操作方案：明确展览项目的步骤和方法

展览项目的操作方案，指为了实现展览项目的经营目标，由主办方提出的关于经营管理展览项目的实施路径与具体措施。在设定经营目标的同时，主办方及其项目经理一般会同步思考制定展览项目的操作方案。这一方案也可称为展览项目组织工作方案或经营管理工作方案。

（一）操作方案的构成要素

展览项目的操作方案主要由经营目标、成本投入、展览范围、客户对象、举办时间与地点、合作伙伴、项目团队、工作时间、工作措施、风险控制等要素构成。具体说明如下。

（1）展览项目的经营目标，既包括经营指标（主要是营业收入、营业利润、展览面积、展位、观众等项指标），也包括主办方对于项目提出的特定工作目标，如提高客户满意度的服务指标，新业务创收规模的指标（如主办方为项目自媒体确定的广告收入指标）。

（2）展览项目的成本投入，主要指资金投入，尤其是项目启动资金的投入。如果是新项目，还要考虑办公设施、人力资源等方面的投入。

（3）展览项目的展览范围，指参展展品的构成，分为实物性（有形）和非实物性（无形）展品两类。非实物性展品一般是技术性或服务性产品。

案例3-2　　非实物性展品

中国国际进口博览会服务贸易展区的展览范围，涵盖新兴技术、服务外包、创意设计、文化教育、旅游服务、物流服务、综合服务七类（详见表3-2）。

表3-2　中国国际进口博览会服务贸易展区的展览范围

说明与评点

中国国际进口博览会设有服务贸易展区，其展览范围分为七类。列入其中的展品多属于技术或服务性产品，即为非实物性展品。

（1）展览项目的客户对象，主要指参展商和观众。B2B性质展会的观众属于专业观众，也被称为专业买家或参观商。

（2）展览项目的时间地点，指举办展会的时间、城市及其展览场馆。

（3）展览项目合作伙伴，指与主办方协作举办展会，或支持主办方举办展会的机构。主办方与其合作，旨在提升展会的公信力、影响力和权威性。

（4）展览项目的项目团队，指由从事展会操作的人员组成的专门班子。

（5）展览项目的工作时间，指项目从操作起步至结束的时间。如每年一届的展览项目，其工作时间为12个月，一般以展会闭幕后一个月为结束时间，下一届工作随后开启。两届之间的工作相互衔接，但因项目财务预算不属于一个年度，故而需要明确每年（每届）的工作时间。如果是新项目，则更须明确工作时间。新项目的工作时间有时超过12个月。

（6）展览项目的工作措施，指实现项目经营目标的管理措施，涉及销售、营销、运营、人力资源、财务管理等诸多方面。

（7）展览项目的风险规避，指管控项目操作中可能发生风险的预案。

（二）操作方案的制定

以上要素所涉及的诸多内容，主办方及其项目经理需要通过梳理、归纳、提炼等方法，将其合成为展览项目的操作方案。这个方案应是完整的，而不是支离破碎的；应该是条理化的，而不是杂乱无章的；应该是可操作的，而不是坐而论道或纸上谈兵的。操作方案的文字应简洁明了，同时要有图表辅助。

在中国，大多数主办方包括部分管理规范的大型展览公司，对自办的展览项目并不强调提出文字性的操作方案，而只要求项目经理对于操作方案思路明晰、心中有数，表现为目标明确、要素详备、措施可行。一般情况下，主办方会要求项目经理在工作汇报中阐明操作方案（采用PPT辅助汇报）。主办方决策层如认为方案可行，项目经理将直接转入项目计划的编制工作。

需要制定展览项目文字性方案的主办方，主要是党政机关或要外包项目业务工作的机构。

党政机关主办展览，须根据2015年中央有关文件的规定，向上级机构提交包括总体方案、经费预算方案、招商招展方案、知识产权保护方案和处理突发性事件应急预案在内的多个书面方案（参看本书第二章立项管理《党政机关境内主办会展活动申请材料一览》）。这些方案尤其是其中的总体方案，可以视为展览项目的操作方案。

