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上行沟通概述:如何有效表达意见并解决可能的障碍

时间:2023-07-22 理论教育 版权反馈
【摘要】:上行沟通即下级向上级所表示自己的态度和意见的一种过程,如报告、请示或反映意见。另外,下行沟通中的六个障碍也时常出现在上行沟通中。解决案例中小王做越级沟通的苦恼,要明确的是,这次越级沟通的目标是要取得间接上司对自己建议的认同,同时要注意避免让直接上司因为此事为难自己。

上行沟通概述:如何有效表达意见并解决可能的障碍

上行沟通即下级向上级所表示自己的态度和意见的一种过程,如报告、请示或反映意见。在传统企业中,领导者往往倾向于下行沟通,发送指令和通知等,然而,下级的反馈对管理工作来说十分重要,管理者通过上行沟通能更准确地获得员工工作的情况,政策计划的执行情况等,因此,现代的很多成功企业(像引题中的麦当劳沃尔玛惠普)的一个共同特征便是注重双向沟通,鼓励员工主动与上级沟通。而对于员工来说,只有积极与领导沟通,才能知道自己的长处和短处,才能了解自己的处境。

【案例一:短四寸的裤子】

阿东明天就要参加中学毕业典礼了,怎么也得精神点把这一美好时光留在记忆之中,于是他高高兴兴上街买了条裤子,可惜裤子长了两寸。吃晚饭的时候,趁奶奶、妈妈和嫂子都在场,阿东把裤子长两寸的问题说了一下,饭桌上大家都没有反应。饭后大家都去忙自己的事情,这件事情就没有再被提起。

妈妈睡得比较晚,临睡前想起儿子明天要穿的裤子还长两寸,于是就悄悄地一个人把裤子剪好叠好放回原处。

半夜里,狂风大作,窗户“哐”的一声关上把嫂子惊醒,猛然醒悟到小叔子裤子长两寸,自己辈分最小,怎么也得是自己去做了,于是披衣起床将裤子处理好才又安然入睡。

老奶奶起得早,每天一大早醒来给小孙子做早饭上学,趁水未开的时候也想起孙子的裤子长两寸,马上快刀斩乱麻。

最后阿东只好穿着短四寸的裤子去参加毕业典礼了。

这个案例中的男孩只是告诉了家人自己的裤子长了两寸,需要剪短,但没有询问谁来帮他裁短(即没有及时获得反馈),使得他只能穿着短四寸的裤子参加毕业典礼。这个案例说明了及时获取信息反馈的重要性。

【案例二:割草男孩的故事】

割草男孩一个替人割草的男孩出价5美元,请他的朋友为他打电话给一位老太太。电话拨通后,男孩的朋友问道:“您需不需要割草?”

老太太回答说:“不需要了,我已经有了割草工。”

男孩的朋友又说:“我会帮您拔掉花丛中的杂草。”

老太太回答:“我的割草工已经做了。”

男孩的朋友再说:“我会帮您把草与走道的四周割齐。”

老太太回答:“我请的那个割草工也已经做了,他做得很好。谢谢你,我不需要新的割草工。”

男孩的朋友便挂了电话,接着不解地问割草的男孩说:“你不是就在老太太那儿割草吗?为什么还要打这个电话?”割草男孩说:“我只是想知道老太太对我工作的评价。”

这个案例就告诉了我们作为员工积极与领导沟通对自身的工作和发展的重要性。

1.上行沟通的目的

上行沟通的目的是开辟一条让管理者听取员工意见,想法和建议的渠道。包括:

(1)为员工提供参与管理的机会。

(2)减少员工因不能理解下达信息而造成的失误。

(3)营造民主式管理文化,提高组织的创新能力。

(4)缓解工作压力。(www.xing528.com)

2.上行沟通的主要形式

(1)意见反馈系统。

(2)员工座谈会。

每个部门选派若干名代表与各部门领导、高层领导一起召开员工座谈会,也是一种效果颇佳的上行沟通途径。在座谈会上员工可以就自己部门存在的某些问题畅所欲言,提出意见和建议。这种座谈会应定期举行,比如每个月一次或每个季度一次。同时,为确保座谈会的气氛轻松、愉快,与会者畅所欲言,要注意以下几点:

