会议中的角色：有效会议所需的主要参与者及其职责

会议的有效与否取决于会议中的角色，一个正式会议的角色一般包括会议主持人、其他与会者和会议秘书或记录员。会议中的角色同心协力，履行好各自的职责，对会议的成功至关重要，各个角色在会议各阶段的职责如下表所示。

表8.1　各会议角色的职责

会议中的每个人共同承担保持会议有效和使其成功的责任。然而，如果作为会议的指定领导者，就要为会议承担更多的责任和义务。为了保证会议的成效，一定要做到以下几个方面。

1.保证会议在正轨上运行

一次好的会议能引出群体所能提供的最好的想法和信息。好的领导者偶尔指导、协调、督促、激励和总结，大多数时候他们在鼓励与会者分享想法。经验将有助于意识到什么时候该推动群体向前，什么时候该退一步让大家谈论。如果会议进展缓慢，就需要问些问题来鼓励参与。相反，有的时候，为了时间安排，你没有别的选择，只能打断讨论。

2.遵循一致同意的规则(www.xing528.com)

无论是非正式还是正式的商务会议都有完善细节的规则，有发言、提议新的谈论话题、投票等等。会议越大型，就需要越多的信息来维持秩序。正式的会议使用议会程序（parliamentary procedure），这是一种经过时间考验的计划和进行有效会议的方法。这种程序最有名的指导思想是《罗伯特议事规则》（Robert's Rules of Order）。无论使用什么系统规则，一定要保证每个人都对期望很清楚。

3.鼓励参与

在会议进行过程中，会发现一些与会者太安静了而另一些又太健谈了。安静的与会者可能是害羞，可能是表示不同意或者抵抗，也有可能是正在笔记本电脑上回复邮件或者短消息。通过询问适合他们问题的看法把他们拉出来。对于太健谈的与会者，只要说时间有限而且要听听别人的意见就可以了。

4.积极参与

如果作为一个会议参加者，要对会议的主题和与会者的顺利互动有所贡献。利用倾听技巧和观察能力衡量人们之间的互动程度；然后调整行为来帮助群体达到目标。如果有有用的东西要说就大声说出来，但是不要垄断讨论。

5.有效结尾

在会议的结束，明确目标已经达到；如果没有，根据需要安排跟进工作。总结会议讨论的大体结果或者列出要采取的行动。确保所有的参与者都对结果意见统一并且给人们清除误会的机会。