案例3-3　　党政机关展览项目的总体方案

首届中国工业设计展览会总体方案

工业和信息化部国际经济技术合作中心

武汉市经济和信息化委员会

二〇一七年八月

一、目的意义

大力发展工业设计是全面深入推进“中国制造2025”战略的重要举措，对于加快新型工业化进程，促进生产性服务业与现代制造业的广泛融合，推动技术创新、提升产品档次、促进产业转型升级，实现“中国制造”走向“中国创造”、“中国速度”走向“中国质量”、“中国产品”走向“中国品牌”具有重要意义。展会定位于工业设计行业国家级展览会，是中国工业设计发展成就、成果发布和产业交流合作的平台，也是中国工业设计重要的宣传窗口。通过举办国家级工业设计展览会，有助于展示我国工业设计整体发展水平，展示各地工业设计发展以及国家和省级工业设计中心建设成就，有助于普及工业设计应用及消费理念，进一步扩大工业设计的公共认识度和社会影响力，通过本次展览会将有效促进中国工业设计的整体发展水平。

二、主题

展览会主题：创新·绿色·发展。

三、组织机构及相关安排

指导单位：工业和信息化部；武汉市人民政府。

主（承）办单位：工业和信息化部国际经济技术合作中心；武汉市经济和信息化委员会。

协办单位：工业和信息化部信息中心。

展览会的具体组织工作分为九个工作小组，详见附一。同时，为保证展览会各项筹备工作有序开展，加强衔接配合，特制定2017中国工业设计展览会的工作计划表，详见附二。展览会组织的其他相关问题解答详见附三。

四、举办时间地点

展会名称：首届中国工业设计展览会。

举办时间：2017年12月1—3日。

举办地点：武汉国际博览中心（A4、A5、A6展馆）。

展览规模：3万平方米。

五、展览内容

①国家级工业设计中心最新产品（作品）；

②省（市）级工业设计中心及相关企业选送的产品（作品）；

③各地工业设计展览会和评奖活动产品（作品）；

④创客空间及创客个人优秀作品等。

六、展区设计

展览分为综合展区、地方展区和创客展区。

（一）综合展区

侧重展示国家工业设计相关政策、总体布局、发展成就、以及未来工业设计发展趋势等。

（二）地方展区

展示包括各地国家级工业设计中心在内的，能够体现工业设计重要作用，具有示范意义，并取得了显著效果的发展成果。包括装备制造行业、电子信息行业、消费品行业三大类。

1.装备制造行业：包括机械、汽车、航空、船舶和重大技术装备等领域。

2.电子信息行业：包括通信、计算机、消费类电子信息产品等领域。

3.消费品行业：包括纺织、轻工、食品、医药等领域。

（三）创客展区

展示个人和小微企业的工业设计作品。

各地在组织本地相关企业参展的过程中请注意：一是要坚持代表性，推荐能代表本地工业设计发展特色的优秀企业参展；二是要考虑前瞻性，结合本地产业发展规划，选择推荐能引领工业设计未来发展的企业参展；三是要注重协调性，各地要互通有无，保持交流，突出特色。

七、主要活动

中国工业设计展览会同期安排开幕式、论坛、评奖、新品发布、专场参观等活动。

（一）开幕式

12月1日上午9∶30将在武汉国际博览中心展馆内举行首届中国工业设计展览会开幕式，相关领导将出席并致辞。开幕式结束后安排领导及嘉宾巡馆。具体巡馆路线将根据企业参展的实际情况确定，巡馆时间将控制在1个小时内。

（二）高峰论坛

12月1日下午2点至5点半，在武汉国际会议中心举办2017中国工业设计展览会高峰论坛，由工业和信息化部、相关省市领导，国际、国内知名工业设计专家，相关企业代表等，就推动新时期工业设计创新发展进行深入研讨。主要议程包括：领导致辞、主旨演讲、中国工业设计展颁奖、行业高峰对话等。高峰论坛预计参会规模300人左右。(www.xing528.com)

（三）评奖

中国工业设计展览会期间将开展评奖活动，拟评选本届展览会优秀参展作品奖、最佳展台设计搭建奖和优秀组织奖等展会奖。优秀参展作品奖的评选将组织专家团队对参展企业报名参评的工业设计作品进行展前初评、现场复评，最终确定获奖名单。为表彰参展企业对展览会的大力支持，将设立展台设计搭建奖。优秀组织奖主要表彰有关地方主管部门等组织工作。

（四）新品发布会

在展会同期，将组织新品发布会活动，汇聚最新顶尖创新设计作品，现场分享设计理念，共同促进中国工业设计产业的创新发展。

（五）专场参观活动

主办方将在12月2日视情组织政府部门、科研机构、高校、企业的专场参观活动，进一步增强本届展会的展示效果，营造出政产学研用共同关注、支持工业设计发展的良好氛围。

八、经费及补贴

为减轻企业的参展负担，鼓励企业积极参与展示和交流活动，本届展览会由武汉市人民政府提供部分财政资金补贴，参展企业展览场地费、标准展位的搭建费、展览所需的水电气费、相关宣传和活动经费等由主办方承担，特装展位的搭建费、展品运输费、人员食宿费等由企业承担。

