如何有效使用会议技术进行网络沟通

并非所有团队都能有机会进行面对面交流。幸运的是，地理上隔离的团队有许多保持紧密联系的选择。近年来，高额的差旅费用、宝贵工作时间的浪费、日益严重的安全隐患以及对全球劳动力和合作越来越多地依赖，都已经刺激了一系列会议技术的发展。不用再为了一次会议登上飞机然后花费一两天以及一两千美元，现在可以登上互联网然后花费那些成本和时间的零头开那个会议。这些技术的出现刺激了虚拟团队（virtual teams）的产生，其中的队员在不同的地点工作而通过虚拟会议（virtual meetings）进行电子互动。人们可能在一个团队工作几个月或者好几年却从来没有面对面地见过。有时候，技术能完全取代会议，比如团成员可以通过电子邮件或者即时通信在几个小时或者几天内保持沟通，而不是在某个特定的时间上网或者通电话。最新的虚拟工具之一是在线头脑风暴法，在这种情况下，公司进行“观点运动”激发组织成员产生新想法。例如，W.R Grace的化学生产部门已经通过在线头脑风暴法产生了超过70种新产品的想法和超过60种过程的优化。另外一种最新的技巧是维基（wiki）（夏威夷语“快”的意思），这种网站技术允许团队成员在他们有新想法时修改网站的内容。共同写作而成的在线百科全书Wikipedia（www.wikipedia.org）是这种全球规模的集体写作的好例子。

正如大多数新技术一样，电子会议技术正在迅速地演变，而且划分这些技术的边界变得模糊。例如，即时通信和视频会议都是单机性能的，也是群组软件（groupware）的常见特征，群组软件是对能让人们互相沟通、分享文件、递交材料和共同写作文档的系统总称。自然，在与同事进行电子沟通之前，需要一些连接方法以及用到一些有线和无线的网络组合，既要用到公共互联网也要用到私人企业网络。公司可能会通过虚拟私人网络（VPN）进行连接，这是一种通过公共互联网的安全“通道”。你能在办公室、家里及路上都连接上VPN——比实际的私人网络花费更少，却能提供比常规网络接入更高的安全性。服装制造商Bernard Chaus用VPN取代了私人网络和广泛使用的邮局信件，现在，它在纽约的办公室能与它在中国香港、韩国和中国台湾的办公室更有效地沟通，而且只需要花费以前价格的1/6/。不管是什么网络，都会用到像电子邮件、即时通信、共享工作区和虚拟会议这样的技术与同事或客户进行连接。

1.电子邮件和即时通信

除了在日常的沟通中应用，电子邮件和即时通信（IM）也被广泛地使用来补充或者取代会议。由于成本、争吵甚至是旅途的危险，越来越多的公司希望用这些工具来帮助团队不必在同一间屋子里进行沟通。通过为员工提供快速、廉价的沟通方法，电子邮件和即时通信加强了信息分享和项目合作。

这两项技术中，电子邮件对实时沟通没有太大效果，因为需要不停地检查来信，而来信在通过邮件系统时可能有几秒甚至更长时间的延误。然而，电子邮件可以用于进行或者补充会议。例如，像Microsoft Outlook这样的邮件程序的集体时间安排功能，使得确认每个人的时间安排和发送邀请信息更加简单。也可以在远程会议和视频会议中使用电子邮件来分享文件。必要时，电子邮件甚至可以取代即时通信和面对面的会议，虽然当有超过两三个人参与时会变得很慢。

即时通信是集体沟通的最新发明，但是它正快速地赶超上来。实际上，即时通信可能很快就超越电子邮件成为更常使用的与商业伙伴或客户沟通的工具。一些企业使用的正是所熟知的那些以客户为中心的即时通信系统，比如AOL（美国在线）即时通信，雅虎通和微软的MSN。然而，许多公司使用的是这些系统中以商业为中心的版本，或者他们会选择特别为商业甚至某个特定行业设计的系统。例如，现在有一个海关建立的即时通信系统将金融服务行业的上千名用户连接起来。这是法律规定的，要将所有客户的来往都存档（这是一般即时通信系统做不到的）。众多的商业即时通信系统提供一系列的功能，包括基本的聊天、在线提示（能够很快地知道人们是否在办公桌前并能进行即时通信）、远程文档展示、视频功能、远程控制、来自博客和网站的自动新闻反馈等等。所有的这些功能对于一对一以及群体会议都是很好的补充，而且在很多情况下甚至可以取代会议。

即时通信系统在会议中（以及整个工作场所中）应用的好处包括紧急信息的快速回应，相对于电话和电子邮件的低成本，比电子邮件更好地模拟会议的能力，以及从个人电脑到电话到PDA众多设备都能使用。

