（一）接待方案的具体内容
1.接待方针
接待方针的明确是第一步工作，是接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据活动的实际情况和领导机构对接待工作的要求以及来宾的具体情况确定。原则上掌握迎送活动的安排通常分为两种不同的档次。隆重活动的安排：各国对国家元首、政府首脑的正式访问，往往都举行隆重的迎送仪式；一般迎送适用于一般人员的访问。对一般代表团和人员的访问，可以不举行迎送仪式，然而，对应邀前来访问的，无论是官方人士、专业代表团，还是民间团体或知名人士，当他们抵离时，均须安排相应身份的人员前往迎送；长期在本国工作的外国人士、外交使节或专家，当他们到任或离任时，有关方面也应安排迎送。
2.接待规格
接待规格是来宾所受到的待遇标准，往往体现了主办者对来宾的重视和欢迎的程度。接待规格主要表现在以下几个方面：
（1）迎接、宴请、看望、陪同、送别来宾时，主办方出面人员的身份。具体可以分为三种情况：第一种是高规格，即主办方出面人员的身份高于来宾，以体现出对对方的重视和尊重；第二种是对等规格，即主办方出面人员的身份与来宾大体相等；第三种是低规格，即主办方出面的人员的身份低于来宾。显然，到场接待的我方人员身份越高，尤其是到场的我方主要人士的身份越高，越能说明我方尊重并重视对方，重视这次活动，双方关系较为密切。
（2）活动过程中安排宴请、参观、访问、游览、娱乐活动的次数、规模和隆重程度。
（3）来宾的食宿标准。接待规格要依据活动的目标、性质、接待方针并综合考虑来宾的身份、地位、影响等实际因素来确定。确定接待规格要适当，涉外接待的规格应严格按有关外事接待的规定执行。
【知识窗】
《北京市党政机关外宾接待经费管理办法》
2014年2月8日，北京财政局新闻发言人介绍，近日公布的“北京市党政机关外宾接待经费管理办法”是北京在此方面首次做出的明文规定。
1.原则
未经批准禁对外邀请。北京市财政部门介绍，参照财政部《中央机关外宾接待经费管理办法》，本市制定了《北京市党政机关外宾接待经费管理办法》，该办法严格审批，完善了外宾来访计划报批制度，从严控制接待天数、接待规格和陪同人员。未经授权和批准，不得对外发出正式邀请或做出承诺。
办法要求控制总量。严格控制外宾接待费用总规模。在核定的年度外宾接待经费预算内安排外宾接待活动，不得超预算或无预算安排外宾接待，并根据外事交流协议或互惠对等原则，事先区分外宾接待费用由我方全部负担、部分负担或外宾自理。
增加信息公示和监督检查。北京这次出台的办法还调整了标准，参照中央文件，结合服务业市场价格，分职务级别制定开支标准，合理确定伙食费、宴请费标准。
另外，这次本市加强监督，增加了信息公示和监督检查等内容，明确要求除涉密内容和事项外，外宾接待经费的预决算应当按照预决算信息公开的有关规定，及时公开，接受社会监督。
根据规定，擅自提高接待开支标准的；计划未经批准接待外宾的；接待过程中存在铺张浪费、奢侈奢华行为的；违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关的费用的；虚报外宾接待级别、人数、天数，套取接待经费的；使用虚假发票报销接待费用的以及其他违反该办法的单位，将被责令整改，追回资金，并依纪依法追究有关人员责任。
2.接待标准
不求奢华，外宾住宿注重舒适。在接待外宾方面，《北京市党政机关外宾接待经费管理办法》明确强调不追求奢华，要注意节俭。在住宿方面，办法明确外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。副部长级及以上人员率领的外宾代表团，可安排在五星级、四星级宾馆。
此外，外宾住房标准为副部长级及以上人员可安排套间，其他人员安排标准间。该办法强调，本市各单位可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议，争取优惠价格。
禁讲排场，宴请不上高档酒水。在饮食方面，外宾日常伙食招待严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准是国家元首、政府首脑级每人每天600元；副总统、副总理、正议长级、副议长级人员每人每天550元。
办法强调，宴请外宾严禁讲排场，优先安排在宴请举办单位内部的宾馆和招待所，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。办法明确了外宾宴请费（含酒水、饮料）标准，其中正、副部长级人员出面举办的宴会，每人每次400元；厅局级及以下人员出面举办的宴会，每人每次300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。外宾在华期间，宴请不得超过2次，包括赴区县访问时，由区县接待单位或有关单位联合安排的1次宴请。