九、拟邀请的领导同志

拟邀请工业和信息化部和地方政府领导同志，以及相关国家部委领导同志等出席本届展会的开幕式、巡展和论坛等活动。

十、宣传工作

（一）展前宣传

在展览会开展之前通过举行新闻发布会，通过发布互联网和平面媒体广告等方式，对中国工业设计展览会进行宣传，提高展会的知名度，促进招展和组织观众。

（二）展期宣传

在展览会举办期间安排机场和车站大型LED广告，城市主要道路道旗广告，公交站站牌广告等室外广告。邀请电视台、电台、知名媒体等对展览会和论坛等相关活动进行宣传报道，重点介绍展览会上的重点企业、创新产品和获奖作品，扩大展览会的影响力。

（三）展后宣传

展会结束后，进行总结性和展望性的媒体报道，为下届展会的举办做好准备。

十一、知识产权保护

为了加强展览会期间的知识产权应用和保护，中国工业设计展览会将设立专门的工作小组，在组展期间提醒参展企业重视知识产权保护，尽量避免在展览会期间出现知识产权纠纷。在展览会现场还将设立知识产权服务站，聘请相关法律专家为参展企业提供知识产权咨询和服务。

说明与评点

（1）中国工业设计展览会于2017年创办于武汉，主办方为工业和信息化部国际经济技术合作中心和武汉市经济和信息化委员会（现武汉市经济和信息化局），属于政府展览项目。

（2）此方案中，经营目标、资金投入、展览范围、客户对象、举办时间与地点、合作伙伴、项目团队、工作时间、工作措施等要素完备（风险规避另有单独方案），还包括政府展览项目总体方案中不可或缺的目的意义（或指导思想）、主题、领导同志邀请等内容。方案中的经营目标只有展览面积指标，符合政府展览项目特色。

（3）该方案结构严谨，条理清楚，格式规范，文字简明，可以作为撰写党政机关展会项目总体方案的范本。

（4）撰写此类方案时，只需写明操作展览项目的相关要素“是什么”和“做什么”，而不要大篇幅地写“为什么”，即不要进行项目的论证和分析。

案例3-4　　展览项目配套活动的工作方案

第二届中国国际进口博览会配套活动总体安排

一、活动定位

充分利用进口博览会资源，发挥各方积极性，打造权威性高、功能性强、亮点突出、参与广泛的配套活动，提升活动组织和服务水平，助力进口博览会成为深化改革开放的政策宣介平台、主动开放中国市场的有效合作平台、新产品新技术新服务的国际展示平台、新理念新战略新研究的集中发布平台。

二、组织原则

（一）坚持服务展会，着力以会促展

紧扣进口博览会开放型合作平台、国际公共产品、对外开放标志性工程的功能定位，统筹开展配套活动申办、排期、实施等工作，促进展会丰富功能、提升价值、扩大成效。

（二）坚持开放合作，广泛宣传发动

鼓励国家展参展国、国际组织、组展机构、参展企业、组委会成员等单位、地方政府、重点采购商、进口博览会支持单位、主流媒体等在第二届进口博览会举办活动。加强配套活动申办、筹备、实施等环节的宣传推广，吸引主办方、参展商、采购商、媒体等各方参与。

（三）坚持分类管理，优化活动结构

围绕配套活动服务进口博览会的功能作用，明确活动的主要类型，实施分类管理。结合活动所属类别、主要内容、主办方特点等，加强分析研判，确保重点活动，兼顾各大类活动间的平衡，压缩与进口博览会不直接相关的一般活动。

（四）坚持统筹组织，完善工作流程

加强对配套活动的归口服务和统筹协调，确保活动整体组织有序。在借鉴首届工作经验、充分利用现代信息技术的基础上，优化配套活动组织实施业务流程，简化程序，细化服务，改善信息管理系统，提升活动组织实施效率。

（五）坚持安全审查，明确相关责任

按照“谁主办、谁负责”的原则，落实配套活动主体责任。主办方要制定完善应急预案；要按照相关法律法规要求，依法向公安等部门报备，消除安全隐患。上海市要加强监控，严厉打击场馆外假借进口博览会名义开展活动等不法行为。

