地不宜距离会议地点太远。

“会带展”项目中的会议和展览，均为收费业务。其中，会议收费来自赞助方提供的赞助费和与会代表交付的注册费（参会费）。在“会带展”项目团队中，会议与展览往往各有专班、分别操作、相互配合。会议业务募集赞助、邀约参会者，可视为销售业务。

（六）会议活动的管理工作措施

1.制定组织工作方案

举办会议活动应制定组织工作方案，举办论坛、研讨会、洽谈会、新闻发布会、餐会、宴会、酒会，或300人以上的中大型会议，需要分项目制定组织工作方案。档次较高的政府展，因配套的会议活动往往是高层官员现身展会的重要场合，要求制定文本性方案。商业展中的大型专业类展览，配套的会议活动较多，其总体方案及具体项目计划多采用表格形式。

会议活动的组织工作方案包括会议的主题、类型、规模、合作机构、举办时间、地点（场地）、议程、拟邀请出席演讲者、嘉宾、经费预算、工作措施等内容。

2.设立专班落实组织工作

配套举办会议活动较多的展会，在展览项目营销部门中要配备专班负责会议活动的组织工作。其工作包括制定方案、协调关系（与合作机构）、邀约与会者（包括演讲者、嘉宾、参会代表）、落实场地（布置会场）、印制资料、现场服务等。如是收费会议项目，还要募集赞助、收取注册费。因此，一些大型展会的项目团队中设有会议经理一职，专司会议活动的管理。