缺点包括技术和行为两方面的问题。基本的技术问题是安全性（四分之一的美国公司禁止员工进入用户即时通信系统，因为担心敏感的通讯内容被外界获得）、用户验证（确保网上通讯的人是真正的那个人）、无法存储信息以供稍后回顾和存档、以及相互竞争的即时通信系统之间的不可兼容性。尽管开发者最终将解决这些问题，来自于“人”这一方面的担忧将继续存在。要有效地使用即时通信系统进行会议，每个人都需要注意一些重要的行为问题：不断被打断的可能性，不小心把个人信息和工作信息混在一起，变成“圈外人士”的危险（如果激烈的讨论或者临时的会议正好在你离开电脑或者别的通信设备时进行），以及“浪费时间的极大可能”（如麻省理工学院劳动力经济学家David Author所言）。另外，还受到别人打字速度的限制，这有时候能让即时通信慢得令人苦不堪言。不管使用的是什么系统，都可以通过遵循以下提示来使即时通信更有效地为会议或者普通沟通服务：

除非是定好的会议时间，当你需要做其他工作时，将自己的状态设为忙碌。

如果不是在一个安全的系统内，不要透露机密信息。

在透露私人信息上要特别小心——它们经常在很尴尬的时间显示在别人的电脑上。

如果你不确定所有相关的人都在线，不要使用即时通信系统进行重要而临时的会议。

除非系统是这样设计的，不要用即时通信系统发送长篇、复杂的信息，电子邮件比较适合那样的信息。(www.xing528.com)

如果即时通信系统已经成为公司里的主要沟通渠道，尤其是用于重要会议，一定要确保每个人既能够也愿意使用它。

尽量避免同时进行多个即时通讯对话，将信息发错人的可能最小化。

不要认为在私人谈话时使用的任何即时通讯俚语对于商务信息来说都是合适的；同事也许对它觉得不舒服。

如果系统有垃圾信息（垃圾邮件的IM版本）过滤功能，确保它在使用中并且是最新版本。

2.共享工作区

共享工作区（Shared workspaces）是“虚拟办公室”，它让团队中的每个人都能获得相同的资源和信息：数据库，日历，项目计划，相关的即时通讯和电子邮件，共享的参考资料，以及团队的文件。像Documentum eRoom，Microsoft SharePint和IBM的Lotus Team Workspace这样的共享工作区使地理上分散的团队成员更容易随时随地获得共享文件。通常通过网络浏览器，工作区可以让团队将文件整理存放在一系列的电子文件夹中，大多数系统还有内部智能控制成员阅读、编辑和保存特定文件权限的功能。

修订控制又更进一步。它只允许一个人在某个时间查看某个文件并且记录下这个人进行的所有更改。这个功能防止了两个人分别在相同时间编辑同一报告，从而避免了一个团队最终有一个文档两种不同版本的情况。许多系统还包括了即时通讯系统提供的在线提示，这样你就能马上知道哪些团队成员在线可以交谈或参加临时会议。

3.虚拟会议

虚拟会议技术包括一系列工具使不同地点的团队成员在同一时间进行交流，而且没有打扰、风险和差旅费用。即时通讯聊天和电话会议是虚拟会议的最简单形式。视频会议（Videoconferencing）将声音通讯与视频结合起来，使团队成员能够看到彼此，展示产品和传送其他的视觉信息。视频会议能在两种系统中使用。空间系统需要专门的会议室设备但是能提供大屏幕显示并能容纳更多与会者。桌面系统通常只需要每个与会者的电脑连接网络摄像头，视频在电脑屏幕上显示而声音要么通过网络要么通过电话连接提供。

最复杂的基于互联网的会议系统（web-based meeting systems）将最好的即时通信、共享工作区和视频会议与其他工具（比如让团队成员实时合作的虚拟白板）结合起来。参与者可在几乎世界上的任何角落，从桌面或者笔记本电脑、PDA甚至是一个有网络功能的手机登录。

通过网络会议合作，成员相距甚远的团队可以像在同一个房间里一样进行合作文档、设计和其他材料的工作。例如，你所在团队可能要完成公司新办公室的楼层布局方案。你们可以对同一个图形设计文件进行修改，而不用努力向对方描述脑中的视觉想法。每次由一个人掌握指针，他/她可以加上墙面、移动桌子等等。如果接下来你发现一个更好的安排墙面的方式，你可以要求掌握指针然后自己移动墙面。这种水平的沟通不但帮助团队更紧密地合作，而且文档或者图画马上就可以使用。你不必等某个人去把所有人的想法结合起来画一张新图。

最新在线会议的技术是暗网，这是一种小型的、只有被邀请才能加入的网络，通常比其他网络更安全。虽然它们在分享盗版音乐的人们中非常流行，暗网在合法商业中也有所应用，主要是用于交换高机密的信息。