展览项目团队由主办方所属从事项目业务工作的人员组成，具有以下四方面特点。
一是，团队成员分为正式员工、实习员工和临时员工三类。
展览项目团队中的正式员工，系与主办方签订长期劳动合同的成员。
展览项目团队中的实习员工，系与主办方签订实习合同的成员。实习员工一般为高校毕业生或在校生。实习员工是主办方正式员工后备人选的重要来源。
展览项目团队中的临时员工，系主办方根据项目业务需要临时招募的成员。临时聘用员工分为两种：提供长期服务的，如外聘设计师负责项目宣传资料的美工设计，其受聘的工作时间与项目的经营时间基本一致，该员工一般采用远程办公方式完成聘用方所规定的工作任务；提供短期服务的，如聘用高校在校生在展会现场从事观众登记服务工作，其受聘工作时间限于展会举办期间（见表5-3）。
表5-3 展览项目临时工作岗位一览
二是，团队成员的配置依据项目的经营规模或业务范围而确定。
一般而言，展览面积在2万平方米以下的展览项目，其正式成员可控制在10人左右；展览面积在5万平方米左右的项目，其正式成员可控制在20人左右；展览面积在10万平方米左右的项目，其正式成员可控制在30人左右。
如果展览项目拥有超过500人以上规模的常设会议（与展会同时举办），或拥有与展览主题相关的行业媒体就需要配置专职人员承担相关业务工作。项目团队中的正式成员人数因而需要增加。
展览项目团队中临时成员的配置，同样与项目的经营规模或业务范围有关。经营规模大或业务范围广的项目，用人数量自然就多。
三是，团队成员按业务需要安排工作岗位。
展览项目团队成员一般按销售、营销、运营三个主要业务部门安排工作岗位。在团队成员中，从事销售、营销工作的人员占多数。
案例5-1 展览项目团队成员的构成
以机械设备展会项目团队岗位与成员构成为例，机械设备展会项目团队岗位与成员构成如表5-4所示。
表5-4 机械设备展会项目团队岗位与成员构成(www.xing528.com)
说明与评点
（1）此案例是编者根据自身经验提供。案例中所列项目团队人员构成指正式员工，未包括实习生和临时成员。
（2）举办届数达10届以上、展览面积达10万平方米的机械设备展会，属于特大型展会。大型项目可以配置正副经理各1人。其中，副经理可以兼任销售或营销部门经理。
（3）首届创办的机械设备展会，虽然展览面积为1万平方米，但各项业务并不会因为展览面积小而减少，反会因为新项目创办而更具难度。因此，新项目团队的人员配置相对较多，且成员在业务上多有交叉。新展会项目经理的业务能力必须全面，许多业务工作都需要亲力亲为。
（4）展会现场举办配套活动较多，营销部门需要增加人手。如举办收费会议，一般要在营销部门中设立会议组或会议经理。
（5）机械设备展会展品物流以及展会现场布展工作量大，安全管理要求高，运营部门人手必须保障。举办多个展会的大型主办方，一般会在公司层面设置运营部，负责所有展会的运营管理。在这种组织架构下，项目团队中就不必配置运营人员了。
（6）业务助理在展览项目团队中是较为特殊的岗位。其作为项目经理的助手，受项目经理指派，主要分担项目经理的日常事务性工作，如管理合同、处理项目对外公文、对接销售、营销、运营部门某项具体业务事项等，帮助项目经理“打杂”，以便项目经理集中精力履行管理职责中的主要事项。业务助理可由优秀实习生担任。
四是，项目业务事项外包可以减少团队成员的数量。展览项目业务事项的外包涉及销售、营销和运营业务三方面（见表5-5）。
表5-5 展览项目业务外包事项一览
展览项目业务外包的目的，除了减轻人力成本，尤其是减少人力成本中社会保险支出的成本之外，主要是为了提高业务工作效率及其专业化水平。凡采取业务外包方式的展览项目，其团队中正式员工数量就会减少。
必须指出，展览项目的业务事项是否选择外包，决定性因素是该项业务是否关系项目的核心竞争力。比如关乎核心竞争力，就不宜外包。例如，以专业媒体或专业会议驱动的展览项目，委托其他机构外包经营专业媒体或专业会议，主办方就可能受制于人，甚至可能导致外包机构成为自己的竞争对手。
展览项目业务事项外包的对象可分为机构和个人两种。承揽展览项目外包服务的机构包括广告、活动策划、信息服务、展览工程、劳务派遣等方面的公司。其中，对于短期用人较多的临时性岗位，如电话呼叫服务、展会现场服务，展览项目可以委托劳务派遣公司代为聘请人员。目前，一些高技术含量业务事项的外包日益增多。例如，某机械装备展会拥有《中国机械设备观察》纸质期刊、网站及微信公众号，主办方将其新闻内容生产的业务外包给媒体广告公司。
总之，展览项目团队成员的数量既非越多越好，也非越少越好，而是合适为好。其所遵循的原则一般有三：坚持效率优先，避免人浮于事；满足专业化服务需要，有利于促进业务创新；平衡正式员工与实习员工、临时员工以及新老成员之间的搭配，保持正式员工的正常性流动。
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