会议是为管理服务的,根据管理者的需求,会议围绕特定的目的召开,而根据会议的目的,会议可分为不同的类型。
1.会议的目的
一般情况下,开会的目的有以下几个方面。
(1)开展有效的沟通。会议上,参与会议的人进行面对面的沟通交流,传达信息的同时可及时获得反馈,保证沟通的有效性
(2)资讯传达。通常,管理者会通过会议形成双向沟通,向员工传达新政策、新决定、新计划和重要的新信息的同时,及时得到反馈和获取更多新信息。
(3)监督员工的工作进展。会议上,参与会议的各部门代表向管理者汇报工作情况,可使管理者及时获悉工作进展,并对各部门工作以及评价或下一步的安排,从而监督各部门的工作进展。如:工作汇报会议。
(4)解决问题。会议有助于加强沟通,增进理解,澄清误会,以化解矛盾,解决内部员工问题,同时,可以集思广益,解决管理、经营中的问题。
(5)制定决策。会议可以集合集体智慧,考虑周全,权衡各个方案的利弊,以做出正确的决策。
(6)开发创意。为了获得富有创意的想法,企业通常会通过会议的形式把大家聚集在一起,一同交流,资源共享,激发创意。如:头脑风暴会议。
(7)激励士气。有时开会是为了凝聚向心力,激发员工的工作积极性,会议上,通过表扬个人或团体的贡献与成就肯定员工的努力,有助于形成良性竞争,还可通过经验分享,学习交流等让员工积极参与交流,增近距离和归属感。(www.xing528.com)
2.会议的类型
根据会议的目的划分,会议主要有以下类型:
(1)谈判会议。这种会议主要采用双向沟通,目的是解决双方在利益上的冲突,力求达成一致的意见。
(2)信息通报会议。这种会议主要是单向沟通,目的是传播信息,一般不鼓励讨论,以免影响信息的传播。
(3)解决问题会议。这种会议通常需要充分的沟通,通过与会人员之间的积极讨论,集思广益,以得出解决问题的方案。如:缺点改善讨论会、QC小组研讨会、新产品研发研讨会。
(4)制定决策会议。这种会议的目的是权衡各个方案的利弊,做出决策。计策一旦做出,与会人即使持有不同观点,也要遵守决议。
(5)座谈讨论会议。这种会议常采用头脑风暴法,目的是通过思想碰撞,讨论研究,寻求新想法,搜集新点子,产生创意。
(6)汇报型会议。这种会议主要是组织里各部门或者团队就过去一段时间的工作进行汇报总结,找出需要改进的地方,并且得到下一步计划的根据。如:周会、月度总结会、品质管理会。
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