第一节 地方官署上行文书
地方官署上行文书包括奏本、题本、申、咨呈、呈、详、禀,其中关于奏本、题本本书前面章节中已有介绍。我们从申文讲起。
凡用申文,大致所申者均为应行无疑之事,不过具文申明而已,需要上级衙门批示者用详文。
申文用途不一,有申报、申覆、申请、申解等。下级官署应行之事,已经完成,而申报之;上司委查、委议事件,业经查明议决而申复之;章程、书籍等件应呈于上司者,而具文申送之;上司应发于下而未发者,下级官署可申请之。以上几种用途均不必上级批示。此类例行公事,一般是由书吏拟稿,幕友审核,主官审定后上报的。但申解之文,常用于申解军火、人犯、钱粮等要项,所关甚重,一般由刑、钱幕友拟稿,并附有批回,犹如现在的收据,以入档备案。所谓批回,就是申解官署于申文同时再备一批文,交差役携带,投递上司官署,经验收后,上级于原批文前半页上端,用墨笔写上“批回”两个大字,两字上面各画一大圈,折叠半页,与申解文合同,编写骑缝字号,如果是申解给督抚衙门,则写“部字号”,申解局、所,则写“局字号”“所字号”,用草书,然后盖一骑缝印。这样,就可以将批回交原差携带回本衙门备案了。批回带回后,挂号幕友可在号簿上注明已办结,原批交书吏入档。这表明刑、钱幕友此一事项已全部完成。
申文的页面上,要摘录事由,尾页上“月”之下,须写申解人的官衔姓名。申文一般用白纸或毛边纸折页,书写时每幅六行,每行字数不一,文中凡遇上宪用平抬,遇皇帝则照题奏例,出格抬写。面页上在事由末一字下盖印,尾页年、月、日上也盖印。并在印的四角写上“内申照验”四个小字。[2]
申解文一般由具体经办刑、钱事务的幕友拟稿。
一、咨文
咨呈是用于没有统属关系的上下级衙门的上行文。如各省督抚对军机处,用咨呈。其格式与咨文(平行文)相近,其用语多用咨文语,少用呈文语。咨呈介于咨(平行)和呈(上行)两者之间,较咨文略卑,比呈文稍尊,用于不能用咨文但又不必用呈文的官署。
前文所引胡林翼写给左宗棠的信中,建议左宗棠专请一位精晓例案的刑名幕友,“专管咨题文案”[3]。可见,督抚衙门的刑名幕友,会使用咨呈这一文种与刑部洽商刑案事宜;同例钱谷幕友亦会用咨呈与户部洽商钱谷报解事宜。给军机处的咨呈则由奏折或书启幕友承担。
咨呈所见较少,笔者偶阅《筹笔偶存》一书,书中收录了大量山东巡抚衙门在义和团运动时期的公牍,据该书序言所说,这份手稿是第一历史档案馆所发现的,它是山东巡抚衙门中一个师爷的工作笔记。这份工作笔记中,保留了他代巡抚草拟的奏折、咨呈、函等。涉及文种较多,后面介绍相关文种时再分别介绍。其所拟咨呈较多的是报给“北京总署”的。北京总署即总理各国事务衙门,专门办理洋务。成立于咸丰十年(1861年),光绪二十七年(1901年)改为外务部。由于义和团运动主要针对洋人,当时的山东巡抚衙门对全省义和团运动的发展情况密切关注,并时常咨呈于北京总署。此外向直隶总督也用咨呈。直隶总督掌管山东、河南、直隶三省。山东巡抚由其管辖。但直隶总督府在保定,例兼直隶巡抚。无总督驻节的省份,巡抚则独当一面,所以督抚同为地方大员。山东巡抚向直隶总督行文可以用咨呈,而不用呈。
为了解咨呈的行文格式及用语,我们节录该书中一份咨呈。
为咨呈事。案据平阴县知县梁石甫禀,敬禀者至○○○[4]批示祗遵等情。并据英国安立甘会管理平阴教务教士马焕瑞禀同前由。当即饬派泰安府知府……,会同亲军马队领官……,驰往查办。……初一日,据平阴梁令石甫暨教士马焕瑞先后禀报,当日又派员督队驰往救护。讵知该匪于上午架枪,傍晚即将该教士戕毙。事出仓卒,实属救护不及。而卜教士自泰安回平阴,又未通知地方官派拨勇役护送。除飞饬各地方官、各防营一律勒限严缉此案正凶,务获重惩外,俟验后另行核咨。所有英教士卜克司被匪戕害暨救护不及各实在情形,理合备文咨呈。为此咨呈贵衙门,谨请查照核复施行。[5]
