个人知识管理工具的优化方式

个人知识管理工具对个人知识的管理主要包括4个方面:个人知识的组织、个人知识的记录与存储、个人知识可视化、个人知识的发布等。

1.个人知识的组织

个人知识管理工具支持将个人所需的外部的学术文献接收到个人信息空间，学术文献被有序排列、有效地查找和阅读，并能够分析和关联其中的学术信息。个人知识的组织可以分为学术信息的获取、归档和检索等过程。

(1)学术信息的获取。

科研人员经常要浏览不同网站的学术资源，以获取最新的信息。如果每次浏览都进入资源所在的网站，则会消耗大量的时间。博客、新闻、学术期刊、学术门户网站等很多网站都提供信息推送功能，可以将信息定期推送给用户。在个人知识管理工具中简易信息聚合(Really Simple Syndication，RSS)是一种常见的信息聚合浏览器，它将来自不同信息源的信息聚合在一起，按用户设定的时间和方式，动态更新信息。

学术数据库是科研人员常用的参考资源。学术数据库通常是收费资源，购买它的机构(如图书馆或研究机构)的门户网站会提供链接进入其首页。进入机构网站，再找到数据库链接单击进入，这是常见的学术数据库的使用方式，由于科研工作需频繁使用各种学术数据库，因此这种方式在操作时并不方便。在个人知识管理工具中，文献管理软件提供在线检索，可以在软件中直接检索一些学术数据库，如NoteFirst可以在线检索CNKI、万方、SCI、IEEE等多个中外数据库，NoteExpress可提供30个知名中外文数据库和图书馆书目数据库的在线检索。这种在线检索方式是在一个软件中提供不同数据库的检索界面，并且可将检索到的题录直接保存至软件里的文件夹，使科研人员很方便地检索、保存和引用学术文献。另外，文献管理软件还提供题录查重功能，避免重复导入。

(2)学术信息的归档。

学术信息通常以文档的形式，以一定的属性存储在相应的文件夹里。个人信息空间传统的文档组织方式是分层目录组织方式。查找文档的方式有两种，一种是浏览方式，可按其属性，逐级打开文件夹，找到文档所在位置；另一种是搜索方式，根据文件命名的关键词搜索出来。夸辛克(Kwasink)对办公室实体文档组织的实验研究分析表明:人们对文档的描述中，只有30%的属性是与文档有关的(如作者、文档类型、主题、题名等)；而70%的属性是和用户与信息之间的交互有关的(如状态属性、处置属性、时间属性、认知状态等)，这表明用户更喜欢主观属性而非客观属性组织个人文档。

个人学术信息良好的组织程度会影响以后查找信息的效果。随着个人保存的文档数量的积累，人们往往无法单靠记忆去找到文档所在的位置。资源的存与取是紧密联系的行为，知识的有效发现是基于科学的信息组织技术。我们能够在学术数据库中查找出所需信息，不仅因为学术数据库是功能完备的信息检索系统，更是因为其每个单件都具有结构完整的元数据。个人知识管理工具将个人文档的自动化归档、属性描述的标准化纳入其研究范围，旨在支持有效的查询。个人文档的排列方式包括传统的分层目录组织结构、时间次序结构、标签分类目录结构、语义网的结构方式等。

Mybase是一款文档管理工具，它采用树形目录结构来管理资料，并支持简单的搜索和查找功能。文档大师又名针式PKM，支持多维分类、标签、多文档关联等方式整理文档。Tabbles是一款以标签技术为特色的文件管理软件，它的特点是能够以半自动化或手工方式为一个文件加上多种标签，这样，文件的属性除了文件名称外，还有标签，提高了搜索的效率。

(3)学术信息的检索。

个人知识的有效发现是个人知识有效利用的关键，这是科研工作者所面对的难题。个人知识管理工具中的文献管理、文档管理、存储和发布等工具都支持一定的信息检索机制。

个人知识管理工具支持的检索机制包括关键词检索、全文检索、同义词搜索、语义搜索、搜索回顾等。

Everthing是一款实用的文件搜索工具，它搜索的速度非常快。(www.xing528.com)

