收集展览项目的观众信息，旨在为邀约工作提供依据。根据观众定位分析，精确到人的观众信息，并达到预期数量，是衡量展览项目信息收集工作水平的标志。
（一）问题导向与数据概念
1.四个问题的导向
以展览项目观众的定位分析为基础，可用“他是谁”“他在哪”“怎样联系他”和“他需要（关心）什么”四个问题，导引信息收集工作的思路。
“他是谁”——要求确定观众的姓名及身份。比如机械工业装备展会的专业观众，最受参展客商欢迎的是采购商即专业买家。这些采购商就是一个个具体的人。在采购商中，机械设备制造企业中具有采购决策权和建议权的人，主要是企业中从事经营、技术或采购工作的高中层管理者，包括董事长、总经理、总工程师、设备管理部门负责人等。因此，从观众的身份（职业、职务）入手弄清楚“他是谁”（姓名），是展览项目收集观众信息工作从抽象的群体具体到每一个人的落脚点。
“他在哪”——要求确定观众的所在地、所在单位，以便获取观众的联系方式。
“怎样联系他”——要求确定联系观众的方法。
“他需要（关心）什么”——要求在解决以上三个问题的基础上，通过“一对一”的沟通，了解观众参观展会的意愿、兴趣和关注点。
以上四个问题相互关联，层层递进。前两个问题用于导引信息数据构成的思路，第三个问题用于导引邀约途径的思路，第四个问题用于导引迎合观众诉求的思路。
专业类展展览（B2B）收集的观众信息必须精准到具体人。消费类展览（B2C）收集的观众信息是否需要具体到人，应根据项目观众的构成与参展客商的需求而定。以中老年观众为主、现场售卖食品、快销日用品的展会，一般不需要收集观众信息。而观众中的特殊性消费群体，或是观众中指标性群体的意见领袖人士，则需要精准到人地收集此类观众的信息。比如汽车展观众中具有购车意向的群体，电子游戏展观众中具有市场影响力的社团及玩家，旅游展观众中具有影响力的旅行家或评论者。对于B2B2C性质的展会（如宠物展、乐器展）中的专业观众，收集信息同样需要精准到人。
2.数据是信息载体
在互联网及大数据时代，以数据概念理解观众信息，对于主办方及展览项目团队提升认知、深化营销、扩展业务具有重要意义。
何为数据？数据就是数值，即人们通过观察、实验或计算得出的结果。数字是最为直观的数据。数据是信息的表现形式和载体，除数字外，还可以是符号、文字、语音、图像、视频等。数据可通过计算机为算法提供依据，可广泛用于科学研究、设计创意、轨迹查证等方面。数据本身并无意义，但当其影响实体行为时就成了信息。换言之，没有数据支撑的信息及不能对实体行为产生作用的信息，可以认作缺乏价值或价值不高的信息。
展览项目精准到人的观众信息，由姓名、职务、所在单位及地址、联系方式等数据（要素）构成。其既可用于主办方邀约展会的观众，也可用于主办方发展其他业务，如线上媒体的广告销售。广州光亚法兰克福展览有限公司是广州国际照明展览会的主办方，其创办的“阿拉丁”网就依托了自身掌握的参展商和专业观众信息。
（二）信息收集方法
展览项目观众信息来源宽泛，收集方法虽不具一格，但应务实有效。根据观众定位分析，框定信息来源，而后开展收集工作，并核实相关数据达至精准到人，是展览项目观众信息收集工作的基本方法。
1.信息分类与收集途径
展览项目的观众信息可分为原始信息和精准信息两类（见表6-14）。
表6-14 展览项目观众信息收集及数据质量分类
原始信息，指数据不完整的信息，如只有观众所在的单位名称、办公室电话。这种信息难以用于展会观众“一对一”的邀约。
精准信息，指数据完整、真实、准确的信息，一般包括观众姓名、所在的单位名称、职务、个人联系方式（手机、微信、QQ）四个要素，可以用于展会观众“一对一”的邀约。
原始信息和精准信息的来源并不相同。原始信息可以通过公开的媒介查询。2005年之前常用的公开媒介主要是纸质印制的黄页（电话号码簿），包括邮政、电信、工商黄页以及行业协会汇编的企业（会员）名录等。其后演变为电子黄页。比如，可以通过“企查查”“天眼查”网站搜寻目标观众所在的公司名称、联系电话、法人代表姓名及其相关工商登记的基本情况，但仍无法据此精准地邀约某个具体的目标观众参观展会。精准信息来源于细分途径。不同途径获取信息的方式各有不同（见表6-15）。(www.xing528.com)
表6-15 展览项目观众精准信息的收集途径与方式
表6-15中所列十种收集观众精准信息的途径及其获取方式，为展览项目所常用，而且是混合使用。展览项目之所以需要从不同途径获取观众的精准信息，是因为展览项目的展览主题以及观众构成各不相同，也因不同途径所提供的数据各有侧重。正因如此，不同途径获取观众信息的数量与质量不尽相同。
