理解和控制会议成本的关键策略

1.会议成本的内容

会议作为工作手段的一种，也和其他行为方式一样有它的成本，包括直接成本、时间成本和机会成本。

（1）直接成本。这种成本包括工资、租场地，多媒体设备，差旅费，食宿费，文件复印费等。这些花费都比较直观、清晰，也比较容易预估和统计。

（2）时间成本。它由与会者的会议准备时间、到达会场的旅行时间以及会议工作人员（包括会议秘书）的时间和与会人数等几个相关因素组成。有时，这种时间成本可能由于各种因素（如准备的时间太长等），造成难以统计和计算我们可以把它转化为金钱成本。金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成。

（3）机会成本。由于一会这个参加会议，离开原来的工作岗位造成生产、管理、市场反应的滞后而产生的损失。这个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉，但它形成的结果又实实在在摆在眼前。例如：因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意；不能及时处理客户投诉而得罪一批客户；不能及时处理突发事件而停工停产等。

2.会议成本的计算

（1）会议成本=2×附加价值×会议人数×会议时间(www.xing528.com)

（附加价值以每小时单位工资的3倍计算；乘以2是因为参加会议就要中断经营性工作，其损失要以两倍计算）

（2）时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）×与会人员平均每小时的工资

（3）会议直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费

（4）机会成本（如：不及时处理客户投诉，不能及时解决本职工作范围内的突发事件而造成的损失等）

综上所述，会议的成本是很高的，因此会议要以取得成功来收回成本，这就使得会议管理更加重要了。