节约从简，赠礼部级不超400元。对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。赠礼对象仅限于外方团长夫妇，必要时可包括主要陪同人员，原则上由接待单位赠礼1次，其他单位不得重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。
对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为正、副部长级人员的，每人次礼品不得超过400元；赠礼方或受礼方为司局级及以下人员的，每人次礼品不得超过200元；其他人员，可视情况赠送小纪念品。对访问我国的著名友好人士、社会名流、专家学者，确有必要赠礼的，按照正、副部长级人员标准执行。
讲求实际，外宾出行应集中乘车。外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。接待外宾确须租用车辆的，各单位应当与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同。
陪同标准，误餐补助每人次50元。对于接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外交外事活动，我方参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含）以内的，中外人数在1∶1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1∶2以内安排。各单位的接待工作人员在接待活动期间确因工作需要不能按时用餐者，经批准，可领取误餐补助，标准为每人每次50元。
3.接待内容
接待内容包括接站、食宿安排、宴请、看望、翻译服务、观看文艺演出、参观游览、联欢娱乐、返离送别等。接待内容的安排不易太多，时间也不要太紧张，应当服从于整个来宾活动的大局，并要有利于来宾的休息调整，同时也能够为活动营造轻松、和谐的气氛。
4.接待活动的时间安排
接待活动的时间安排应同活动日程安排通盘考虑，以便来宾了解和掌握，做好自己的活动计划。
5.接待责任
接待责任是指各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。接待责任必须细分并且落实到个人，必要时建立专门的工作小组。如大型会议活动可设置会务组，负责来宾日常生活所需落实和返离时的票务联系。
6.接待经费
接待经费是整个活动经费的构成部分，主要是安排来宾食宿和交通的费用，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，还有一项不能落下的就是涉外活动必不可少的礼品费。活动接待方案应当对接待经费的来源和支出做出具体说明。在任何情况下，接待来宾都是需要花钱的。来宾接待工作中的费用支出应该既有一定标准，又要反映出接待方对对方的重视。
【案例分析】
一个难以置信的外交礼仪错误[2]
2009年2月，在英国，有英国首相布朗、经贸大臣曼德尔森和中国总理温家宝出席的一次签字仪式上，安放在桌子上的塑料米字国旗被颠倒置放，一名细心的BBC网友打电话指出了这一错误。据BBC报道，英国旗帜学院说，它对这一错误表示“关注”，反对党保守党议员罗辛代尔将其称为“一个难以置信的外交礼仪错误”。
俗称“联合杰克”（The Union Jack）的这面旗帜，自1801年爱尔兰加入英国并通过了大不列颠和爱尔兰法案以来一直作为英国国旗使用。英国国旗乍一看似乎不分上下，可其实它存在着细微的差别。正确的悬挂方法是：靠近旗杆的两条红白双色米字斜条中的上部应当主要为白色，红色靠近下部。
英国旗帜学院院长基尔斯利说，人们绝对想不到外交部官员会在这方面出错，因为他们每天都要那么多次地看到国旗。可能由于现在许多政府部门雇用海外人员，所以出现了这样的错误。
英国首相府在一份声明中表示，此类错误将不会重演。
（二）确立接待方针的总体要求
1.礼待来宾
在制订接待计划时，一定要自始至终地贯穿以礼待客的主旨。具体而言，不仅要充分尊重来宾的特殊风俗习惯，而且要坚持“主随客便”的原则，即在我方条件允许的前提下，尽量照顾、体谅来宾，并且努力满足对方合乎情理的正当要求，真正令对方产生“宾至如归”之感。
2.周详具体
制订接待计划时，要尽可能地周详具体。就是要求在制订接待计划时，一定要做到周到而详细，将可能遇到的情况、需要处理的问题等都充分考虑到、照顾到。对于接待过程中不容回避的细节之处要审慎对待，一丝不苟。
3.节俭务实
在制订接待计划时，必须坚持节俭务实的方针。要充分考虑到我国国情与本单位的经济实力，并严格执行上级的有关规定，在接待经费的具体预算上要坚持少花钱、多办事的原则，不搞形式主义，反对铺张浪费，坚决压缩一切不必要的接待活动项目。