这份咨呈是上报总理各国事务衙门,因其主管洋务,所有涉外事件均由其负责。故山东义和团杀死外国教士之事,由山东巡抚衙门用咨呈向其汇报。确切地说应是通报。因为事情如何处理,对外交涉是总理各国事务衙门的职权。而处理涉案人员及办事不力的官员,则由山东巡抚说了算,不必请示北京总署如何办理。故行文语气不是下级向上司请示的语气。文中也有转引来文,但作为稿本,其在撰拟稿件时在引“敬禀者”的“者”字后用一小字“至”标注记号○○○。可见,在清代公文中引套或引叙来文,拟稿时幕友为节省时间,均用这些标记号标注上,以便书吏誊写稿件时按指示记号补录来文。
二、呈文
呈文也是上行文书,用途与申文一样,有呈报、呈覆、呈送、呈请、呈解等。行款格式、用印等手续都与申文相同。呈文之外,备副呈供上级批示,页面上写“副呈”二字,不叙事由,不编骑缝号。副呈随呈文上递后,上司衙门即在副呈批示处抄录批语,盖印,即可发回呈文机关备案。差役回衙后,仍由挂号幕友登簿,书吏存档。呈解文一般由刑、钱幕友拟稿,其他例行公事之呈文则由书吏拟稿。
三、详文(www.xing528.com)
详文是地方官署使用最广泛的上行文书。州县上行府厅、府厅上行司道、司道上行督抚均用详文。清代黄六鸿《福惠全书》说:“夫详文者,详言其事而申于上台者也。贵在原委清楚,词意明切,而陈以可否之义仰候宪裁。”可知详文是下级官署向上级作请示报告时所用的文种。所请示报告的政务还要求上司批示。用详文向上级汇报请示,除了叙述之外,还可以议论,把所请示之事的理由讲透。万枫江《幕学举要》“议详禀剖,皆以论断,事件故有一定之理,大要在识时务,理看主人之地位与性情,设身处地,理之所向,无不如意。”[6]
详文要求申详于直接上司,不能越级。如需越级,则要按级层层转详,直至用题本转引具题上达皇帝。当所呈申的政事与多层上司衙门有关时用“通详”,通详所达包括直接上司。详文通常都附带详册(或称副详),两者合为一套。附详册的详文有“长详”和“由详”之分。“长详”与详册的内容完全一致,“由详”的内容则比详册简要。如果是呈报词讼案件的详文,“由详”是不录供的(供词往往很长)。无论“长详”“由详”都配套详册申报直接上司,上司在详文上写批语,并发回申详衙门,详册则留在上司衙门存案。详文的用途,有详报、详覆、详请、详送、会详等。详报是汇报已办政务;详覆是上司命令办理之事业已办妥,以详覆之;详请是拟办某事,请示上级,以定可否;有关系重大之件,以详送达于上司;会详是由两个以上官署会衔具详。
详文所涉及的,都是较重要的政务,如报销钱粮费用、审理案件等。详文是刑、钱幕友最常用的公文文种。其内容比较复杂,文字冗长。详文中要交代奉到来文日期、行文关系、装叙各上司的看语,所以常层层套引,行文较复杂。
详文的格式是:前署发文衙门(不具官员衔名),“为”字下接写事由,随即写正文,这是早期的格式,是单张状式的。后来演变为折式,折面正中一行写发文衙门及事由,钤印,次面按前式书写正文,结尾是“照详施行,须至申者”或“须至呈者”。以次另起一行写“右申”或“右呈”。两字拉开,“右”字抬写,与所呈上司官衔第一字平齐,“申”字与上司官衔末一字(一般是上官的姓)平齐。又另起一行写上司官衔的全称和姓。有时为表示特殊恭敬,有把上司官衔第一字抬写高过“右”字一格的。最后填写申呈日期,齐年压月盖发文衙门印。日下写申报人官衔、姓名,这称为“后衔”。详文结尾与申呈日期之间空有一定位置,供上级官员写批语用。上司衙门批示时,在这一空白处先盖上官衔全称条戳,在条戳之后写批语。然后在详文年月一侧和详册扉页上合并盖上上司衙门的印章,文件编号,并用墨笔画一圈。这样详文上和详册上分别有左半印、圈、字号和右半印、圈、字号。批示衙门在详册扉页上再录批存档。
详册通常用九行蓝格纸书写,不论多寡,一律装订成册。册面右上角一般都粘一红色斗签,在斗签上写明事由。两页之间上方要盖骑缝印。详册每行均低两格书写,以备抬头需要,书及上司用平抬,叙及上谕皇帝等字抬头,按题奏的规定办理。册面在事由末一字及文尾年月上,均须钤盖印信。详册内钤盖骑缝印要与上纸边相齐,这是所谓“详上册下”的用印法。
会详的备制手续,与一般详册附详等无异,只是册面除录事由外,要写会详衙门并钤盖其印信。会详衙门署衔次序是:如是三司会详,藩司(布政)居中,学政居右,臬司(按察)居左。如无尊卑而等级相同,孰前孰后并无定制,会钤印信依会衔次序。文中骑缝印,只用主稿衙门的。
