三步写作法的实践：计划、书写和完成信息的有效表达

三步写作法由计划、写作和完成信息三部分组成。

信息的计划。为了计划信息，首先要通过确定目标和分析受众来分析当前情况。一旦确定需要怎样来完成信息，就搜集那些能够满足受众需求的信息。下一步，选择正确的媒介（口头的、书面的或者电子的）来传递信息。具备这三个要素之后，就可以组织信息：确定主题思想、限定范围、选择直接法或间接法以及列出内容提纲。信息的计划是本章的重点。

信息的写作。一旦完成商务信息的计划，就要从敏感性、关系技能和风格方面来适应受众。对受众的需求要有敏感性，换位思考、注意礼貌、突出正面效应并使用非歧视性语言。通过建立可信度和树立企业形象来构筑与受众的良好关系。一定要注意语言风格，使用会话语气、简明的语言和正确的语态。接下来就可以写作信息了，写作时注意措辞有力、句意明确和段落通顺。

信息的完成。完成初稿后修改信息，评价内容和可读性，进行编辑、重写，使之更为简洁、清晰、语法正确、标点合适并且格式恰当。接下来制作信息，用受众收到的格式，检查所有的设计和版式，使之看起来更吸引人、更专业。校对最终稿的印刷、拼写错误和其它技术性问题。最后，发布信息，使用个人和技术的最优组合来发布信息。

1.计划

A.分析情况

确定信息的目的是告知、说服还是合作

确定在接收信息后受众应该或可能做什么

确保目的有价值和实际

确保时机合适

确保目的对于组织可接受

识别主要受众

确定受众的范围和构成

估计受众的理解程度和可能的反应

B.收集信息

决定使用正式或非正式的方式来收集信息

发现受众需求

提供所需信息并保证其准确、道德和相关

C.选择正确的媒介

理解口头、书面、视觉效果和电子媒介的优缺点

考虑媒介丰富度、正式度、媒介限制、紧迫度、成本和受众偏好

D.组织信息

确定中心思想

限定范围

选择直接法或间接法

以中心思想开始列出内容提纲，添加主要观点，并举例说明

寻找通过叙事技巧来引起读者兴趣的机会

2.写作

（1）词汇的选择。

①理解本义和隐含义。一个词可能有本义和隐含义。本义（denotative meaning）是指字面或字典中的意思。隐含义（connotative meaning）包括所有由词汇引发的联想和感觉。

“书桌”的本义是“有一个平的工作台和若干用于存储的抽屉的家具”。“书桌”的隐含义可能包括与工作或学习有关的想法，但是“书桌”这个词有非常中性的隐含义——既不强烈也不带有感情色彩。然而，有些词汇比其他词汇有更强烈的隐含义，因此使用时需要小心。例如“不及格”这个词的隐含义是消极的，并且可以带有强烈的感情意思。如果你说销售部完成的年度销售指标“不及格”，隐含义说明这个群体较差、没有竞争力、或表现低于某个标准。然而，没有百分之百地完成目标的原因可能是产品较差、定价错误或其他在销售部门控制之外的因素。相反地，说销售部门完成了指标的85%，你就清晰地说明结果少于预期，而不必引起与“不及格”相联系的负面情绪。

②平衡抽象和具体的词汇。词汇的抽象或具体程度多种多样。抽象词汇（abstract word）表达了一种概念、性质或特征。抽象词汇通常很宽泛，包含了一个类别的观点，而且他们通常很知识化、学术化并具有哲学性。“爱”“荣誉”“进步”“传统”和“美丽”是抽象的，抽象词还有一些重要的商务概念如：“生产率”“利润”“质量”和“动机”。相反，具体词汇（concrete word）代表一些能够触摸到、看到或可视化的东西。大部分具体词汇植根于有形的物质世界里。“椅子”“桌子”“马”“玫瑰花”“踢”“吻”“红色的”“绿色的”和“二”等都是具体词汇；它们直接清晰、准确。此外，科技一直在产生新的词汇和新的含义，来表述没有物理表现但仍然是具体的事物，如“软件”“数据库”“网站”都是具体词汇。你可能认为抽象词汇比具体词汇对于作者和读者来说更麻烦。抽象词比较“模糊”而难于解释，依赖于受众和环境。减少这类问题的最好办法是混合运用抽象词汇和具体词汇，将一般和具体结合起来。陈述概念，然后用更具体的词汇详细地解释它。在没有其他合适的方式表达的情况下再使用抽象词汇。此外，由于像“小的”“无数的”“很大的”“近的”“不久的”“好的”和“健康的”这类词汇不够精确，因此可以试着用一些更准确的词汇代替它们。一般不说“很大的损失”，而是说一个准确的数字。