4.规模适度
在安排接待活动的具体内容时，既要使之不失隆重、热烈、欢快、祥和的气氛，又要在总体上控制活动规模，认真坚持规模适度的方针。在一般情况下，不允许因接待活动而搞“人海战术”，不允许停产、歇业或者停课，从而影响正常工作、学习与生活。
5.灵活机动(www.xing528.com)
为接待工作而制订的具体计划，固然应当面面俱到、细致入微，但也应事先为具体操作留下适度空间，以便有关人员届时可以沉着应对，灵活处理。总而言之，接待计划应当详尽而不烦琐，细致而不呆板，面面俱到而又留有余地。
6.以我为主
在制订接待计划的整个过程中，一切大政方针均由接待方为主，如有必要，接待方就有关细节与对方进行沟通，并听取对方的建议或要求，但是在大是大非的问题上一定由接待方最终定夺。
7.先期制订
一般而言，作为接待工作的前奏，接待计划显然应当制订于具体接待工作开始之前，以便指导具体接待工作的进行。在接待工作的具体过程中，对接待计划进行局部调整、补充，可以使之更加符合实际，更加合理。
8.上级批准
接待计划的具体操作需要方方面面的配合，因此在制订计划后，即应报请上级有关部门或主管领导批准。凡是正式的接待计划都必须向上级报告。在未经上级正式批准之前，不得擅自执行。
9.通报对方
正式制订接待计划之后，我方应尽快向接待对象通报，需要对方了解、认同或者进行合作的内容的调整。若对方对接待内容一无所知，不仅难以在接待过程中取得对方的理解与配合，而且也是对对方某种程度上的不信任、不尊重。
10.督促总结
凡是正式的接待计划，不仅在其制订之时必须认真细致、规规矩矩，而且还须采取必要步骤或具体措施来督导计划的执行，以确保其落实到位。除此之外，在接待计划执行完毕后，还应由专人负责收集材料，听取反馈意见，以便总结经验，吸取教训，使今后所制订的接待计划更加完备。
除以上一系列的总体要求外，接待方针的基本内容还包括一些具体要求。这些具体要求主要规定了我方在制订接待计划时，应当兼顾的某些侧重点，主要包括国家差异、民族差异、宗教差异、文化差异等。
（三）迎接过程
1.掌握迎送时间
主要迎送人员应与来宾身份相当，其他迎送人员也不宜过多。迎候人员必须准确掌握来宾乘坐的飞机、火车、船舶或其他交通工具抵达时间，到车站、机场去迎接客人时，应提前到达，恭候客人的到来，绝不能迟到让客人久等。客人看到有人提前列队来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”“欢迎您来到我们这座美丽的城市”“欢迎您来到我们公司”等。
如图6-3所示为三亚学院旅游学院礼仪队训练迎送宾客。
图6-3 三亚学院旅游学院礼仪队训练迎送宾客
【知识窗】
涉外接待的礼仪次序
对参与国际交往的国家团体和个人的位次的安排，各国的做法并不完全一致，中国在涉外活动中的礼宾次序，一般有下几种安排方法：
（1）按外宾的身份与职务高低顺序排列。在官方活动中，通常采用这种方法安排礼宾次序。
（2）按参加国国名的字母顺序排列。在国际会议和国际体育赛事中，一般都采取这种方法，并按英文字母顺序进行排列。
（3）按派遣国通知代表团组成的日期排列，若各国代表团的身份、规格大体相等，通常采用这种方法。有时，还可以按照各国代表团到达活动地点的时间先后，来排列礼宾次序。
礼宾次序所体现的是东道国对各国来宾的礼貌和尊重，它是一个极为敏感的问题，不管大国小国、强国弱国、富国穷国，都要求平等和尊重，所以，在涉外工作中考虑接待问题时，必须反复对此加以推敲。在一般情况下，如果外宾的身份、职务相仿，则应以声望、资历和年龄为礼宾次序，中方也应由与外宾身份、职务相等者出面接待。
2.献花时间
鲜花是人们用来表达感情的最普遍的礼物，也是友谊的象征。献花须在外宾抵达的第一时间送上，以示对其的尊重与欢迎。各国都喜欢选择少年儿童献花，表示着活力、希望。国际礼仪中常见的花语有：紫藤花表示欢迎；橄榄表示和平；白百合花表示纯洁；玫瑰表示爱情；白栎树表示独立；万寿菊表示悲哀；豆蔻表示别离。
【课后阅读】
各国对送花的不同理解
出国访问、考察或旅游，有时为表示感谢主人的盛情款待，可送些鲜花以表谢意，但不能乱送，否则会犯忌，因为不同的花在不同的国家有着不同的含义。
在欧洲许多国家，赠送给恋人、情人、伴侣的多为红色的鲜花。成束的白花多用于婚仪赠礼。近亲好友相互赠送的，多为色泽鲜艳的花束，如小苍兰、香石竹、月季等。白花也可做生日或命名日礼花。送与中年人的宜为大朵花。送与年轻人或孩子的，宜为多色彩的小花。许多欧洲人赠花时，只送单数。复活节时可送盆花。
日本人在探视病人时，往往选择红色、紫色、粉色或绿色的鲜花为礼。向母亲献花时，日本人多用凌霄花、僧鞋菊、樱草、金钱花、冬青5种花组成的花束。这种花束表达的特定含义是慈母的爱，让子女快乐、幸福。日本人讨厌莲花，只接受15片花瓣的菊花。在英国人和加拿大人眼中，白色百合花是送逝者的虔诚悼念品。
