清代幕友制及地方官署行文书

第一节　地方官署上行文书

地方官署上行文书包括奏本、题本、申、咨呈、呈、详、禀，其中关于奏本、题本本书前面章节中已有介绍。我们从申文讲起。

凡用申文，大致所申者均为应行无疑之事，不过具文申明而已，需要上级衙门批示者用详文。

申文用途不一，有申报、申覆、申请、申解等。下级官署应行之事，已经完成，而申报之；上司委查、委议事件，业经查明议决而申复之；章程、书籍等件应呈于上司者，而具文申送之；上司应发于下而未发者，下级官署可申请之。以上几种用途均不必上级批示。此类例行公事，一般是由书吏拟稿，幕友审核，主官审定后上报的。但申解之文，常用于申解军火、人犯、钱粮等要项，所关甚重，一般由刑、钱幕友拟稿，并附有批回，犹如现在的收据，以入档备案。所谓批回，就是申解官署于申文同时再备一批文，交差役携带，投递上司官署，经验收后，上级于原批文前半页上端，用墨笔写上“批回”两个大字，两字上面各画一大圈，折叠半页，与申解文合同，编写骑缝字号，如果是申解给督抚衙门，则写“部字号”，申解局、所，则写“局字号”“所字号”，用草书，然后盖一骑缝印。这样，就可以将批回交原差携带回本衙门备案了。批回带回后，挂号幕友可在号簿上注明已办结，原批交书吏入档。这表明刑、钱幕友此一事项已全部完成。

申文的页面上，要摘录事由，尾页上“月”之下，须写申解人的官衔姓名。申文一般用白纸或毛边纸折页，书写时每幅六行，每行字数不一，文中凡遇上宪用平抬，遇皇帝则照题奏例，出格抬写。面页上在事由末一字下盖印，尾页年、月、日上也盖印。并在印的四角写上“内申照验”四个小字。^[2]

申解文一般由具体经办刑、钱事务的幕友拟稿。

一、咨文

咨呈是用于没有统属关系的上下级衙门的上行文。如各省督抚对军机处，用咨呈。其格式与咨文（平行文）相近，其用语多用咨文语，少用呈文语。咨呈介于咨（平行）和呈（上行）两者之间，较咨文略卑，比呈文稍尊，用于不能用咨文但又不必用呈文的官署。

前文所引胡林翼写给左宗棠的信中，建议左宗棠专请一位精晓例案的刑名幕友，“专管咨题文案”^[3]。可见，督抚衙门的刑名幕友，会使用咨呈这一文种与刑部洽商刑案事宜；同例钱谷幕友亦会用咨呈与户部洽商钱谷报解事宜。给军机处的咨呈则由奏折或书启幕友承担。

咨呈所见较少，笔者偶阅《筹笔偶存》一书，书中收录了大量山东巡抚衙门在义和团运动时期的公牍，据该书序言所说，这份手稿是第一历史档案馆所发现的，它是山东巡抚衙门中一个师爷的工作笔记。这份工作笔记中，保留了他代巡抚草拟的奏折、咨呈、函等。涉及文种较多，后面介绍相关文种时再分别介绍。其所拟咨呈较多的是报给“北京总署”的。北京总署即总理各国事务衙门，专门办理洋务。成立于咸丰十年（1861年），光绪二十七年（1901年）改为外务部。由于义和团运动主要针对洋人，当时的山东巡抚衙门对全省义和团运动的发展情况密切关注，并时常咨呈于北京总署。此外向直隶总督也用咨呈。直隶总督掌管山东、河南、直隶三省。山东巡抚由其管辖。但直隶总督府在保定，例兼直隶巡抚。无总督驻节的省份，巡抚则独当一面，所以督抚同为地方大员。山东巡抚向直隶总督行文可以用咨呈，而不用呈。

为了解咨呈的行文格式及用语，我们节录该书中一份咨呈。

为咨呈事。案据平阴县知县梁石甫禀，敬禀者至○○○^[4]批示祗遵等情。并据英国安立甘会管理平阴教务教士马焕瑞禀同前由。当即饬派泰安府知府……，会同亲军马队领官……，驰往查办。……初一日，据平阴梁令石甫暨教士马焕瑞先后禀报，当日又派员督队驰往救护。讵知该匪于上午架枪，傍晚即将该教士戕毙。事出仓卒，实属救护不及。而卜教士自泰安回平阴，又未通知地方官派拨勇役护送。除飞饬各地方官、各防营一律勒限严缉此案正凶，务获重惩外，俟验后另行核咨。所有英教士卜克司被匪戕害暨救护不及各实在情形，理合备文咨呈。为此咨呈贵衙门，谨请查照核复施行。^[5]

