挂号幕友的重要性及影响

第三节　挂号

挂号，也称号件，这是幕府中专职公文运行管理的幕席。

地方行政衙门，每天各种上行、平行、下行公文不断，收到和发出公文数量很多。对于收到的公文，应如何办，由谁办，“号件”或挂号幕友应给出一个意见，使公文处理的责任落实到人，并要建立公文催办制度，对每一件公文确定办理时限。可以说，这个幕席的一个重要职能，是确保公文在衙门中流程顺畅，保证衙门的行政效率。

万枫江在《幕学举要》中说：“登记号件，似易而实难，似轻而实重。叙由简明，人人所能，惟以摘催而不使弊搁，查限而不致逾达，或一事而分手两办，或一手而原被异批，逐一厘剔较正，斯足以助刑钱之不及，非但识词记注而已。必厚其修脯，择力余于事者，始克展布裕如。倘以为无关轻重之任，不能择人，则发事多矣。”^[50]

可见，此幕席之职掌，是对各衙门来文先叙由，再批转给其他幕席办理，并要对公文登记，明确其来文机关，办理时限。在幕府中所起作用，类似今天的办公室和督办科的作用。它并非无足轻重的幕席，必须选择力余于事的人充任，才能使衙门公文运转顺畅，使刑名、钱谷事务得以及时处理，不违时限，并使涉及刑、钱事务的公文不发生一事两办或原被异批的错误。

清代制度规定，官府衙门办理各种事件，如刑名钱谷诸事等，皆有一定限期。过限办理不完，主官要受罚俸、降级等处罚。清代的一些幕学著作中，关于各类行政事务及公文处理的期限，都有讲述。这些是各幕席幕友，尤其是挂号幕友必须掌握的。仅以《招解说》目录中所载涉及办理期限的条目来讲，就有“展限”“起限”“接审期限”“扣限除限期”“承审杂件期限”“承缉年限”“官员办理一切钦部事件限期”“官员审理事件限期”“承缉人犯限期”“承追限期”“承变限期”“承造限期”“勘定蠲免限期”“接参扣限”等十几个专节。^[51] 每一专条都记载了对该项行政事务的办理限期，并在“交代迟延”“承查迟延”“开揭迟延”“造册迟延”等专条中，都记载了对地方官的处罚规定。

如“起限”一条：“交盘以到任日，正犯未获以人文到日，钦部案件以奉文日，隔省徒犯以人文到日，命案以到官日，盗案以获犯日，举贡犯事以部文日，贡监以革退日，三限即于二限满日，生员以学院斥革到日，盗案疏防以失事日，承审二限即于初限满日，接审官以奉文日，承缉盗案以吏部文到日，委审官以奉文日。右例载审断限期离任条内。”^[52]

这是一位刑名幕友在其著作中所记载的涉及刑名事件起限的各种规定。有起限，一定就有办理期限。如州县向上级衙门上报各种造册，如果迟延，则“州县：违限未及一月，罚俸三个月，……违限……二月罚俸六个月，……半年以上降一级留任。”^[53] 州县事繁，造册仅是其向上级汇报日常例行事件的一个不太重要的方面，一旦违限迟延主官都要受罚俸至降级的处罚。其他紧要、重大事项则可想而知。

所以，一定要慎重选择挂号幕友：

幕宾之慎其选，人犹知之；而于‘挂号’一事，则多视为未节。不知州县公务头绪繁多，凡一应正杂钱粮、文移牌票，各宜立簿稽查，俱须登记明白，乃百事之条目，庶务之纲领也。必择其熟练精细者为之职掌，分门别类，眉目毕清，然后事之应行应复，应比应催者，一览可查，均得依期完结。否者，徒有一簿，而不知缓急何事；空有一号，而不查迟早何时，案牍纷纭，定滋丛脞。所以，幕宾需人固不可不慎其选，而‘挂号’一项，不可不重其事也。^[54]

在幕府之中，挂号虽为小席，但它的重要性却如上文所引，它的职掌，是将衙门中一切已收和应复、应发公文分门别类，按时限要求和轻重缓急程度，编定号簿，按期督催，保证公文不违时限。它是衙门中各项公文及行政事务处理的枢纽，是“庶务之纲领”“百事之条目”，起着提纲挈领的作用。这样，才能使案牍纷纭的衙门、头绪繁多的公务，井然有序地正常运行，不会出现错误，而影响官员的考成。任这一幕席者，必须是对衙门公文处理程序和时限等项规定熟练掌握之人；工作态度认真，一丝不苟的精细之人。不能因为是小席就随随便便地请人来做，而要慎重其选。地方主官可能认为刑、钱大席才是辅助其佐治的重要幕席。但没有挂号幕席的组织管理，刑名、钱谷的职能就无法高效发挥。这一点，做过多年幕友又做过几年州县官的汪辉祖从官幕两方面的经验入手，就说得比较透彻，他在《学治臆说》中讲：“幕宾之名，曰刑名、曰钱谷、曰征比、曰挂号、曰书启。其大较也，刑名、钱谷，动系考成，尽人而知，其当重矣。……而词讼案牍，刑、钱多不上紧，全在号友稽查催办。”^[55] 汪辉祖告诫州县官，不要认为只有刑、钱幕友重要，挂号幕友等小席也不能看轻。没有挂号幕友的稽查催办、词讼案牍，刑、钱多不上紧赶办，可能会因遗误公事而影响主官的考成。所以，对于挂号幕友，也要隆礼厚币延请来，使之久安其席。