在拉丁美洲，千万不能送菊花，人们将菊花看作一种“妖花”，只有人去世了才会送一束菊花。在意大利、西班牙、德国、法国、比利时等国，菊花象征着悲哀和痛苦，绝不能作为礼物相送。
墨西哥人和法国人忌讳黄色的花。在法国，黄色的花是不忠诚的表示。与德国、瑞士人交往，不要送其妻子或普通异性朋友红玫瑰，因为红玫瑰代表爱情，会产生误会。同时，他们也十分忌讳送郁金香，德国人视郁金香为“无情之花”。送此花给他们代表绝交。
在俄罗斯等国家，若送鲜花，记住一定要送单数，因双数被视为不吉利的数字。罗马尼亚人什么颜色的花都喜欢，但一般送花时，送单不送双，过生日时则例外，如果去参加亲朋的生日酒会，将两枝鲜花放在餐桌上，那是最受欢迎的。
3.介绍双方人员
客人抵达后，应先同主人相互见面和介绍。一般由礼宾人员或中方迎候人员中身份最高者，率先将中方迎候人员按一定顺序一一介绍给客人，然后再由客人中身份最高者，将客人按一定顺序一一介绍给主人，若宾主早已相识，则不必介绍，双方直接行见面礼即可。在这一点上，最重要的礼仪问题是被介绍双方的先后次序。基本的规则是“尊者居后”，即介绍女士与男士时，应先介绍男士，后介绍女士；介绍长者与晚辈时，应先介绍晚辈，后介绍长者；介绍上司与下级时，应先介绍下级，后介绍上司；介绍客人与主人时，则应当先介绍主人，后介绍客人。在外事接待中，若宾主双方不止一人，仍须先介绍主方人员，后介绍客方人员。不过在介绍各方人员时，一般应当依照其职务、身份的高低，由高而低依次进行。还要注意对不同行业、不同身份人士的称呼。
【课后阅读】
涉外活动中的介绍
在涉外活动中，当面对不同行业、不同身份乃至不同职务、不同性别的人士时，必须根据具体交往对象的不同，在称呼上有所区分。具体而言，主要有下列几点需要特别重视：对于成年人，可将男士称为“先生”，将妇女称为“小姐”“夫人”或“女士”’，这是适用面最广的一种“泛尊称”。在具体称呼妇女时需要注意：对已婚者应称“夫人”，对未婚者或不了解其婚姻状况者可称“小组”，也可称之为“女士”。
在政务活动中，除可使用“泛尊称”外，还有两种称呼方式：一是称呼对方的行政职务，二是称对方为“阁下”。按照常规，“阁下”主要用以称呼地位较高者。但在美国、德国、墨西哥等国不使用该称呼。
在商务活动中，世界各国“泛尊称”的使用最受欢迎，而对称呼行政职务不大欢迎。在学术性活动中情况也大抵如此。在服务场所，对于各种服务人员与服务对象，通常都可以使用“泛尊称”。
对于军界人士，最佳的称呼是称其军衔或军衔加先生，对知道姓名的可冠以姓与名，对其行政职务，一般不必称呼，如“上校先生”“莫利少校”“维尔斯中尉先生”等。有的国家对将军、元首等高级军官称阁下。
在宗教活动中，对神职人员一般均应以其神职相称。有两点应特别注意：①切勿在称其神职时出现差错；②越是正式的场合，越应当在称其神职时采用全称。一般可称其职称、姓名加职称或职称加先生，如“福特神父”“传教士先生”“牧师先生”等。有时主教以上的神职人员也可称“阁下”。在一般场合中，对于教授、研究员、工程师、律师、法官、医生、博士等职称、职务或学位初有者，均可直接以之相称。
凡与我以“同志”相称的国家，对各种人员均可称同志或姓名加同志，有职衔的可加职衔，如“主席同志”“议长同志”“大使同志”“秘书同志”“上校同志”“司机同志”“服务员同志”等。除此之外，这一称呼切勿在对外交往中滥用。
在与君主制国家的王公贵族交往时，称呼对方一定要符合对方的惯例。通常对国王、王后，应当称“陛下”，对王子、公主、亲王及其配偶，应当称“殿下”。对于拥有封号、爵位者，一般应以其具体封号、爵位相称，如“爵士”“勋爵”“公爵”“侯爵”“伯爵”“子爵”“男爵”等。有时也称阁下或先生。称呼对方封号时，一定要力求完整无缺。
4.陪同外宾乘车
应提前为客人准备好交通工具，不要等客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。提前为客人安排好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图、旅游图、名胜古迹介绍材料等送给客人。主人或主要接待人员陪同乘车时，应请客人坐在主人或主要接待人员的右侧。如果是三排座位的车，翻译坐在主人前面的加座上，如果是两排座的车，翻译应坐在副驾驶位置。
将客人送到住处后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈。谈话内容要让客人感到满意，如客人参与活动的背景材料、当地的风土人情、有特点的自然景观、特产等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。
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