这份咨呈是上报总理各国事务衙门，因其主管洋务，所有涉外事件均由其负责。故山东义和团杀死外国教士之事，由山东巡抚衙门用咨呈向其汇报。确切地说应是通报。因为事情如何处理，对外交涉是总理各国事务衙门的职权。而处理涉案人员及办事不力的官员，则由山东巡抚说了算，不必请示北京总署如何办理。故行文语气不是下级向上司请示的语气。文中也有转引来文，但作为稿本，其在撰拟稿件时在引“敬禀者”的“者”字后用一小字“至”标注记号○○○。可见，在清代公文中引套或引叙来文，拟稿时幕友为节省时间，均用这些标记号标注上，以便书吏誊写稿件时按指示记号补录来文。

二、呈文

呈文也是上行文书，用途与申文一样，有呈报、呈覆、呈送、呈请、呈解等。行款格式、用印等手续都与申文相同。呈文之外，备副呈供上级批示，页面上写“副呈”二字，不叙事由，不编骑缝号。副呈随呈文上递后，上司衙门即在副呈批示处抄录批语，盖印，即可发回呈文机关备案。差役回衙后，仍由挂号幕友登簿，书吏存档。呈解文一般由刑、钱幕友拟稿，其他例行公事之呈文则由书吏拟稿。

三、详文(www.xing528.com)

详文是地方官署使用最广泛的上行文书。州县上行府厅、府厅上行司道、司道上行督抚均用详文。清代黄六鸿《福惠全书》说：“夫详文者，详言其事而申于上台者也。贵在原委清楚，词意明切，而陈以可否之义仰候宪裁。”可知详文是下级官署向上级作请示报告时所用的文种。所请示报告的政务还要求上司批示。用详文向上级汇报请示，除了叙述之外，还可以议论，把所请示之事的理由讲透。万枫江《幕学举要》“议详禀剖，皆以论断，事件故有一定之理，大要在识时务，理看主人之地位与性情，设身处地，理之所向，无不如意。”^[6]

详文要求申详于直接上司，不能越级。如需越级，则要按级层层转详，直至用题本转引具题上达皇帝。当所呈申的政事与多层上司衙门有关时用“通详”，通详所达包括直接上司。详文通常都附带详册（或称副详），两者合为一套。附详册的详文有“长详”和“由详”之分。“长详”与详册的内容完全一致，“由详”的内容则比详册简要。如果是呈报词讼案件的详文，“由详”是不录供的（供词往往很长）。无论“长详”“由详”都配套详册申报直接上司，上司在详文上写批语，并发回申详衙门，详册则留在上司衙门存案。详文的用途，有详报、详覆、详请、详送、会详等。详报是汇报已办政务；详覆是上司命令办理之事业已办妥，以详覆之；详请是拟办某事，请示上级，以定可否；有关系重大之件，以详送达于上司；会详是由两个以上官署会衔具详。

详文所涉及的，都是较重要的政务，如报销钱粮费用、审理案件等。详文是刑、钱幕友最常用的公文文种。其内容比较复杂，文字冗长。详文中要交代奉到来文日期、行文关系、装叙各上司的看语，所以常层层套引，行文较复杂。

详文的格式是：前署发文衙门（不具官员衔名），“为”字下接写事由，随即写正文，这是早期的格式，是单张状式的。后来演变为折式，折面正中一行写发文衙门及事由，钤印，次面按前式书写正文，结尾是“照详施行，须至申者”或“须至呈者”。以次另起一行写“右申”或“右呈”。两字拉开，“右”字抬写，与所呈上司官衔第一字平齐，“申”字与上司官衔末一字（一般是上官的姓）平齐。又另起一行写上司官衔的全称和姓。有时为表示特殊恭敬，有把上司官衔第一字抬写高过“右”字一格的。最后填写申呈日期，齐年压月盖发文衙门印。日下写申报人官衔、姓名，这称为“后衔”。详文结尾与申呈日期之间空有一定位置，供上级官员写批语用。上司衙门批示时，在这一空白处先盖上官衔全称条戳，在条戳之后写批语。然后在详文年月一侧和详册扉页上合并盖上上司衙门的印章，文件编号，并用墨笔画一圈。这样详文上和详册上分别有左半印、圈、字号和右半印、圈、字号。批示衙门在详册扉页上再录批存档。

详册通常用九行蓝格纸书写，不论多寡，一律装订成册。册面右上角一般都粘一红色斗签，在斗签上写明事由。两页之间上方要盖骑缝印。详册每行均低两格书写，以备抬头需要，书及上司用平抬，叙及上谕皇帝等字抬头，按题奏的规定办理。册面在事由末一字及文尾年月上，均须钤盖印信。详册内钤盖骑缝印要与上纸边相齐，这是所谓“详上册下”的用印法。

会详的备制手续，与一般详册附详等无异，只是册面除录事由外，要写会详衙门并钤盖其印信。会详衙门署衔次序是：如是三司会详，藩司（布政）居中，学政居右，臬司（按察）居左。如无尊卑而等级相同，孰前孰后并无定制，会钤印信依会衔次序。文中骑缝印，只用主稿衙门的。