三、活动类型

为发挥好配套活动服务进口博览会的功能作用，第二届进口博览会配套活动将与虹桥国际经济论坛相协调，主要包括以下类别：

（一）政策解读类

围绕进口博览会成为对外开放政策宣介平台的相关要求，支持国家部委、各地政府、研究机构等开展形式多样的政策发布、权威分析、深度解读、趋势研判等活动，提升活动的权威性。

（二）对接签约类

围绕进口博览会成为主动开放中国市场有效合作平台的相关要求，支持各交易团、中央企业、地方大型国有企业、外资龙头企业、重点民营企业等采购商，以及重点参展商、组展机构、支持单位等，举办需求发布、供需对接、签约仪式、行业论坛、营商环境推介、省州合作交流等活动，促进展会成交和贸易、产业对接。

（三）新品展示类

围绕进口博览会成为新产品新技术新服务国际展示平台的相关要求，支持世界500强、行业龙头企业以及其他参展企业，举办新产品发布、新技术推广、新服务展示、品牌推介等多种形式的活动，将进口博览会打造成为新品首发地。

（四）研究发布类

围绕进口博览会成为新理念新战略新研究集中发布平台的相关要求，支持世界贸易组织等国际组织，科研院所、高等学校等研究机构，以及各类智库和专业机构，举办与进口博览会主题契合的年度报告发布、研究成果分享、科研主题论坛、官产学研对话等活动，提供智力支持。

（五）其他类别

除以上四大类活动之外，配套活动还包括其他类型，如参展国别地区推介类活动，形式有文艺演出、专题推介会、餐会酒会等；互动体验类活动，形式有现场体验、时装走秀、专业比赛等。

四、活动构成及费用

对标国际一流博览会，按照配套活动以会促展的功能定位，坚持主题契合、重点突出、高质量高水准、安全可控等要求，结合进口博览会场馆资源情况，将活动总量控制在一定规模。政策解读、对接签约、新品展示、研究发布等活动优先安排，总量占比不低于80%；兼顾一般性的会议、论坛等活动；对相关单位借势举办的商业性营利活动，原则上不予安排。

原则上所有活动均按市场化原则收费，由活动组织者承担。

五、工作流程

按照相关主体申办、分工收集、扎口汇总、统一排期、细化实施等思路，统筹组织配套活动。

（一）申办活动

第二届进口博览会相关参与方可成为配套活动申办主体，包括：组委会成员等单位，国家展参展国（地区），国际组织，组展机构，参展企业，各省、自治区、直辖市、计划单列市及新疆生产建设兵团，重点采购商，进口博览会支持单位，主流媒体等。申办主体根据本方案及相关具体要求申办活动，2019年6月15日截止。

（二）收集汇总

各省、自治区、直辖市、计划单列市及新疆生产建设兵团相关活动、所属采购商相关活动，由相应交易团秘书处归口收集，统一向中国国际进口博览局申办。组委会成员等单位、国家展参展国（地区）、国际组织、组展机构、参展企业、重点采购商、进口博览会支持单位、主流媒体等主办的活动，直接向中国国际进口博览局申办。

（三）排期公布

中国国际进口博览局牵头，结合第二届进口博览会定位、活动主要内容及特点、活动主办方性质、场地资源等，对汇总的所有配套活动申办意向预排时间和场地，2019年7月底开始分批公布预排期。

说明与评点

（1）《第二届中国国际进口博览会配套活动总体安排》（以下简称《总体安排》）由中国国际进口博览局制定。该局直属商务部，是中国国际进口博览会（简称进博会）的执行机构。该《总体安排》是进博会配套活动的操作方案（该文件在2018年名称为《首届中国国际进口博览会配套现场活动方案》），而不是某一具体配套活动的操作方案。

（2）组织配套活动是主办方发挥展会平台作用、满足客商信息交流需求的主要方式。此方案将进博会的配套活动分为政策解读、对接签约、新品展示、研究发布和其他共五类，并明确提出了活动定位、组织原则、活动经费、工作流程等方面的指导意见，旨在提供指南，便于配套活动主办机构（以各省市政府为主）选择。

外包展览项目业务工作的主办方，主要是党政机关或民间社团（如协会、商会、学会），往往需要承接服务的机构提供操作方案。展览项目外包的业务工作，常见的有展位销售、观众邀约、配套活动组织、自媒体维护、展品物流、主场服务等事项。为评估考察承接外包业务的服务商素质，主办方一般会要求服务商提供相关工作方案。如果展览项目外包事项公开招标，投标单位必须提供承接服务事项的工作方案。