如何提升展会邀约观众的专业化与效果-对主办方的重要性及影响

客商参展就是为了见到用户，并通过展会与其面对面交流。对于经贸展会而言，用户是观众的主要构成。没有观众或少有观众的展会，或者虽有观众但缺乏用户观众的展会，要么是展览项目的主题背离市场需求，观众不感兴趣；要么是展览项目缺乏营销能力，难以吸引观众。因此，对于邀约观众的工作重要性，许多国际知名展览公司的常用语是：“第一是观众，第二是观众，第三还是观众”。

邀约观众对于展览项目持续健康发展的重要性，可以从三方面解读。

首先，观众是决定展览项目在市场上成败的关键因素。试想，一个展会开幕了，却观众稀少、门可罗雀，参展客商必将对此严重不满，甚至认为上当受骗，自然不会再次参展。这些客商还会传播信息，形成不利于展会主办方的社会舆论（口碑效应）。如此一来，因为销售困难，项目发展随之陷入困境。故而许多少有观众的项目创办不到三届就停办了（一些政府展览项目缺乏观众仍能长期举办的原因，是其依靠财政资金补贴作为支撑，如果转型为自负盈亏的市场化经营，这样的项目就做不下去了。）因此，没有或失去观众的展会，可以看成是被市场淘汰的项目。而拥有观众并能不断扩容的展会，就是适应市场、占有市场并赢得市场的项目。此外，展会主题不符合市场需求（包括相关行业或相关主题不合适办展），或主办方操作不当，也会造成缺乏观众的结果。(www.xing528.com)

其次，邀约观众到场参观是主办方经营价值的体现。观众参观展会，需要前往举办展会的场所。人们无需事先提示而主动前往展会参观的情况，实为鲜见。展览项目经营活动的实践证明，为吸引观众参观，主办方必须投入大量精力开展邀约工作。对于负责任的主办方而言，邀约观众的重要性不亚于招揽参展客商，甚至更加重要。这些主办方深知，让“衣食父母”即参展客商满意的关键，是具有相应质量与数量的观众来到展会现场参观（因为，作为用户的观众，恰是参展客商的“衣食父母”）。参展客商如果对此不满意，主办方所提供的展会——这一服务产品的价值必将受到质疑，甚至存在失去客商、丢掉市场的危险。在展览项目经营成本中，邀约观众是主要开支之一。主办方的投入水平与邀约效果一般成正相关关系。

第三，邀约观众是展览项目营销工作的基础性业务。邀约观众工作涉及展会的服务对象定位、信息收集、约请联系、保持黏性直至现场接待等多个环节，业务的系统性强，技术要求高，是营销管理的重要领域。随着市场变化及项目调整，邀约观众工作必须与时俱进、持续升级，不可能一成不变、一劳永逸。因此，只有不断加强邀约观众的工作业务建设，努力提升专业化水平和保持先进性，才能使展会价值保值增值，从而增强展会在市场上的影响力和竞争力。