州县上报府的详文一般由府幕批。而在府以上衙门则由经承批^[7]。详文与题奏类似，都有行文繁琐，层层装叙，文字冗长的特点。

州县遇有命、盗、奸等重案，先用详文初报，审理清楚，犯证供齐全后再用详文上报。官员前后任交接时，对于“刑名案件，接任承审，便得展限。如限期紧急者，一面详转，一面办理。”^[8]遇有灾荒时，“灾象初成，即行具禀。即成灾，则据报通详。”^[9]除将成灾亩数、成灾状况、涉及村庄等情况造册上报外，还要将停征赋税、发粮赈恤等救灾措施用“议详”的方式请示上司^[10]。若发生蝗灾，则要“蝻子萌动，即宜详报”，扑灭蝗虫时，“应将已经扑灭处所，先得详报”。文内仍声明现在搜查余孽字样，不可意以为净尽。免得扑灭不净或其又产卵生发，反而使上司认为本州县是在说假话，假报功。如蝗虫成群自外地飞来，“只宜含浑详报，切不可指明自何处飞来”，免得使邻境官员承担扑灭不力的罪名^[11]。另外，逃人、逃军、逃犯均要用详文申报，“详请通缉”。^[12]

禀文，在前文中也讲过了，在此补充两点：第一，对地方州县衙门来说，详文类似题本，禀文类似奏折。凡“遇有情节繁琐，不便入详，及不必详办之事，非禀不可，”禀文上司必亲阅，易于直接沟通，但须“措词委曲，叙事显明”^[13]。第二，禀有双红禀、红白禀等。双红禀用于贺、庆事宜；红白禀叙公事，前文已经讲到，不再赘述。红白禀内还可以夹单，类似奏折后的夹片。大都用来说一些不便公开说的话，而这些是不便在正禀内说的，夹单是另用一纸片，夹入禀帖，受文衙门不归卷不立案，所以前文所举丁宝桢计杀安德海的例子中德州知府赵新与幕友密议，幕友建议用夹单密禀，就是因为夹单不归卷不立案，将来出事可以查无实据。^[14]

验文。验文也是一种上行文书，通常用于向上司衙门报告和说明一般情况，更多地用于报送文件、押解人犯、申解钱粮赋税等事。其使用范围及文书程式也大致与详文同，黄六鸿《福惠全书》说：“申上之文有二，一曰详文、二曰验文。”又说：“申报上司用申文。详文加书册一本，须查对字迹与申文无异。验文不用书册。”（黄六鸿：字子正，号思湖，别号石浦迂农，江西新昌人。康熙九年由举人选授山东郯城知县，十四年任直隶东光知县，内擢御史，后来做到工科掌印给事中。他晚年把做地方官的心得记录下来，题为《福惠全书》，于康熙三十三年刻印。该书对以后的地方行政工作有很大影响。）可知在清初，验文和详文是被统称为申文的，都是呈申给上司的文书。两者也有一点区别，详文须带详册，要上级衙门作批示。而验文则不用带书册，亦不须批示，只用备案即可，因为应办理之事已无可疑，不过具文申明而已。汪辉祖也说：“申上之文，曰验、……验止立案”。^[15]

验文格式是前书发文衙门及呈验事由，文尾年月日下署后衔。也有前衔署发文衙门全称而不署后衔的，情况与详文相同。文末“照验施行，须至申者，”是表明文种。

申、详、验三者中，申是统称，包括详、验两种上行公文文种。到清末时，许多人称验文为申文，因它们所报均为无可疑之事，属于例行公事，均只须立案存档，不用批示。这样申、验就合称为“申”。而详文则仍保持原称谓不变。

所以验文与申文一样，也应因书吏拟稿，幕友核稿、主官认可后，签押盖印，才能发出。

清代对于下级衙门上报的公文，凡应批示意见的，或由上级主官核批，或由其幕友核批。蔡申之所著《清代州县故事》中对申解钱粮的申文核批的程序有详细的讲述：“凡送官核批、送师爷核批。核毕由签稿（主官长随中的一种）送至门房，然后发出经承拟稿。书办又送门房，门房送签稿后，又送至钱谷师爷处核正。钱谷送签稿，签稿送至内签押房呈官画行。画行毕，由签稿送至门房。门房将稿发出房经承送签票。经承将签票送至门房，后伊送签稿处。签稿送至用印处，用印毕仍送签稿。然后送标至标判师爷处。标判毕仍送签稿，挂号封过，即送门房。门房务要过细看明，有无错漏。看明再行发房开仓。”^[16] 可见，核稿的过程中，至少有三位幕友参与，先是由钱谷或刑名幕友核批，经承拟稿后，他们还要核正，用印完毕后标判（朱墨）幕友要标判，挂号幕友要挂号，之后才能正式发文。