州县上报府的详文一般由府幕批。而在府以上衙门则由经承批[7]。详文与题奏类似,都有行文繁琐,层层装叙,文字冗长的特点。
州县遇有命、盗、奸等重案,先用详文初报,审理清楚,犯证供齐全后再用详文上报。官员前后任交接时,对于“刑名案件,接任承审,便得展限。如限期紧急者,一面详转,一面办理。”[8]遇有灾荒时,“灾象初成,即行具禀。即成灾,则据报通详。”[9]除将成灾亩数、成灾状况、涉及村庄等情况造册上报外,还要将停征赋税、发粮赈恤等救灾措施用“议详”的方式请示上司[10]。若发生蝗灾,则要“蝻子萌动,即宜详报”,扑灭蝗虫时,“应将已经扑灭处所,先得详报”。文内仍声明现在搜查余孽字样,不可意以为净尽。免得扑灭不净或其又产卵生发,反而使上司认为本州县是在说假话,假报功。如蝗虫成群自外地飞来,“只宜含浑详报,切不可指明自何处飞来”,免得使邻境官员承担扑灭不力的罪名[11]。另外,逃人、逃军、逃犯均要用详文申报,“详请通缉”。[12]
禀文,在前文中也讲过了,在此补充两点:第一,对地方州县衙门来说,详文类似题本,禀文类似奏折。凡“遇有情节繁琐,不便入详,及不必详办之事,非禀不可,”禀文上司必亲阅,易于直接沟通,但须“措词委曲,叙事显明”[13]。第二,禀有双红禀、红白禀等。双红禀用于贺、庆事宜;红白禀叙公事,前文已经讲到,不再赘述。红白禀内还可以夹单,类似奏折后的夹片。大都用来说一些不便公开说的话,而这些是不便在正禀内说的,夹单是另用一纸片,夹入禀帖,受文衙门不归卷不立案,所以前文所举丁宝桢计杀安德海的例子中德州知府赵新与幕友密议,幕友建议用夹单密禀,就是因为夹单不归卷不立案,将来出事可以查无实据。[14]
验文。验文也是一种上行文书,通常用于向上司衙门报告和说明一般情况,更多地用于报送文件、押解人犯、申解钱粮赋税等事。其使用范围及文书程式也大致与详文同,黄六鸿《福惠全书》说:“申上之文有二,一曰详文、二曰验文。”又说:“申报上司用申文。详文加书册一本,须查对字迹与申文无异。验文不用书册。”(黄六鸿:字子正,号思湖,别号石浦迂农,江西新昌人。康熙九年由举人选授山东郯城知县,十四年任直隶东光知县,内擢御史,后来做到工科掌印给事中。他晚年把做地方官的心得记录下来,题为《福惠全书》,于康熙三十三年刻印。该书对以后的地方行政工作有很大影响。)可知在清初,验文和详文是被统称为申文的,都是呈申给上司的文书。两者也有一点区别,详文须带详册,要上级衙门作批示。而验文则不用带书册,亦不须批示,只用备案即可,因为应办理之事已无可疑,不过具文申明而已。汪辉祖也说:“申上之文,曰验、……验止立案”。[15]
验文格式是前书发文衙门及呈验事由,文尾年月日下署后衔。也有前衔署发文衙门全称而不署后衔的,情况与详文相同。文末“照验施行,须至申者,”是表明文种。
申、详、验三者中,申是统称,包括详、验两种上行公文文种。到清末时,许多人称验文为申文,因它们所报均为无可疑之事,属于例行公事,均只须立案存档,不用批示。这样申、验就合称为“申”。而详文则仍保持原称谓不变。
所以验文与申文一样,也应因书吏拟稿,幕友核稿、主官认可后,签押盖印,才能发出。
清代对于下级衙门上报的公文,凡应批示意见的,或由上级主官核批,或由其幕友核批。蔡申之所著《清代州县故事》中对申解钱粮的申文核批的程序有详细的讲述:“凡送官核批、送师爷核批。核毕由签稿(主官长随中的一种)送至门房,然后发出经承拟稿。书办又送门房,门房送签稿后,又送至钱谷师爷处核正。钱谷送签稿,签稿送至内签押房呈官画行。画行毕,由签稿送至门房。门房将稿发出房经承送签票。经承将签票送至门房,后伊送签稿处。签稿送至用印处,用印毕仍送签稿。然后送标至标判师爷处。标判毕仍送签稿,挂号封过,即送门房。门房务要过细看明,有无错漏。看明再行发房开仓。”[16] 可见,核稿的过程中,至少有三位幕友参与,先是由钱谷或刑名幕友核批,经承拟稿后,他们还要核正,用印完毕后标判(朱墨)幕友要标判,挂号幕友要挂号,之后才能正式发文。
免责声明:以上内容源自网络,版权归原作者所有,如有侵犯您的原创版权请告知,我们将尽快删除相关内容。