③寻找适用于沟通的词汇。通过经常练习写作，从有经验的作者和编辑那里学习，大量阅读，你会发现选择合适的词汇来进行准确的沟通就变得容易了。当你写作商务信息时，仔细思考，寻找适合每个语境的、更有说服力的词汇，并避免难懂的词汇、过时词语和流行语。

选择强有力、准确的词汇。选择能够清晰、具体、生动地表达思想的词汇。如果你发现自己用了很多的形容词和副词，可能你是在试着用他们弥补无力的名词和动词。说“销售暴跌”比说“销售大幅下降”或“销量有一个大幅下降”要更有力和有效。

选择熟悉的词汇。你最好选择对你和受众来说都比较熟悉的词汇进行沟通。而且，第一次在重要的文献中尝试使用不熟悉的词汇可能会导致尴尬的误会。

避免过时词语和流行语。虽然熟悉的词汇总的来说是最好的选择，但是要避免过时词语，一些词汇和短语运用得太普遍使它们失去了某些沟通的效能。流行语是新产生的词汇，经常与技术、商务或文化上的改变相联系，比过时词语更难于掌握。在有些情况下，谨慎地使用流行语能够表明你是内行人或是了解内情的人。然而，流行语会很快过时，在它们“生命周期”的晚期使用会让你显得像一个想要装作内行的外行。

小心使用行话。行话是在特定的专业或行业内部使用的专门用语。行话名声不佳，但并不总是坏的。行话在与理解这些术语的特定群体沟通时通常是高效的方法。毕竟这是行话最开始得到发展的原因，由有相同兴趣的人开发出来用于快速沟通复杂的观点。

（2）语气的应用。商务信息的语气覆盖了从不正式到对话再到正式的很大范围。当你需要与上级或客户进行沟通，语气就要趋于正式和尊重。尽管如此，如果用在亲近的同事身上，正式的语气听起来可能会有距离感而且比较冷漠。在信息中遵循以下几个要点，你就可以正确使用对话但仍有务性的语气：

理解短信和写作的区别。朋友间的短信和即时信息会使用随意的、缩写的语言，但不会用于专业的商务写作。确实，短信风格是朋友间沟通的高效方式，特别是考虑到手机键盘的限制。但如果你想在商务活动中表现严肃，工作中就不能这样写作。

避免陈旧和华而不实的语言。大部分公司羞于使用过时的短语，如“附上……请查收”（attached please find）和“请注意”（please be advised that）。简单地说，避免使用晦涩的词语，陈旧、迂腐的表达和过于复杂的句子。

避免说教和吹嘘。没人愿意听一个“万事通”说教或吹嘘。然而，如果你需要提醒受众某些显而易见的事情，试着随意地表达这一信息，或者把它放在段落的中间，看起来像是次要的建议而不是主要想表达的内容。

注意隐私。商务信息通常应避免谈论隐私，例如分享个人细节或采用随便的、不专业的语气。尽管如此，当你与受众关系密切时，例如在一个关系亲密的团队中，采用更亲密的语气有时则更合适。

谨慎使用幽默。幽默容易起反效果并转移受众对信息的注意力。如果你不够了解受众或是没有在商务场合中运用幽默的技巧，就完全不要使用幽默。在正式的信息之中或是跨文化沟通时，避免使用幽默。

