解码数字秘密：提升管理效率

吕炳群

学校的各项活动会产生大量的数据，例如师生到校、离校时间，学生的活动参与情况，以及最常见的每个学生的课堂练习、课后作业等学习数据。这些数据每天都在产生，但它们大多是碎片化的数据，因此没有被及时存储下来。这是一块数据的价值洼地，运用好这些数据能够让学校的管理更加方便快捷，也能更好地提升学校的管理实效。

普通的大量数据与大数据是不一样的。大数据时代的学校管理更加注重数据的采集与分析，我们需要去解开数字里的秘密，然后运用它来提升学校的数字化管理水平。大数据在学校的应用非常广泛，如学校的门禁安全、日常办公、教务、固定资产、财务等方面，大数据都具有非常重要的作用。

我们发现的大数据的第一个重要秘密：数据量大。它会记录大量的数据并进行存储，我们可以利用这些原始数据进行分析。在建立相关分析模型的过程中，我们通过探索与实践，将数据归为安全类、管理类和人文类。安全类主要指学校安全，如师生人身安全、学校资产安全等；管理类主要指学校教学与教务管理，如考勤、代课、工作效率、教学效果等；人文类主要指师生情感关怀、健康关怀、校园文化等。

大数据的另外一个秘密：精准。通过将大量的数据进行合理化的归类、分析，将偶然性事件逐步排除，最终形成具有相对必然性的分析结果，形成指向性明确的分析报告。这一精准化分析过程实际上是一个筛选、甄别、诊断的过程。这些数据通过逐渐积累，形成精准的分析，从而为学校的教育工作提供帮助。

为了探索数字的秘密，应用大数据提升学校管理效率，学校对全校的门进行了改造，建立了智能门禁系统，对每个科室和教室的进出数据进行了有效的记录和管理。这些大数据能带来哪些好处呢？

首先，它能记录每一个班级的学生到校和离校情况。这些数据的记录能够给学生的在校安全及早到生的管理带来很大帮助，学校能够根据各班之间的差异制定相关的管理条例，以此提升学生在校学习效率，帮助学生合理规划在校学习时间，对学生的管理具有很大的指导作用。

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其次，在遇到物品丢失或其他安全问题时，学校能够从大数据中快速地获得有效信息，辅以校园监控，迅速破解难题。这不是依靠人的记忆，而是通过数据管理，快速、准确地得到正确的解决方法。例如在我校之前的管理中，经常会遇到班级的门敞开，或者未知人员进入教室而导致物品失窃的情况，之后我们只能通过查看监控，花费大量的时间和精力去调查，却未必有效果。而门禁系统可以实时反映所有科室的门的开关情况。通过门禁管理，我们可以非常方便地了解门打开的准确时间和刷卡人信息，再配合录像监控，快速消除安全隐患，这给学校各科室的安全管理带来极大的帮助。大数据的及时性、有效性和精准性在学校的校园安全管理方面还大有可为。

再次，大数据还可用于师生的考勤，它能够对偶然性事件与必然性事件进行很好的甄别。例如关于学生迟到的情况，通过分析门禁刷卡的大数据，我们能够将学生的偶然性迟到与经常性迟到进行准确的记录，让教育更有针对性。我们允许学生因为特殊情况偶尔迟到，但是如果学生经常性迟到，我们就需要寻找背后的原因。这样的精准分析有助于更好地管理学生。教师考勤方面，采用门禁刷卡、会议签到之后，教师们变得更加准时了。数据是非常客观的，它能够反映教师到达会议室的精准时间。时间的公开促使教师养成准时的好习惯，提高了教师的办公效率。

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我校面向社会开放校园场地，因此常有学校访客、社会人员进入校园健身等。针对这一举措带来的各种安全隐患，学校引入了人脸识别系统。通过人脸识别系统记录访客出入校园的时间与人员特征。这种大数据给学校校园管理带来极大帮助。

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门禁系统大数据的应用在安全、考勤方面带来较好的效果，而在日常办公管理中，大数据也有非常大的作用。学校的办公管理会产生大量的信息数据，这些数据如何助力于提高管理效率，又如何服务于教育教学呢？

在后勤管理方面，经常会遇到设备故障率高、维修无目标性等情况。我们通过“钉钉”平台，使每个班级的设备都生成了一个二维码，教师们可以通过扫描二维码直接进行设备报修，报修短信会自动推送给负责教师。通过后台的数据可以很精确地了解哪些设备属于经常性损坏，哪些设备属于偶然性损坏；哪几个班级的设备损坏率比较高，哪几个班级的设备损坏率比较低……这些数据的统计能让学校的固定资产管理效率更高，从以前的模糊性维护转向精准性维修，部分常出问题的设备可提前预警，避免影响学校的正常教学，让学校的日常管理更加高效。

在教师管理方面，经常会有教师请假、调休、外出等情况，有时会因为没有合理的安排，出现教师未及时到岗的情况。现在，学校通过“钉钉”等考勤软件对教师的上班情况进行考勤，记录教师当天的考勤和到岗情况；通过网络在线请假，明确了解每位教师的在岗情况；遇到特殊情况时，及时地安排调课、代课，使学校的学习活动能够正常开展。通过每月的统计分析报表导出数据，学校能够较好地了解教师现状，进行管理，促进学校的工作正常、有序地开展。

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大数据在学校其他科室管理中也发挥了较大作用，特别是专用教室的使用情况管理。专用教室的使用率通过长时间的记录，形成大数据，我们可以通过分析大数据了解专用教室的使用效果。指导教师能够合理安排各专用教室，有效地避免专用教室的“撞车”情况，还能够通过分析专用教室的使用情况，了解专用教室的利用率与微格教学的效果，给卫生管理也带来了很大帮助。

大数据在学校办公中的精准应用有效地提升了办公效率。文件分发与消息通知是学校办公管理中最常见的，但有时会遇到教师没有及时查收相关信息还需要个别通知的情况。通过“钉钉”等平台能有效地获取教师对学校文件和通知的阅读情况，必要时可以使用短信或语音电话进行通知，提高了行政工作效率。通过大数据分析，还能够将教师对各项工作的实施过程进行分析和比对，了解各项工作的开展进程，有效提升学校各项活动的执行效果。

数据的大量堆积和大数据的分析，区别就在于一个只是普通的数据存储，另一个是数据的分析与指导。大数据在学校管理中的应用不仅仅局限于存储功能，更重要的是大数据分析能够应用于学校的管理，特别是能够甄别一些事件的必然性与偶然性情况，能对学校管理进行精准的反馈与指导。因此，我们要养成数据思维，培养教师通过运用大数据分析进行管理的思维与能力。

但数字不是冷冰冰的，我们还需要去发现数字背后的人文作用。例如通过考勤和请假的大数据了解教师情况，针对教师经常性请假这一情况，学校工会可以及时介入，关心教师的身体状况，体现学校对教师的关怀，促进学校发展。在教师提升方面，通过教师学习、竞赛、培养情况的大数据了解每位教师的特长，制订适合每位教师的发展规划和培养目标，促使教师向着前方不断努力。

大数据平台的建设，在考勤、访客、安全分析等方面起到作用，推进了学校门禁系统的管理；大数据也在教师的日常办公中得到有效应用，使得学校在人事管理、教务管理、科室管理、社团管理等方面多“管”齐下，从而提高教师在校工作的精准性和有效性，也让学校管理更加透明、快捷、有效。