高效会议的特征与会议沟通策略

1.会议沟通策略

通过上面的讨论，我们知道，会议沟通的有效与否取决于会议三个阶段的进展效果和各角色发挥的作用，是系统化的。而实际工作中，掌握一套行之有效的组织策略，可以提高会议各阶段的工作效率，节省时间。

（1）不搞形式主义。要明确开会的必要性，只有在不经过多方协调讨论不足以解决问题时才召开会议。

（2）明确会议主题和目标。记录下会议的主题和目标，为会议的进行方向和会中控制提供根据。

（3）提前分发备忘录。在会议召开之前，应以备忘录的形式提前通知与会者，以便他们有充足的准备时间，备忘录包括：日期、时间、地点、与会人员、主要议题等。

（4）选择合适的与会者。主要邀请那些能起到积极作用的人参加会议，对于那些优柔寡断、缺乏主见的人则尽量不要邀请。

（5）控制好会议进程。按照议事议程上的安排按时召开和结束会议。

（6）分发会议纪要。在会议结束后24小时内将会议纪要分发下去。会议纪要应该列出所做出的决策以及要求采取的主要措施的具体日期和具体负责人。

2.高效会议的特征

只有在会前准备，会中控制与记录及会后整理与跟踪这几个环节都完成好了，会议才会有效。通常，高效会议具有以下八大特征：(www.xing528.com)

（1）只有在必要时才召集会议。

（2）会前仔细筹划。

（3）拟定和分发了议程表。

（4）遵守时间。

（5）一切按计划进行。

（6）邀请了有经验的人士和决策人。

（7）做出了结论和归纳。

（8）记录了所有决定、建议和负责人。