挂号幕友最主要的任务是“以助刑钱之不及”，^[56] 每天由外衙转来的呈词等刑钱要件，均由挂号幕友登记号簿，分别转刑、钱幕友处理，并负责按时催办。《州县当务二十四条》 载：号件幕席“于刑名之案，则审限参限，时时扣算；一经报案，则催条时至，刑席稍惰者，无不惮之；于钱谷之案，则所征分数及报解期限，时时扣算，一切杂项征解，出入之数，无不序次详明。”^[57]

挂号幕友扣算期限催办各项行政事件，是依靠“号簿”，“号簿”中要将各种来文编号，摘出公文事由、标明办理期限，并随时登记各项公文的办理情况，哪些已办结，哪些没办结，未办结原因有哪些？以便按季或年终向上级衙门汇报时有所依据。^[58] 同时，也使主官及时了解掌握各项事件的办理进度及结果。

簿内除编号外，还要注明某年月日某人因何事控某人，某日批，票差某人缉被告，干证某人；某日审、某日详（向上级衙门写详文，汇报案情）；某日奉某宪谕催，某日申复，某日如何详复等。从这些分析可以看出，清代地方衙门行政运行是制度严密、程序规范的。

挂号幕友除了对刑名、钱谷事件建立号簿进行催办外，据《挂号硃墨要法》一书所说：挂号幕友“进署先饬承发房取备号簿五十本，……即日裁红纸写小条分款贴开，便于稽查”。按类分款用小红纸条标记各类公事，然后，建立以下十几类簿：

命盗、奸伤、私钱、私宰为一簿（按：这是较严重的刑事罪案）。

巡典、公文、批词为一簿。

额欠、大计、年例、保甲、安置、军流为一簿。

平移、营造、僧道、阴医为一簿。

钱粮、俸工为一簿。

交代、驿站、军需、工程为一簿。

加级、记录、处分、节寿、老民、孤贫为一簿。

牙行、杂税、常、社仓谷为一簿。(www.xing528.com)

通缉、承缉、承追、承变为一簿。

赴宪、赴任、捐纳、验看、告病、丁忧、回籍、起复为一簿。

各宪公文附杂件、捐款为一簿。

书、役禀为一簿（按：此为书吏、衙役所上条禀）。

窃赌、硝盐为一簿。

上控、委审、贡监、考试为一簿。

此上为日常公务。分类归并，不只是按刑、钱事务，还以六房职掌做为划分依据。其他临时或突发事件，如放火、失火、假印、伪银、私铸铜钱、邪教等，则可随时附记。

应当说，上文所引是归类建簿的一种，各省地方衙门，各不同时期，不同的挂号幕友应有不同的建簿及归类方法。据《钦定州县事宜》说，挂号幕友“应立各簿”，有“悬牌示簿、上宪公文簿、平移公文簿、摘登要件簿、摘登旧案簿、报解钱粮簿、新旧呈词簿、硃单内票簿、新票号簿、各属书札簿、递解犯人簿、命案簿、盗案簿、雨晴月报簿。”等十几种。^[59] 清代会典中也没有对地方衙门这些事务有任何明确规定。不同衙门的挂号幕友应该也会有自己的建簿方法和归类方法。但总体要求应该是衙口所涉及的公文及行政事务没有遗漏。挂号幕友较常用的“挂号之法”，是“预备号簿四本。 一本‘江’字、二本‘山’字、三本‘千’字、四本‘古’字。将江山千古四本，作为总簿”^[60]，然后将其他各类簿归总到这四类总簿之下。郑文挺在《清代的幕府》一文中说刘大白先生和他谈过，“绍兴师爷还创造了‘江山一统’的分类法。将汉字按江山一统四字的第一笔，点、直、横、撇分四部，较部首分类简便得多”^[61]。不论是“江山千古”，还是“江山一统”，这样的分类法都适合建总簿，为一级目录，然后再根据文档性质，按工作内容分别建簿，为二级目录，这样翻检查阅就方便多了。挂号幕友不但负责分发文件，办理完的公文也应由他负责核对并发出。

挂号幕友工作的情况我们可以在《曾国藩未刊往来函稿》一书中找到。书中收录的许多信稿，尤其是来函，下面多注有“要”“复”“应复”“不复”“已复”“自复”等处理意见和收函时间、编号、处理时间以及“旉”“筱”等承办人员的代号。仅举数例：

曾国藩发出的信：（此类信多是在信后注发出的时间及编号）。

063复张凯章 （正月初三未刻 第三号）。

066致彭雪琴 （正月十一日 第三号）。

曾国藩收到的信：（此类信处理意见及编号，收信日期最全

164 沈葆桢来函 （咸丰八年七月廿二日到 第八号）墨批：“不必批，另复一信。璧柬信中述沿途踪迹及等候吴、朱两军耽搁之由。”

170 杨载福来函 （咸丰八年九月十九日到 第十三号）墨批：“不复。归卷。”

194 庞钟璐来函 （咸丰十年七月十九日到 第二十号）墨批：“详复。八月初四复，初五日发。”

197 张运兰来函 （咸丰十年九月廿五日丑刻到，巳刻复）。

200吕锦文来函 （咸丰十年十一月十三日到 第十七号）墨批：“应复。王。”

217 刘心庠来函 （同治元年五月十九日到 第五十八号）印批：“应复。筱。”

234 孙葆元来函 （同治三年正月十七日到 第十七号）印批：“应复。旉。”^[62]

由以上例子可以看出，这一幕席承担着公文办理的入口和出口的管理以及对公文处理的组织协调、督办检查、结果反馈的作用。

由于“挂号一道，能将公事分得清楚”^[63]，使得地方衙门行政运转及公文处理能够做到分类管理，按时“扣限”，“稽查催办”，从而提高了行政效率，减轻了主官的压力，也使其他各幕席顺利履行职责，不敢懈怠。