2.个人知识的记录与存储

在科研活动过程中，个人信息主要存储在个人计算机和移动存储设备上。人们经常在意想不到的情景下“偶遇”有价值的信息或者突发感想，需要记录下来。这些信息有时是碎片式的(如新闻中的一两段话)，有时可能是结构完整的文献(如微信中的重要文献)，需要灵活、方便的记录和存储方式。另外，一个人可能会在多个地方工作，如家里、办公室、宾馆等，而当前正在进行的项目会包括大量的资料和持续撰写的文稿，这就需要一种方式，使科研工作者在一台计算机的某个目录增加的资料和某个文件里修改的内容能够与其他计算机中相应的目录和文件同步更新。传统的个人计算机和移动存储设备受到存储容量和需要携带的限制，不能满足人们随时随地记录信息的需求。随着技术的发展，云存储的应用日益广泛。

个人云存储是面向个人用户的云存储应用。它提供在线同步存储、数据分享与协同处理、安全备份等功能。用户可以使用各种智能终端，通过互联网无缝存储、同步、获取并分享数据。当前的个人云存储分为网盘类应用和云笔记类应用。

百度网盘是一款常用的云端存储应用。它有Web端、PC客户端和手机客户端，提供文件备份、同步和分享功能。它自动备份手机的文本、视频、图片等文件到网盘，百度网盘工作空间支持计算机本地与云端之间的文件同步，从而实现多设备间文件自动同步更新。应用较为广泛的云端存储器还有腾讯微云、新浪微盘等。

为知笔记是国内一款著名的笔记软件，包括PC客户端和手机客户端，提供笔记、重要文档、图片等的云存储。它提供多种笔记模式，方便随时记录灵感。国内著名的笔记软件还有有道云笔记和印象笔记。

3.个人知识可视化工具

在阅读、创作、讨论过程中，往往闪现出很多想法，这些想法可能是不连贯的，创作者只是在某个范围内快速闪现出点状的灵感，还未涉及对它的陈述、解释及其与其他知识点的关联。这些灵感可能稍纵即逝，但却可能对问题的解决有很重要的启发。这时，如果采用传统的记录方式详细记录，会跟不上思绪，捡了芝麻却丢了西瓜；另一种情况是为了理清知识的脉络，需要把知识点或概念以图形方式展示出来。个人知识管理工具支持用可视化方式展示这种灵感式的想法或知识。

思维导图又称心智图、脑图和思维地图等，最早由英国人托尼·巴赞于20世纪60年代根据“大脑进行思考的语言是图形和联想”的基本前提创造的一种记录方法。一个节点(词典或者短语)为中心，不断增加新的节点，这些新的节点很容易与中心节点或其他节点连接，形成层级或隶属关系，从而实现任意输入、发散式展示。思维导图软件有MindManager、Mindmaster、Freemind、百度脑图等。

概念图(Concept Map)由美国康奈尔(Cornell)大学教育系的Joseph D.Novak教授于1970年提出。概念图不同于思维导图的发散性树状结构，是网状结构。它以节点代表概念，使用连线连接不同概念，用以组织知识和以网状形式表示知识。概念图软件有IHMC Cmap Tools、Visual Paradigm、inspiration等。

4.日志型个人知识管理工具

日志型个人知识管理工具是指支持个人日常记录并在网上发布和交流的平台。这种软件往往有强大的编辑、交互和推送功能，支持灵活的个人知识产出，包括阅读笔记、感想、日记、文章等。常见的日志型个人管理工具有博客、微博、人人、微信公众号等。

博客是传统的个人知识发布与交流的工具。很多学者用博客来发布读书笔记、日记、领域最新动态、对学术问题的讨论及工作的记录等。对于发布者本人而言，博客可用于个人知识的管理，有些学者长期积累读书笔记并注明所阅读资料的来源，形成完整的个人阅读资料库；博客还常被用于对当前领域热点的探讨并与读者互动；对于读者而言，可以通过专家的博客了解最新信息和系统学习知识。