数据格式化和排序及其详解

（1）数据格式化的一般原则

数据格式化是Excel应用中非常重要的环节，合理、适当的格式设置不仅美化外观，更能方便模型检查。格式化应遵循的一般原则是：整齐统一、色彩淡雅、美观大方、数字靠右。格式设置中常用的快捷键是Ctrl＋1（弹出格式设置对话框）、Ctrl＋U（下划线）、Ctrl＋I（斜体）、Ctrl＋B（粗体）、Ctrl＋Shift＋％（百分比格式）。

（2）文字格式设置

a）文字格式设置主要考虑的因素有对齐方式、字体、字号、大小写（外文）、特殊形态（加粗、下划线和斜体等）、颜色、背景色和边框等。

b）文字一般靠左或者居中对齐，不要将整列的长段文字居中，否则看上去很凌乱。

c）中文字体可以选择宋体或者楷体；英文推荐Arial，标题可以用Garamond （外观优美）。

d）除标题外，字号应以9或10号为主，大小既适宜电脑上阅读又适宜打印后阅读。

e）外文可以全部大写，也可以将每个单词的首字母大写。

f）特殊形态不宜过多使用，过多使用会使外观显得刺眼。特殊形态可以使用在一些需要突出的文字上，用以体现其重要性或者层次性。

g）字体颜色应以黑色为主，标题或者关键文字可用灰色或者墨绿色。切忌使用鲜艳的颜色，如深红。鲜艳的颜色不仅刺眼，不利于阅读，也显得轻浮。

h）标题或者重要内容可以适当使用背景色，背景色应以灰色或者墨绿色为主。

i）边框的作用在于使表格显得整齐有序、有层次感。边框不宜太粗，也不宜过度使用，否则会在视觉上显得凌乱。

（3）数字格式设置

a）数字格式设置考虑的因素比文字格式设置要考虑的多，如日期、自定义格式和数字形态方面的因素。

b）数字以靠右对齐为主，序号可以居中对齐。

c）字体以宋体或者楷体为主。

d）数字字号、特殊形态、颜色、背景色和边框的设置方法和文字的设置方法一样。

e）日期格式应为Excel自带的格式，Excel的公式可以识别自带格式的日期，方便建模；不要使用“YYYY．MM．DD”这样的日期格式，Excel的函数无法识别。

f）数值应有千分位符，方便建模时检查（突出异常小或者大的数据）。小数位数应根据需要设置，不宜过多，否则会使数值在乍看之下显得很大。

g）自定义格式的优点在于使数字看上去是文字，而实际上还是数值。

（4）条件格式

格式设置中经常会遇到需要将具有某些特征的文字或数字设置成特殊的格式，而要寻找具有这些特征的数字非常费时费力，或者随着数字的变化，这些特征也会随之变化。在这种情况下就要使用条件格式。条件格式可以把符合一定特征的数字或文字自动设置成一定的格式，如果数字变化后不再符合预设的特征，那么所设置的格式也会自动取消。条件格式通过格式／条件格式设置。

让我们通过以下案例来说明（1）—（4）的操作方法。

【例1．2】 以下是一个分析师的模型的一部分，该部分使用了很多格式。

从图1．11中可以看出，左侧的文字全部靠左对齐，看上去很整齐。英文字体均为Arial。英文单词的首字母均大写。左侧的大标题均使用了斜体＋粗体＋下划线的形态，其他标题采用了粗体的形态，使各部分层次鲜明。表格中的边框使用很得体，令使用者一目了然。各主要部分之间的空行也恰到好处地区分了表格的各主要组成部分。

图1．11

表格中的数字均靠右对齐。数字字体均为Arial。在线框、空行和文字特殊形态的辅助下，数字的层次感已经很清晰明了，所以数字没有采用任何特殊形态。如果数字也采用特殊形态，则会使表格的层次和重点反而不突出——处处重点等于无重点。除百分比和自定义格式的数值外，其他数值均有千分位，使用者可以较容易地发现数值变化的规律。(www.xing528.com)

表格还使用了自定义格式。从图1．12中可以看出，虽然显示“FY1”（fiscal year 1），但是单元格里实际上是数值1。这样格式的数值既美观、清晰，也方便建模时作为模型中的变量使用。自定义格式的设置很简单，如图1．12所示，“FY”外有半角双引号，“＃”代表数字。可以通过对＃号的排列，对数字设置各种形态。比如“＃．＃＃”会使数值保留两位小数，“＃，＃＃＃．＃＃”会使数值显示千分位、保留两位小数。

只有通过多实践、多观察、多比较、多总结才能提高格式设置的水平，没有捷径。

图1．12

图1．13

由于模型中假设第三年（FY3）将项目处置，为了突出第三年的数字，模型采用了条件格式。从图1．14中可以看出，当处置时间为当时间（E44）为第三年时，单元格背景色就自动设置为灰色。条件格式可以通过格式刷设置，但是使用格式刷时要修改好条件引动单元格的方式（绝对或者相对引用）。图1．14中将K8单元格设为绝对引用，既锁行也锁列；E44单元格设置为相对引用列、绝对引用行，即锁行不锁列。

图1．14

如果要添加一些条件格式时，可以选：【开始】—【样式】—【条件格式】—【管理规则】—【新建规则】，从而可以编辑格式规则，将选定的规则添加到“格式管理器”里面去。

图1．15

不需要条件格式时，可以把条件格式删除。删除时一定要将曾经设置条件格式的单元格全部选中，否则会出现部分单元格仍然显示条件格式的情况。

图1．16

图1．17

（5）数据排序的一般原则

排序是为了使数据的排列更有规律，而对数据进行重新组织安排的一种方式。通过数据排序，可以使纷乱的数据展现出规律，方便对其进行观察和研究。数据排序的规则通常包括数字、字母、汉字等。

（6）数据排序功能的使用

Excel有数据／排序功能。使用很方便。

我们将通过一个例子来说明排序功能的使用。

【例1．3】 以下是一组某股票一天的交易数据。

表1．1

我们可以对这些数据按照不同的标准进行排序，以了解交易情况。现在对成交均价进行排序：

a）选中整个表格（Ctrl＋A）。

b）选择“数据”菜单的“排序”命令。

c）从“主要关键字”下拉列表中选择排序关键字为“均价（元）”。

d）指定排序方式为降序。

e）点击“确定”。

我们还可以通过设置排序的选项，以适应各种排序的需要。