在一种非正式的气氛下举行。可以以一种茶话会的方式进行。

有一个能说会道的,幽默的人,能活跃气氛的人主持会议。

虽然座谈会比较自由,但是主持人也要围绕主题做适当引导,避免其变成恶意的声讨会。

(3)巡视员制度。巡视员的概念源于瑞典,在哪里,公民可以向国家公务人员提出调查有关政府的官僚主义的申诉。当今,在许多组织中也设置了类似的职位,专司调查员工所关心的问题,然后再向上级管理层汇报。

3.上行沟通的障碍

(1)封闭式企业文化。虽然管理界一直以来积极倡导参与式和民主式管理,但一家管理咨询公司的调查结果显示,一般企业中多数员工是没有机会发出大量信息的。

(2)内部沟通机制不健全。由于内部沟通机制不健全,很多时候,管理者都听不到下面员工的声音。

(3)信息失真。管理者由于官僚作风,片面相信一些经过精心设计的、不符合事实的信息。

另外,下行沟通中的六个障碍也时常出现在上行沟通中。

【实例分析】

公司市场部的基层管理人员小王,硕士研究生毕业进入公司已经有三年了。部门的经理是专科毕业,很有闯劲。由于年龄、文化程度等方面原因,他对经理在管理过程中的一些做法有不同意见,比如:经理更多地采用经验式管理方法;在激励方面,过于注重过程导向,却忽视结果导向,缺乏目标激励。他曾经与经理谈起过自己的想法,建议采用目标管理思路,从结果导向对员工进行考核激励,但经理好像没有反应。对此他感到非常不满,一段时间来,他一直在考虑,希望与公司主管经营的副总经理做一次沟通。

但是现在就存在这样的问题,他要做越级沟通的话,第一,与上司的上司,做沟通是否合适?第二:又如何与这个副总经理进行沟通呢?解决案例中小王做越级沟通的苦恼,要明确的是,这次越级沟通的目标是要取得间接上司对自己建议的认同,同时要注意避免让直接上司因为此事为难自己。在明确沟通目标后,接下来从五种基本沟通策略来考虑,这五种分别是分析沟通对象,分析自身地位和特点,分析信息策略,分析沟通渠道策略和分析沟通环境策略。

第一点,关于分析沟通对象,首先需要充分掌握你的间接上司和直接上司的背景,了解他们平时处理事情的习惯与风格,起码你认为间接上司有很大可能性接受这个建议再开始采取行动。然后,也需要去了解直接上司不愿意接受你的建议的原因,有些事情也许直接上司考虑的角度不一样,他的决定也代表着部门的利益,而不能采取每个人的建议。如果了解了直接上司的想法后仍认为是经理的想法不正确,再去找副总经理也不迟。再次,还需要了解直接上司和间接上司他们之间的关系,最后,还需要了解间接上司对越级反映问题的态度及其处理艺术,要是这位间接上司是一名非常不喜欢越级沟通的人,那么就应该放弃越级通这个方法,去寻找别的方式来解决。

第二点,分析好自身地位和特点,在进行沟通的时候,个人的可信度是非常重要的,如果平时在公司自身可信度很低,即便这个建议再好,间接上司也会抱有迟疑态度;并且需要弄清楚你对这个问题看法的客观程度、深入程度和系统程度,把问题想透彻了,想全面了,向间接上司展示时才更可信。

第三点,分析信息策略。把握好信息的结构,先从客观情况描述入手,引出一般性看法,再就问题提出自己的具体看法。并且在表达时要站在间接上司的角度来分析问题,就事论事,对事不对人,也不要对直接上司的人身做评论。

第四点,分析沟通渠道策略,可以选择直接或间接沟通,书面或语言沟通,正式或非正式渠道。同时有两个小建议:越级沟通尽量避免直接上司知道,私下沟通较为合适;或者可以通过工会的反映问题通道提出建议。

第五点,分析沟通环境策略,除了要分析沟通的信息本身,和传递信息的渠道之外,沟通的环境也很重要。选择合适的时机、合适的场合、合适的方式来展开对话,并且营造合适的、宽松的氛围,看上去的不刻意,实际上的精心准备是最佳状态。

这就是五种基本沟通策略在越级沟通中的应用,如果你是故事中的小王,你注意到了么?

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