（3）构造有效的句子。

①四种类型的句子。句子有四种基本的类型：单句，合句，复句和复合句。一个单句（simple sentence）里只有一个分句（一个独立主语和一个独立谓语），虽然它还可以通过作为动作宾语的名词和代以及修饰语进行扩展。下面是一个典型的例子（主语单下划线，谓语双下划线）：“在过去的一年里利润增加。”一个合句（compound sentence）中有两个主要的分句，表达两个或多个独立但是同等重要的相关观点，经常用“而且”但是”“或者”等词连起来。一个合句是两个或多个相关联的单句（主句）的结合。例如：“工资率已经下降了5%，并且员工流动率已经很高了。”这些主句在合句中经常用逗号或分号隔开（这种情况下去连词“并且”“但是”和“或者”）。一个复句（complex sentence）表达了一个主要观点（主句）和一个或多个次要观点（不能独立成为有效句子的从句），经常用逗号隔开。在下面例子中，“尽管你可以怀疑Gerald的结论”是在从句中表达的次要观点：“尽管你可以怀疑Gerald的结论，但你必须承认他的研究是透彻的。”一个复合（compound-complex sentence）有两个主要分句，其中至少有一个主句包含一个从句。“在过去的一年里利润增加了35%，因此尽管公司面临着长期的挑战，但是我同意公司的短期前景相当乐观。”为了使写作尽可能地有效，使用所有这四种句型以努力达到多样化和平衡。如果你使用了太多的单句，就不能准确地表达出观点的相互关系，文章就会显得

不连贯和生硬。在另一种极端情况下，一长串的合句、复句或复合句读起来会令人疲惫。

②使用句型强调主要观点。你可以用以下方法强调观点：

使用更多的词汇、放在句子的开头或结尾、让他们成为句子的主语。在任何长度的信息中，总有一些观点比其他观点重要。你可以通过句型强调主要观点。一个常用的技巧是，给最重要的观点最大的篇幅。当你希望吸引别人对一个观点的注意力时，使用额外的词汇去描述它，思考下面的句子：“董事长号召股东们投票。”

为了强调董事长的重要性，你可以更全面地描写他：“在企业并购竞争中有着丰富经验的董事长号召股东们投票。”你可以通过增加一个单独的短句来进一步提高重要性：“董事长号召股东们投票。她在企业并购竞争中有着丰富经验。”你也可以通过把一个观点变成句子的主语来吸引注意力。在下面的例子中，重点放在人身上：“我可以使用电脑来更快地写信。”尽管如此，转换了主语之后，计算机就成为重点了：“计算机使我写信更快了。另一种强调重点的方法是把它放在句子的开头或是结尾：“我们降低价格来刺激需求。”（较少强调）；“为了刺激需求，我们降低价格。”（更多强调）在复句中，从句是围绕着表达的观点的关系来安排的。如果你想要强调某种观点，把从句放在句子的结尾（主要强调位置）或者开头（次要强调位置）。如果你想要弱化某种观点，把从句放在句中。

“电子部件在墨西哥制造，相比美国来说有更低的工资成本。”（最能强调）(www.xing528.com)

“因为工资成本更低，电子部件在墨西哥制造。”（强调）

“墨西哥，有更低的工资成本，被选为电子部件的制造地。”（最不强调）

这样的技巧让你能够更多地控制手中对你所说的信息的理解方式。

3.完成

（1）商务信息的修订。

A.评价内容、组织、风格和语气

确保信息准确、相关和充分

检查所有必要的观点都合乎逻辑顺序

核实你展示了足够多的支持来使中心思想有说服力和吸引力

确保信息的开头和结尾都有效

确定你为受众和当前情况达成了正确的语气

B.修订以提高可读性

考虑使用可读性指数，但确保谨慎地解释结果

混合使用长中短句，保持较短的段落

使用项目列表和编号列表来强调关键观点

使用主标题和副标题使文档易于略读

C.编辑文件以使其清晰

拆开过长的句子并重写不确定的句子

利用对等结构

修改悬空的修饰语

改变连续长名词的用词并替换伪动词

明晰句子结构并清糟糕的指代

D.编辑文件以使其简洁

删除不必要的单词和短语

缩短长单词和短语

消除冗余

改写以“It is/There are”开头的句子

（2）商务信息的校对。

A.检查写作错误

印刷错误

拼写错误

语法错误

标点符号错误

B.检查漏掉的部分

漏掉的文本部分

漏掉的展示部分（如绘图、表格、照片、图表、图形、在线图像等）

漏掉的资料来源说明、版权声明或其他参考信息

C.检查设计、格式和程序错误

不正确或不一致的字体

栏目大小、间距和对齐方式的问题

不正确的页边距

不正确的特殊字符

不恰当的换行和换页

页数问题

页眉和页脚问题

没有遵守公司标准

不活动或错误的链接

丢失的文件