务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾

商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。

1.信头

信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。

（1）发信人名称及地址。发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

（2）标题。作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：

①由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”“推销函”“订购函”“索赔函”等。

②先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。

（3）函号。函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。

函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx）“函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。

（4）称谓。称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：

①泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”“尊敬的财务部部长”“尊敬的销售部经理”等。

②具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”“尊敬的财务部张部长”“尊敬的销售部王经理”等。

（5）收信人地址、单位。收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

2.正文

正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

（1）问候语。问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。

（2）主体。主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：(www.xing528.com)

①说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

②说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。

如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

（3）结尾语。正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的目的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。

3.信尾

信尾部分包括四部分内容。

（1）祝颂语。所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：

①请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”“顺颂”“恭祝”等。

②安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”“金安”“生意兴隆”等。

（2）签署。签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。

（3）日期。日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：

①公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

②阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如2008年8月18日。

③国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0”，如2008年08月18日。

无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如2008年08月08日，不能写成“08年08月08日”。

（4）附件。附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。