2.信息收集工作措施
一是，明确数据标签，用以完整、翔实地收集观众信息。除观众姓名、所在单位名称、职务和个人联系方式四个基本要素之外，还可添加性别、年龄、所在单位地址、业务范围、主要产品、过往参展/参观情况，以及主办方认为需要了解的数据等标签。包含以上数据的信息，在用于“一对一”邀约参观的同时，还可用作观众“画像”，以便有针对性地开展营销，加深联系，或用于主办方的其他经营活动。
二是，收集原始信息与精准信息的工作相互结合，用以扩大观众信息总量。原始信息反映展会潜在观众的状况，是加工精准信息的基础。展览新项目一般应从收集原始信息入手，并在原始信息的基础上过渡到精准信息的提炼。展览老项目应经常汇集新的原始信息，或用作发掘新观众的精准信息，或为展会主题扩张而增加新的观众群体。
三是，选择精准信息的收集途径及方式，用以增加精准信息的数量。展会观众的邀约工作依托于精准信息，而非原始信息。一般规律是，5条精准信息可能邀约到1.5个观众到展会现场参观。因此，精准信息数量越大，接受邀约到展会现场参观的观众可能越多。选择收集精准信息的途径应考虑“费效比”，以求达到获取数据多、质量高和成本低的综合效果。
四是，利用电话呼叫中心，用以提升收集精准信息的工作效率，并同时开展电话邀约参观工作。电话呼叫中心（英文为Call Center），也称客户服务中心，指在办公场所集中服务人员（从事电话呼叫业务的人员，称之为“坐席”），利用电话与客户沟通，批量处理信息的组织。展会主办方通过电话呼叫中心与沟通客户、处理信息，多用于核实观众信息并邀约观众，也有用于客户销售的。主办方采用电话呼叫中心处理信息，分为自建经营和委托经营两种情况。自建电话呼叫中心的主办方，主要是拥有大型专业展项目且观众信息量巨大的展览公司（展览面积达10万平方米以上的特大型项目，专业观众信息数量往往多达数十万条）。委托经营即主办方将电话呼叫业务外包。接受委托的机构，一般为从事会展信息服务的企业，如北京昆仑亿发科技股份有限公司、上海同高信息技术有限公司、上海汇展信息科技有限公司。这些公司长期从事展会现场观众登记服务，并通过自有的电话呼叫中心承接展会主办方委托的观众信息核实及扩大邀约（简称为扩邀）业务。
五是，建立观众信息数据库，用于邀约观众及其数据分析工作。数据库，指用于电子化文件存储的处所（可理解为“仓库”或“文件柜”）。数据库除存储信息数据外，用户可对其中的信息数据进行查询、新增、更新或删除等处理工作。数据库可保存于计算机硬盘、U盘或云平台。展览项目观众信息数据库，指存储观众信息数据的电子文件。该文件为电子表格形式，多采用Excel格式。输入表中的观众信息一般按姓名、工作单位、职务、联系地址、联系方式等数据标签排列。
3.信息整理
从观众的原始信息到精准信息，其整理过程一般需要经过9个环节（见图6-1）。
展览项目观众信息的整理过程是往复循环的过程。一般是每届展会完成现场登记环节后，这一过程就进入新一轮的循环阶段。展览项目观众信息整理过程各环节的概念及其工作解释如下。
图6-1 展览项目观众信息的整理环节
原始信息汇总，指收集得到所有原始信息，包括主要数据不完整的信息，以及没有经过整理的信息。
信息清洗，指将汇集的原始信息录入电子表格后，剔除错误信息（如判定为不是目标观众对象）和重复信息（同一个人有多条信息，称之为“查重”）。
信息补充，指将原始信息中缺乏的主要数据补充完整，如原始信息中没有观众的个人联系方式，就需要补充。
信息核实，指核对原始信息中数据的真实性，如观众的所在工作单位及职务是否确实，个人联系方式是否有误。此外，在信息收集过程中获得的相对准确的信息资料，如观众名片，在该信息录入数据库时仍然需要核实相关数据，以防有误。
展前观众预登记，指观众通过展览项目的自媒体在线扫描预先填表登记，接受主办方邀请参观展会的预约。
扩大邀请，指利用已核实的观众信息，通过目标观众本人获得其他目标观众的信息。例如，已核实信息的某位观众因故不能前来参观机械工业装备展会，电话呼叫中心工作人员可以商请该观众推荐其同事或业内好友前来参观，并提供被推荐者的相应信息资料。电话呼叫中心工作人员据此邀约成功，即为扩大邀请。
信息入库，指将核实的观众信息上传并存储于观众信息数据库。
信息维护更新，指新一轮的观众信息整理过程，包括清洗、补充、核实、扩邀和入库等环节。
在以上环节中，信息的补充、核实和扩邀，主要是联系观众本人，通过沟通征询获得反馈。
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